Cách 2: Import từ file Excel (nhập từ file excel)

Video trải nghiệm import từ file excel

Phần 2 Khai báo danh mục.

Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm

Cách 1 (đơn giản nhất): thêm trực tiếp trên phần mềm Dân Trí Soft.
Vào menu Danh mục và lần lượt click chọn các submenu để khai báo. Nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái. Tất cả giao diện là thống nhất giúp dễ thao tác.
(1.1) Khai báo danh mục: Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa & giá bán.

Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả

- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Cà phê, nhóm Nước ngọt, nhóm Nước ép, nhóm Sinh tố, nhóm Thức ăn..., mục đích là khi quản lý sẽ có những báo cáo chi tiết về nhóm hàng, ví dụ báo cáo doanh số theo nhóm hàng để biết nhóm nào có doanh số cao/thấp.
- Thêm mới Đơn vị tính: ví dụ ly, lon, chai, dĩa, hộp, phần, xuất, hũ, bịch....
- Thêm mới Hàng hóa và giá bán: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới sẽ hiện lên cửa sổ khai báo thông tin. Điền các thông tin vào để khai báo Hàng hóa & giá bán (đây là cách khai báo giá bán khi quán chỉ có 1 bảng giá duy nhất, trường hợp quán có giá bán khác nhau được áp dụng cho nhiều khu vực thì xem hướng dẫn 1.2 bên dưới).

Thêm mới hàng hóa, giá bán trực tiếp từ trình duyệt web

Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: đường, cà phê bột, sữa, bơ, cam...).

Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.

Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1

Lưu ý: tại màn hình bán hàng của thu ngân chỉ hiển thị những món hàng được check chọn là Hàng hóa hay Thành phẩm, còn với món check chọn là Nguyên vật liệu sẽ không hiển thị vì nguyên vật liệu chỉ nhằm quản lý kho hàng nhưng không có bán nguyên vật liệu.

Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> tìm món hàng cần sửa giá để gõ giá bán mới sau đó nhấn lưu. Để phần mềm thu ngân, ứng dụng order bằng điện thoại cập nhật giá bán mới thì phải cho thoát ra (đăng xuất) rồi đăng nhập lại phần mềm.

Nhiều quán có nhiều khu vực được áp dụng giá bán khác nhau, ví dụ giá thường và giá phòng lạnh, đây là hướng dẫn thiết lập để phần mềm tự động tính giá cho đúng khu vực, kể cả với nghiệp vụ chuyển bàn phần mềm cũng sẽ tự động hỏi "Có muốn tính giá theo khu vực mới hay không?" để chọn. Cách khai báo đa bảng giá bán: sau khi thêm thông tin hàng hóa ta tiến hàng thêm thông tin bảng giá như sau:

Liên kết giá bán: thiết lập giá bán khác nhau cho khu vực khác nhau, nhiều thời điểm khác nhau

- Vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Gõ thông tin giá bán cần thay đổi ở các cột bảng giá khác nhau, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán. Để phần mềm thu ngân, ứng dụng order bằng điện thoại cập nhật giá bán mới thì phải cho thoát ra (đăng xuất) rồi đăng nhập lại phần mềm.

Cách 2: Xem báo cáo bán hàng bằng ứng dụng xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại.