Hướng dẫn cho nhà hàng, quán nước bán online, giao tận nơi

Quán nước, nhà hàng "trên mây - cloud" tức chuyên bán hàng online qua website, facebook, zalo, bán qua các sàn ứng dụng giao hàng và giao hàng tận nơi sẽ có những đặc thù khá riêng biệt. Dân Trí Soft đã nghiên cứu và phát triển để xây dựng nên quy trình bán hàng phù hợp để đáp ứng tối ưu cho "nhà hàng online - nhà hàng trên mây", để giúp người doanh chủ bán hàng, giao hàng & quản lý chính xác, tăng năng suất và quản lý được dữ liệu khách hàng để chăm sóc chu đáo hơn. Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng dành riêng cho mô hình kinh doanh online và giao hàng tận nơi.
Phần 1. Thêm món - giá bán và thao tác bán hàng đơn giản

- Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> nhấn Thêm mới và gõ thông tin hàng hóa - giá bán >> nhấn Lưu.

- Hoặc xem hướng dẫnchi tiết nghiệp tụ thêm mới hàng hóa này tại: hướng dẫn thêm món, giá bán và bán hàng bằng trình duyệt web.
Thêm mới thông tin menu hàng hóa - giá bán
Phần 2. Cách nhập thông tin khách hàng (database khách) vào phần mềm

2.1 Nhập hàng loạt thông tin khách hàng
Nhấn Thêm mới thông tin khách hàng

Lời khuyên: nên dùng số di động của khách hàng để đặt cho mã khách hàng, sau này tìm kiếm thông tin khách hàng sẽ nhanh chóng hơn rất nhiều.

- Cách nhập trực tiếp từ phần mềm cho lần lượt từng thông tin khách hàng: vào menu Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP >> nhấn nút Thêm mới để thêm thông tin.
Khai báo những thông tin cần quản lý khách hàng

- Cách import từ file excel có sẵn: nhanh nhất thì hãy gửi file excel qua DanTriSoft để có nhân sự hỗ trợ import cho thật nhanh và chuẩn hoặc xem hướng dẫn import dữ liệu từ excel.

2.2 Nhập thông tin phát sinh theo từng đơn hàng: xem thêm hướng dẫn chi tiết bên dưới ở nghiệp vụ lên đơn hàng.

Phần 3. Lên đơn hàng/bán hàng & báo cáo doanh thu

Lưu ý: khi sử dụng phần mềm sẽ ngầm hiểu như sau với màn hình bán hàng của phần mềm:
Đơn hàng và bill thanh toán

- Phí phục vụ ở phần mềm chính là Phí ship trong đơn đặt hàng/hóa đơn.
- Giảm giá ở phần mềm là Trợ ship/giảm giá (tức gồm tiền trợ ship & giảm giá).

Quy trình bán hàng online thường diễn ra như sau

(1) Tư vấn qua kênh online để khách đặt hàng >> (2) Tư vấn viên sẽ tư vấn và lên đơn tạm tính, rồi gửi thông tin đơn hàng cho khách để xác thực có điều chỉnh gì hay không rồi chốt đơn với những ghi chú rõ ràng theo yêu cầu của thực khác >> (3) Báo bếp thông tin đơn hàng: với đơn hàng làm ngay thì tư vấn sẽ báo bếp làm ngay, còn với đơn đặt trước thì treo đơn vào hệ thống để đến ngày cần làm sẽ báo bếp làm >> (4) Xuất món và giao hàng: hóa đơn thanh toán có đầy đủ thông tin của khách hàng & những ghi chú cần thiết của tư vấn viên, nhằm giao hàng đúng và nhanh >> (5) Thu tiền và ghi nhận doanh thu ngày vào phần mềm để hệ thống tính toán doanh thu bán hàng.

Vậy thực hiện ở phần mềm Dân Trí Soft như thế nào để quản lý

(1) Tư vấn bán hàng qua kênh online: nhà hàng chủ động tư vấn.

(2) Lên đơn hàng tạm tính

Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web www.DanTriSoft.vn và vào menu Bán hàng để lên đơn hàng tạm tính.
Lên đơn hàng cho khách
Cần xác định rõ cho 2 trường hợp:

- Hóa đơn trong ngày: tức là các hóa đơn cần giao hàng trong ngày, ta click vào tab Trong ngày và chọn một số thứ tự nào đó còn trống.

- Hóa đơn đặt trước: tức là đơn hàng đặt trước, ta click vào tab Đặt trước và chọn một số thứ tự nào đó còn trống.

Khi lên đơn hàng nếu cần thêm thông tin khách mua hoặc ghi chú thêm thông tin thì vào nút Mở rộng >> Chi tiết hóa đơn: thêm thông tin khách hàng và ghi thông tin ghi chú vào đây.
Nhấn Mở rộng >> Chi tiết hóa đơn để thêm thông tin phù hợp

Sau khi lên đơn hàng ta nhấn in hóa đơn ra PDF hoặc bằng máy in qua trình duyệt web & gửi cho khách hàng để xác thực có điều chỉnh gì hay không. Nếu không có điều chỉnh thì xem như chốt đơn.

Nếu có điều chỉnh thì vào lại hóa đơn để điều chỉnh lại cho đúng ý khách hàng. Sau đó nhấn In hóa đơn ra file PDF hoặc bằng máy in để xác nhận lại. Nếu không có điều chỉnh thì xem như chốt đơn.

(3) Báo bếp thông tin đơn hàng

- Với đơn hàng làm ngay thì tư vấn sẽ báo bếp làm ngay: bằng cách gửi thông tin hóa đơn cho bếp hoặc cho in máy in ở bếp.

- Còn với đơn đặt trước thì treo đơn vào hệ thống để đến ngày cần làm sẽ báo bếp làm cũng bằng cách tương tự như trên.

(4) Xuất món và giao hàng

Sau khi nhà bếp làm xong sẽ đóng gói sản phẩm, đính kèm hóa đơn với thông tin người nhận rõ ràng để nhân viên giao hàng làm đúng và làm nhanh.

(5) Thu tiền và ghi nhận doanh thu ngày
Khi thu tiền xong thì cần vào phần mềm và nhấn Lưu hóa đơn đó để phần mềm ghi nhận doanh thu cho thời điểm Lưu hóa đơn và cập nhật báo cáo doanh thu bán hàng.
Nhấn Lưu hóa đơn để ghi nhận doanh thu theo ngày Lưu

Xem báo cáo doanh thu:

- Cách 1: Đây là cách để có số liệu đầy đủ nhất: vào web www.DanTriSoft.vn >> click vào menu Doanh thu để xem các báo cáo cần sử dụng.

Chú ý: các báo cáo kinh doanh đều có thể xuất (export) ra file excel, để từ file excel này người doanh chủ có thể tùy chỉnh và tính toán theo nhu cầu quản lý đặc thù (nếu có). Ví dụ vào menu Doanh thu >> Doanh thu nhóm theo ngày >> Chọn thời gian cần xem và nhấn Export ra file excel để tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu quản lý đặc thù.
Xem báo cáo doanh thu theo ngày và export ra file excel để tính toán theo đặc thù (nếu có)

- Cách 2: xem bằng ứng dụng xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại xem hướng dẫn chi tiết.

Phần 4. Hướng dẫn quản lý kho hàng, nhập - xuất - tồn - giá vốn