Tạo sơ đồ khu vực - bàn/phòng, menu, giá bán, khách hàng, NCC

Mục tiêu: làm thế nào để tạo dữ liệu mới, khai báo sơ đồ khu vực/phòng bàn, khai báo thông tin hàng hóa, giá bán, báo cáo bán hàng theo ngày... bài hướng dẫn này sẽ trả lời các câu hỏi trên.
HƯỚNG DẪN NHANH 6 BƯỚC THIẾT LẬP


VIDEO HƯỚNG DẪN ĐẦY ĐỦ CÁCH THIẾT LẬP



[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống).
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.

Video hướng dẫn trên gồm các nội dung

{tocify} $title = {Mục lục bài viết}

Phần 1: Xóa (thanh lý) dữ liệu mẫu để tạo dữ liệu mới cho quán.

- Đăng nhập vào phần mềm bằng cách truy cập www.DanTriSoft.vn, gõ các thông tin sau: Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu để truy cập phần mềm.
- Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> lần lượt check chọn Thanh lý Danh mục chi nhánh hiện tại  & thanh lý danh mục tất cả chi nhánh, rồi nhấn vào nút Thanh lý lần lượt cho từng check chọn. Chờ trong khoảng từ 1 - 3 phút để hệ thống xóa trắng dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thật kinh doanh.
Xóa dữ liệu mẫu để tạo dữ liệu mới phục vụ kinh doanh thực tế

Phần 2: Khai báo danh mục.

- Cách thiết lập sơ đồ khu vực, phòng/bàn của quán vào phần mềm:

      + Vào Danh mục >> Thiết lập khu vực >> Nhấn Thêm mới để tạo mới khu vực.
      + Vào Danh mục >> Thiết lập bàn/phòng >> Nhìn góc trái để chọn Khu vực vừa tạo, rồi khai báo thông tin bàn/phòng muốn tạo, sau đó nhấn Tạo tự động để hoàn tất việc tạo sơ đồ bàn.
Thiết lập sơ đồ khu vực - bàn/phòng
Chú ý:
- Để đổi tên bàn/phòng, bạn chỉ cần nhấp vào bàn/phòng vừa tạo, sẽ mở ra cửa sổ để thay đổi tên: ví dụ muốn đổi tên bàn PL09 thành Lạnh09 chỉ cần click vào thông tin phòng và sửa tên (lưu ý số lượng ký tự tối đa là 5, nếu nhiều hơn 5 ký tự thì vấn đề hiển thị tên bàn/phòng sẽ bị mất/thiếu chữ).
- Với bàn/phòng không muốn sử dụng nữa, chỉ cần click vào bàn/phòng đó, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì bàn/phòng đó sẽ bị ẩn và không hiển thị trên màn hình tính tiền nữa.
Chỉnh sửa tên bàn theo sở thích, hoặc check bỏ chọn sử dụng để không dùng nữa

- Cách thêm thông tin khách hàng/nhà cung cấp

Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khách hàng. Lời khuyên: nên dùng số di động để làm mã khách hàng, giúp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ số di động. Tương tự để thêm thông tin nhà cung cấp vào phần mềm.
Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm

Phần 3 Khai báo thông tin hàng hóa, giá bán.

Có thể chọn 2 cách, hoặc khai báo trực tiếp vào phần mềm từng hàng hóa, giá cả hoặc nhập hàng loạt từ file excel (Import từ excel) nếu thông tin đã có.

Cách 1 (đơn giản nhất): thêm trực tiếp trên phần mềm Dân Trí Soft.
Vào menu Danh mục và lần lượt click chọn các submenu để khai báo. Nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái. Tất cả giao diện là thống nhất giúp dễ thao tác.
(1.1) Khai báo danh mục: Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa & giá bán.
Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả
- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Cà phê, nhóm Nước ngọt, nhóm Nước ép, nhóm Sinh tố, nhóm Thức ăn..., mục đích là khi quản lý sẽ có những báo cáo chi tiết về nhóm hàng, ví dụ báo cáo doanh số theo nhóm hàng để biết nhóm nào có doanh số cao/thấp.
- Thêm mới Đơn vị tính: ví dụ ly, lon, chai, dĩa, hộp, phần, xuất, hũ, bịch....
Thêm mới Hàng hóa và giá bán: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới sẽ hiện lên cửa sổ khai báo thông tin. Điền các thông tin vào để khai báo Hàng hóa & giá bán (đây là cách khai báo giá bán khi quán chỉ có 1 bảng giá duy nhất, trường hợp quán có giá bán khác nhau được áp dụng cho nhiều khu vực thì xem hướng dẫn 1.2 bên dưới).
Thêm mới hàng hóa, giá bán trực tiếp từ trình duyệt web
Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: đường, cà phê bột, sữa, bơ, cam...).

Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.
Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1
Lưu ý: tại màn hình bán hàng của thu ngân chỉ hiển thị những món hàng được check chọn là Hàng hóa hay Thành phẩm, còn với món check chọn là Nguyên vật liệu sẽ không hiển thị vì nguyên vật liệu chỉ nhằm quản lý kho hàng nhưng không có bán nguyên vật liệu.

Cách chỉnh sửa giá bán với quán chỉ dùng 1 bảng giá
Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> tìm món hàng cần sửa giá để gõ giá bán mới sau đó nhấn lưu. Để phần mềm thu ngân, ứng dụng order bằng điện thoại cập nhật giá bán mới thì phải cho thoát ra (đăng xuất) rồi đăng nhập lại phần mềm.
Cách chỉnh sửa giá bán cho menu

(1.2) Khai báo nhiều bảng giá cho nhiều khu vực, nhiều khung giờ
Nhiều quán có nhiều khu vực được áp dụng giá bán khác nhau, ví dụ giá thường và giá phòng lạnh, đây là hướng dẫn thiết lập để phần mềm tự động tính giá cho đúng khu vực, kể cả với nghiệp vụ chuyển bàn phần mềm cũng sẽ tự động hỏi "Có muốn tính giá theo khu vực mới hay không?" để chọn. Cách khai báo đa bảng giá bán: sau khi thêm thông tin hàng hóa ta tiến hàng thêm thông tin bảng giá như sau:
- Cách tạo bảng giá: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá, có thể tạo ra nhiều bảng giá và nhấn Lưu
- Cách thêm giá bán cho từng bảng giá: điền giá bán các hàng hóa và nhấn Lưu.
Khai báo thông tin nhiều bảng giá bán khác nhau
- Liên kết bảng giá theo khu vực: ví dụ khu sân vườn có giá thường, khu phòng lạnh có giá phòng lạnh thì thực hiện liên kết như bên dưới để phần mềm tự động tính giá cho bill theo đúng với khai báo. Vào Danh mục >> Liên kết bảng giá: chọn thông tin cho chính xác sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
Liên kết giá bán: thiết lập giá bán khác nhau cho khu vực khác nhau, nhiều thời điểm khác nhau

Cách chỉnh sửa giá bán với quán dùng nhiều bảng giá
- Vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Gõ thông tin giá bán cần thay đổi ở các cột bảng giá khác nhau, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán. Để phần mềm thu ngân, ứng dụng order bằng điện thoại cập nhật giá bán mới thì phải cho thoát ra (đăng xuất) rồi đăng nhập lại phần mềm.
Chỉnh sửa giá bán cho nhiều bảng giá khác nhau

Cách 2 (dành cho người rành về Excel): Nhập menu từ file excel có sẵn (import từ excel).
Cách này thường người dùng cần biết rành về excel & có kinh nghiệm: xem hướng dẫn nhập liệu hàng loạt từ excel vào phần mềm Dân Trí Soft (Import từ file excel).

Xem thêm
- Làm thế nào để tạo gói Combo ở phần mềm?
- Trả lời: Về tư duy thì Combo bản chất như là một sản phẩm gồm nhiều sản phẩm con trong đó, ví dụ Combo VIP 1 gồm món A + B + C, từ đó ta tạo ra món hàng có tên là Combo VIP 1 (A + B + C) và tạo một phân nhóm hàng hóa gọi là Nhóm hàng Combo giúp thuận tiện khâu xem báo cáo bán hàng theo nhóm hàng.


THIẾT LẬP MÔ HÌNH TÍNH TIỀN SAU & TÍNH TIỀN TRƯỚC