Đây là quy trình quản lý chuẩn cho mô hình quản lý bán hàng với phần mềm Dân Trí Soft.

Khai báo ban đầu để sử dụng chung:

Khai báo Danh mục:

- Danh mục hàng hóa, giá bán, giá vốn...

- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên.

- Danh mục kho hàng, đơn vị tính.

- Danh mục chi phí.

- Danh mục ngân hàng...

Khai báo Hệ thống:

4 bước quản lý cửa hàng đơn lẻ & 1 bước quản lý quản lý chuỗi với Dân Trí Soft

1.1 Phiếu nhập kho: khi nhập kho là hàng sẽ được đưa vào kho, nếu có khai báo giá vốn thì phần mềm sẽ tính được giá vốn theo phương pháp trung bình. Các loại phiếu nhập kho như sau:

- Nhập kho nội bộ: tức lập phiếu nhập kho mà không cần quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

- Nhập kho điều chỉnh tăng kho: dành cho khi kiểm kê nếu hàng hóa bị thất thoát.

- Nhập thành phẩm

- Nhập mua hàng: đây là nghiệp vụ tương tự nhu Phiếu nhập kho nhưng có chức năng quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp, ghi nhận các thông tin mua hàng từ nhà cung cấp. Để trả nợ cho nhà cung cấp cần sử dụng thêm module quản lý Thu/Chi, tức lập phiếu chi tiền trả nhà cung cấp.

1.2 Phiếu xuất kho

- Xuất kho nội bộ

- Xuất điều chỉnh giảm kho

- Xuất tiêu hao: tức điều chỉnh kho.

1.3 Chuyển kho: tức chuyển từ kho này sang kho khác.

Ngoài ra, nếu sử dụng mô hình quản lý chuỗi quán, chuỗi shop thì còn có chức năng quản lý chuỗi gồm nghiệp vụ Xuất kho khác chi nhánh (tức xuất kho từ chi nhánh A sang chi nhánh B), Nhập kho khác chi nhánh (tức chi nhánh B nhập kho từ chi nhánh A).

Với module quản lý kho hàng có đầy đủ các báo cáo kho như: báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn, cảnh báo hàng tồn kho...

Phần 2: Module bán hàng & báo cáo doanh thu:

Các nghiệp vụ như lên hóa đơn, thêm sửa xóa, giảm giá theo món hàng, giảm giá theo bill, tích điểm thẻ VIP, thực hiện chương trình khuyến mãi..., để in ra phiếu thanh toán (bill) chuẩn xác và chuyên nghiệp cho nhiều loại khổ in như K80mm, A5.

Ngoài ra còn thực hiện được các nghiệp vụ:

- Tạo giá bán dành riêng cho từng nhóm khách hàng, tức khi gõ thông tin khách hàng phần mềm sẽ tự động hiểu được bảng giá dành cho khách hàng đó.

- Quản lý được công nợ phải thu trong trường hợp khách hàng mua nợ.

- Cho tích hợp nhiều hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản hoặc cả 2 vừa tiền mặt vừa chuyển khoản.

Với menu báo cáo doanh thu cho đầy đủ các báo cáo về tình hình bán hàng từ tổng quát đến chi tiết như báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo chi tiết hàng bán, báo cáo công nợ...

Phần 3: Module Thu chi:

3.1 Nghiệp vụ thu tiền:

- Thu nội bộ.

- Thu bên ngoài.

3.2 Nghiệp vụ chi tiền:

- Chi tiền công nợ phải trả nhà cung cấp

- Chi tiền khác: chi tiền cho các loại chi phí để vận hành kinh doanh.

Với module Thu chi có đầy đủ các báo cáo như: Sổ quỹ tiền (tiền mặt, tiền ngân hàng), tổng hợp chi phí doanh nghiệp, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh...

Phần 4: Module Khuyến mãi - thẻ VIP:

4.1 Với chức năng thẻ VIP nhằm tích điểm, đổi điểm để tạo khách hàng trung thành và nắm bắt được lịch sử mua hàng của khách hàng để dự báo hành vi mua hàng.

4.2 Với chức năng khuyến mãi nhằm tự động hóa các nghiệp vụ khuyến mãi, nhân viên thu ngân không cần phải nhớ, không cần phải gõ thủ công mà phần mềm sẽ tự động hiểu được như:

- Khuyến mãi theo tổng giá trị hóa đơn.

- Khuyến mãi mua hàng tặng hàng.

- Khuyến mãi theo nhóm hàng/theo hàng hóa: nhằm tạo chương trình dành riêng cho nhóm hàng hay hàng hóa nào đó.

Mục tiêu: biết cách đăng ký tạo gian hàng để sử dụng phần mềm online Dân Trí Soft

ĐẶT MUA & QUY TRÌNH CHUYỂN GIAO

Bước 1: Đặt mua & thanh toán


Hoặc liên hệ ngay vào chuyên viên tư vấn giải pháp kinh doanh Dân Trí Soft để được hướng dẫn.

Bước 2: Sau khi nhận thông tin thanh toán, Dân Trí Soft sẽ cử nhân sự thực hiện quy trình chuyển giao hệ thống đến quý vị.

Hình thức online: Thực hiện online qua internet
- Nhân sự Dân Trí Soft setup, đào tạo & chuyển giao hệ thống đến chủ quán thông qua các công cụ online như phần mềm truy cập từ xa, điện thoại, Zalo, Facebook, Skype… mọi lúc mọi nơi.

Hình thức offline: Trực tiếp tại quán
- Nhân sự Dân Trí Soft đến trực tiếp quán.
- Setup toàn bộ hệ thống gồm máy tính & phần mềm để chuyển giao: từ 1 - 3 giờ.
- Đào tạo sử dụng: từ 3 - 6 giờ.
- Chuyển giao toàn hệ thống đến chủ quán.

Bước 3: Hỗ trợ, hướng dẫn trong suốt quá trình sử dụng.
- Hỗ trợ online bằng phần mềm từ xa, điện thoại, Zalo, Facebook, Skype… mọi lúc mọi nơi.
- Hỗ trợ trực tiếp: trong trường hợp không xử lý được bằng hình thức hỗ trợ online (hoàn toàn miễn phí nếu đó là lỗi từ hệ thống của Dân Trí Soft, tính phí nếu lỗi do khách hàng hoặc thiết bị - quý khách tham khảo dịch vụ bảo trì trực tiếp với chi phí tiết kiệm).

Mô hình kinh doanh trà sữa có đặc thù như sau:
- Một món hàng có thể chia ra thành nhiều dạng size khác nhau, ví dụ size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn).
- Đặc biệt là chức năng cho phép chọn topping vào món hàng ví dụ trà sữa mật ong size lớn có mix với topping là thạch sữa tươi 1 suất, thạch trà xanh 2 suất, hạt cafe 1 suất để in nhãn dán ly, in phiếu chế biến nhà bếp chuẩn xác đòi hỏi phần mềm phải được phát triển dựa trên nhu cầu này.
Dưới đây là hướng dẫn tạo hàng hóa, topping, size chuyên cho mô hình trà sữa của phần mềm Dân Trí Soft

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng thông tin tài khoản đã đăng ký tại website www.DanTriSoft.vn

Bước 2: Thanh lý tất cả dữ liệu mẫu tạo sẵn của phần mềm bằng cách, vào menu "Hệ thống" >> "Cấu hình hệ thống" >> Chọn Tab "Thanh lý dữ liệu" >> Click vào cả 3 ô thanh lý và chọn Thanh lý.

Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu để tạo dữ liệu mới cho quán

Bước 3: Nhập danh sách hàng hóa/giá cả: bạn có thể chọn 2 cách hoặc khai báo trực tiếp vào phần mềm từng hàng hóa hoặc nhập từ file excel (Import từ File Excel) để nhanh hơn.

Cách 1: Thêm mới trực tiếp ngay trên phần mềm Dân Trí Soft online: vào menu Danh mục và vào lần lượt các submenu để khai báo, nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái.

1.1 Khai báo danh mục Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa

Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả

- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Trà sữa, nhóm Nước ngọt, Nhóm nước ép, Nhóm topping...
- Thêm mới Đơn vị tính
- Thêm mới Hàng hóa.

Chú ý định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:

(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Sau khi chọn Hàng hóa, Thành phẩm thì với đặc thù mảng trà sữa sẽ có thêm các check chọn:
+ Check chọn Topping (trà sữa): những món là topping mới check chọn nút này (ví dụ Thạch cafe, Thạch sữa, Sương sáo, Hạt thủy tinh...)
+ Check Cho chọn topping: tức món hàng đó có phối hợp (mix được) với loại các món topping không (các món Trà sữa thường có chức năng này vì sẽ mix với thạch, hạt thủy tinh, sương sáo...), nếu không check là món không mix với món khác (ví dụ cafe đá, cafe sữa thì không có chức năng chọn topping)
+ Check chọn Cho phép chọn Size: tức món hàng đó có cho phép chọn loại size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn) hay không.
+ Check chọn In topping: tức có cho phép in tem nhãn không.

Cách 2: Import từ File Excel.

2.1 Tải file mẫu: vào menu "Danh mục" >> "Hàng hóa" >> Import >> Download Template

Tải file excel mẫu để nhập từ file excel (import từ file excel)

2.2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file excel mẫu vừa tải về.

Nhập thông tin hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu vào file excel mẫu

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính là đơn vị bán ra của cửa hàng. Ví dụ: Bạn nhập kho nước ngọt là đơn vị thùng nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo trong phần mềm là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.

Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.

Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.

Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.

Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.

Topping: Sau khi chọn Hàng hóa, Thành phẩm thì có các check chọn cần lưu ý:
+ Check chọn Topping (trà sữa): những món là topping mới check chọn nút này (ví dụ Thạch cafe, Thạch sữa, Sương sáo, Hạt thủy tinh...)
+ Check Cho chọn topping: tức món hàng đó có phối hợp (mix được) với loại các món topping không (các món Trà sữa thường có chức năng này vì sẽ mix với thạch, hạt thủy tinh, sương sáo...), nếu không check là món không mix với món khác (ví dụ cafe đá, cafe sữa thì không có chức năng chọn topping)
+ Check chọn Cho phép chọn Size: tức món hàng đó có cho phép chọn loại size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn) hay không.
+ Check chọn In topping: tức có cho phép in tem nhãn không.

2.3: Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: Vào menu "Danh mục" >> "Hàng hóa">> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data

Nhập từ file excel (import dữ liệu từ file excel)

2.4: Import giá bán

2.4.1: Tạo bảng giá

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> nhấn Tạo bảng giá và nhấn Lưu

2.4.2: Tải File mẫu

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> Donwload Template

2.4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu

"Coppy" mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file Excel giá bán => Điền thông tin giá bán và Lưu

Tạo file bảng giá ở excel để Import bảng giá vào phần mềm

2.4.4: Import file giá bán vừa điền thông tin vào phần mềm

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> Chọn bảng giá >> nhấn Import Data

1. Khai báo khu vực - Phòng karaoke

Bước 1: Đăng nhập phần mềm trên trình duyệt web > "Danh mục" > "Thiết lập khu vực" > nhấn Thêm mới > Khai báo thông tin và Lưu.

Lưu ý: Nếu khu vực có tính tiền giờ bạn cần Click vào "Khu vực tính tiền giờ", nếu không click chọn thì phần mềm sẽ hiểu rằng khu vực này sẽ không có tính tiền giờ, ví dụ như Khu vực cà phê trong quán karaoke là không có tính giá theo tiền giờ.

2. Khai báo Thời điểm bán hàng

Thời điểm bán hàng khai báo là những thời điểm có sự thay đổi về giá giờ sử dụng dich vụ. Ví dụ: Buổi sáng từ 6:00 - 18:00 (Giá 70.000đ/h); Buổi tối từ 18:00 - 6:00 sáng hôm sau (giá 120.000đ/h).

"Danh mục" > "Thời điểm bán hàng" > nhấn Thêm mới > Khai báo thông tin và nhấn Lưu.

Lưu ý: Thời gian kết thúc của thời điểm này là thời điểm bắt đầu của thời điểm liền sau.

Bước 1: Nếu bạn chưa tạo bảng giá (Tạo mới khi khai báo hàng hóa) thì bạn cần vào menu: "Danh mục" > "Thiết lập bảng giá" > nhấn Tạo bảng giá và Lưu.

Bước 2: Khai báo tiền giờ các ngày trong tuần (Từ thứ 2 đến thứ 6)

"Danh mục" > "Thiết lập bảng giá" > chọn Tab Tiền giờ trong tuần > Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, khu vực và Lưu.

"Danh mục" > "Thiết lập bảng giá" > chọn Tab Tiền giờ ngày lễ cuối tuần > Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, khu vực và Lưu.

Để phần mềm hiểu ngày nào được xem là ngày lễ để phần mềm tự động tính toán đúng giá bán theo ngày lễ bạn cần khai báo, khi đó cứ đến ngày lễ phần mềm sẽ tự động lấy giá bán theo ngày lễ để đưa vào hóa đơn tính tiền mà người nhân viên thu ngân không phải chỉnh sửa gì cả, giúp chuẩn xác, tránh gian lận. Bạn vào menu: "Danh mục" > "Thiết lập bảng giá" > chọn Tab Thiết lập ngày lễ > nhấn Thêm mới khai báo thông tin và Lưu.

Lưu ý: Định dạng ngày DD/MM/YYYY (16/09/1995 - là khai báo Đúng; 16/9/1995 - là khai báo Sai)

Một số đặc thù lĩnh vực kinh doanh dịch vụ karaoke:
- Chia ra làm nhiều loại phòng (phòng tiêu chuẩn, phòng VIP…) có giá dịch vụ khác nhau như tiền giờ khác nhau, giá hàng hóa cũng có thể khác nhau…
- Giá tiền giờ có thể còn khác nhau vào buổi sáng và buổi tối.
- Giá dịch vụ có thể khác nhau giữa ngày trong tuần và cuối tuần.
- Giá dịch vụ có thể khác vào các ngày lễ tết.
- (***) Mỗi phòng hát đều được để sẵn các loại hàng hóa ví dụ snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, sau khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món.

Tất cả vấn đề này đều được giải quyết hoàn toàn tự động với phần mềm quản lý quán karaoke của Dân Trí Soft với việc setup đơn giản được người chủ hoặc người quản lý thực hiện, còn nhân viên chỉ việc thao tác bán hàng in bill vì tất cả đã được tự động hóa với phần mềm Dân Trí Soft.

Bạn có thể xem ngay: Hướng dẫn khai báo khu vực, sơ đồ phòng karaoke, giá tiền giờ, giá hàng hóa để tính tiền

Còn riêng với vấn đề: (***) Mỗi phòng hát đều được để sẵn các loại hàng hóa ví dụ snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, sau khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món.

+ Ngay trên phần mềm sẽ làm khai báo hàng hóa mặc định cho từng loại phòng hát, khi book phòng hát nhân viên thu ngân chỉ cần click vào phòng, phần mềm sẽ tự động load danh mục hàng hóa này vào bill giúp người nhân viên không phải mất thời gian nhập liệu và đặc biệt là tránh sai xót do vì nhập liệu nhiều.

+ Khi khách thanh toán bill, nhân viên phục vụ sẽ kiểm kê hàng trong phòng và báo hàng bán trả lại (hàng khách không có dùng) để thu ngân hủy món, thu hồi hàng hóa vào kho và ra bill tính tiền chuẩn xác 100%.

Dưới đây là phần hướng dẫn nghiệp vụ tạo danh mục hàng hóa có sẵn cho từng phòng hát trên phần mềm Dân Trí Soft

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn, vào menu Danh mục >>> Thiết lập khu vực.
Nếu là lần đầu thiết lập bạn nhấn Thêm mới khu vực; hoặc bạn đã thiết lập Khu vực rồi, bạn nhấn vào nút Edit. Sau đó màn hình sẽ bật lên, bạn nhấn vào tab Khai báo hàng hóa ban đầu.

Khi chọn phòng hát, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin hàng hóa mặc định của phòng

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản đã đăng ký.

Bước 2: Thanh lý (xóa) tất cả dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế của bạn:

Vào "Hệ thống" >>> "Cấu hình hệ thống" >>> Chọn Tab "Thanh lý dữ liệu" >>> click vào cả 3 ô thanh lý và chọn Thanh lý

Bước 3: Nhập danh sách hàng hóa: có 2 cách để khai báo hàng hóa, giá cả

Cách 1: Thêm mới hàng hóa, giá cả trực tiếp trên phần mềm Dân Trí Soft

1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu "Danh mục" >>> "Hàng hóa" >>> Thêm mới

Cách 2: Import từ file Excel tức nhập liệu từ file excel hàng hóa, giá cả có sẵn để thao tác nhanh hơn (lưu ý: Dân Trí Soft giới hạn việc import từ file excel chỉ 200 mã hàng đổ lại, nếu có nhiều hơn 200 mã hàng thì cần import nhiều lần).

1. Tải file exce mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào "Danh mục" >>> "Hàng hóa" >>> Import >>> Donwload Template

2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft

[CÁC YÊU CẦU KHI NHẬP LIỆU]

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm.

Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...)

Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.

Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng.

Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên Internet và sao chép địa chỉ hình ảnh để đưa vào file hàng hóa.

Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.

3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào "Danh mục" >>> "Hàng hóa" >>> Import >>> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >>> nhấn Import Data

Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm. Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >>> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).

PHẦN 1: BÁN HÀNG BẰNG TRÌNH DUYỆT WEBSITE

Đăng nhập bằng tài khoản của nhân viên bán hàng tại www.DanTriSoft.vn