Video hướng dẫn trên gồm các nội dung

2. Khai báo danh mục:

Cách 1 (thường được sử dụng vì đơn giản): Thêm mới trực tiếp ngay trên phần mềm Dân Trí Soft online: vào menu Danh mục và vào lần lượt các submenu để khai báo, nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái.
1.1 Khai báo danh mục: Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa & giá bán.

Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả

- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Cà phê, nhóm Nước ngọt, nhóm Nước ép, nhóm Sinh tố, nhóm Thức ăn..., mục đích là sau này sẽ có những báo cáo chi tiết về nhóm hàng ví dụ báo cáo doanh số theo nhóm hàng để biết nhóm nào có doanh số cao/thấp.
- Thêm mới Đơn vị tính: ví dụ ly, lon, chai, dĩa, hộp, phần....
- Thêm mới Hàng hóa và giá bán: vào Danh mục >>> Hàng hóa >>> Nhấn Thêm mới sẽ hiện lên cửa sổ khai báo như ảnh dưới. Điền các thông tin vào để khai báo Hàng hóa & giá bán (đây là cách khai báo giá bán khi quán chỉ có 1 bảng giá duy nhất, trường hợp quán có giá bán khác nhau cho nhiều khu vực thì xem hướng dẫn 1.2 bên dưới).

Thêm mới hàng hóa, giá bán trực tiếp từ trình duyệt web

Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).
Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.

Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1

1.2: Khai báo giá bán: Sau khi điền toàn bộ thông tin hàng hóa xong bạn tiến hàng điền thông tin bảng giá theo trình tự:

Liên kết giá bán: thiết lập giá bán khác nhau cho khu vực khác nhau

2.1 Tải file mẫu: vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template để tải file.

Tải file excel mẫu để nhập từ file excel (import từ file excel)

2.2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file excel mẫu vừa tải về.

Nhập thông tin hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu vào file excel mẫu

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính là đơn vị bán ra của cửa hàng. Ví dụ: Bạn nhập kho nước ngọt là đơn vị thùng nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo trong phần mềm là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.

Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.

Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.

Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.

Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.

2.3: Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data, chờ hệ thống import.
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.

Nhập từ file excel (import dữ liệu từ file excel)

2.4: Import giá bán

2.4.1: Tạo bảng giá

Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá và nhấn Lưu

2.4.2: Tải File mẫu

Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> nhấn Download Template để tải file.

2.4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu

Copy mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file Excel giá bán => Điền thông tin giá bán và Lưu

Tạo file bảng giá ở excel để Import bảng giá vào phần mềm

2.4.4: Import file giá bán vừa điền thông tin vào phần mềm

Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> Chọn bảng giá >> nhấn Import Data và chờ hệ thống import.

Tải file excel mẫu để import