Import excel (nhập từ excel) hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp

Bạn có sẵn danh sách hàng hóa, giá bán bằng file excel và muốn đưa danh sách này vào phần mềm Dân Trí Soft bằng chức năng import dữ liệu, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách thực hiện import từ file excel.

Chú ý: chức năng import excel (nhập từ excel) là chức năng dành cho người có kiến thức về Excel, nếu không biết gì từ Excel thì không nên sử dụng chức năng này, mà hãy mua dịch vụ hướng dẫn 1:1 hoặc mua phần mềm bản quyền để nhân sự DanTriSoft làm việc khó này thay cho bạn. Nếu dùng miễn phí hoặc dùng thử mà không import được, tốt nhất hãy nhập liệu trực tiếp ở phần mềm mà đừng đòi hỏi thêm là phải hướng dẫn cầm tay chỉ việc mà điều đó chỉ có ở bản quyền, phần mềm có thể miễn phí nhưng hỗ trợ là không miễn phí.

Trải nghiệm nhanh import từ excel

Lưu ý: Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.

Bước 1: Tải file excel mẫu (file template)

Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Click vào Download Template để tải file excel mẫu về máy tính.
Tải file excel mẫu để nhập liệu và import vào phần mềm

Bước 2: Điền các thông tin vào file mẫu

Lưu ý: Để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 300 dòng dữ liệu (tức 300 hàng hóa). Nếu danh mục nhiều hơn 300 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
Điền thông tin hàng hóa vào file excel mẫu của DanTriSoft
Các yêu cầu bắt buộc để import thành công

1. Sau khi tải file excel template import về máy tính thì không được thay đổi cấu trúc của file, tức không được thay đổi dòng tiêu đề hay bổ sung thêm cột, bổ sung thêm dòng vì đây là định dạng cấu trúc chuẩn để import.

2. Khi Copy dữ liệu từ file excel khác để Paste vào file excel template import thì khi paste phải chọn định dạng Paste Values, hoặc cần đầu tiên là Paste vào Notepad sau đó mới copy từ Notepad để Paste lại vào file excel template import. Logic ở đây đó là dữ liệu khi đưa vào file excel template là dữ liệu không được có công thức tính toán.

3. File excel template import không được sử dụng công thức, lọc filter... trước khi nhấn import vào phần mềm.
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa nào đó.

ĐVT (Đơn vị tính): là đơn vị tính bán ra của quán, ví dụ là lon, chai, bịch...

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.

Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.
[Riêng với lĩnh vực F&B] Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.

+ Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

+ Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

+ Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).
Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.

Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.

Giá bán: đây là giá bán lẻ của hàng hóa, nếu quán chỉ có 1 bản giá bán duy nhất thì nhập vào đây luôn. Sau khi import bảng giá cũng tự động được đưa vào phần mềm. Trường hợp quán có nhiều bảng giá bán khác nhau thì xem mục import bảng giá chi tiết hơn ở mục bên dưới.

Bước 3: Import file excel hàng hóa

Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> chọn chức năng Import hàng hóa >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel chứa dữ liệu hàng hóa vừa tạo ra >> nhấn Import Data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.
Tải file excel để import dữ liệu vào phần mềm

Bước 4: Import giá bán cho đa bảng giá

Bước này chỉ dành cho quán có nhiều bảng giá bán ví dụ giá bán lẻ, giá bán sỉ hay giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP... Với quán/shop có 1 bảng giá bán thì không cần đến bước này.
4.1 Tạo bảng giá bán vào phần mềm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá & điền thông tin bảng giá (ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...) và nhấn Lưu.

4.2 Tải file excel import mẫu dành cho bảng giá của Dân Trí Soft bằng cách vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> Download Template để tải file excel mẫu bảng giá về máy tính.

4.3 Điền thông tin giá bán vào file mẫu.

Chỉ cần copy mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file excel nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file excel giá bán => Điền thông tin giá bán và lưu file.
Khai báo thông tin hàng hóa và giá bán vào file bảng giá mẫu của Dân Trí Soft
4.4 Import file giá bán vừa làm xong vào phần mềm, bằng cách: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file excel bảng giá vừa khai báo xong >> kéo để chọn bảng giá để import vào phần mềm (ví dụ giá thường, giá phòng lạnh, giá VIP...) >> nhấn Import data, chờ trong 1 - 5 phút để dữ liệu được cập nhật vào phần mềm.

Theo DanTriSoft
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741