Đây là quy trình quản lý chuẩn cho mô hình quản lý kinh doanh chuyên nghiệp của phần mềm Dân Trí Soft, nên đọc trước khi sử dụng.

Mục tiêu: biết cách đăng ký tạo gian hàng, tạo mới dữ liệu kinh doanh để sử dụng phần mềm online Dân Trí Soft

Đăng ký ngay để dùng thử phần mềm, khi nâng cấp bản quyền dữ liệu vẫn giữ nguyên

Khai báo thông tin gian hàng, tên gian hàng, địa chỉ, thông tin đăng nhập...

Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán

Thiết lập cấu hình hệ thống cho phù hợp với nhu cầu: ví dụ check chọn In hóa đơn tự động lưu hóa đơn...

Bước 4: Xóa dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để tạo dữ liệu mới cho quán/shop:

Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống. Tại tab Thanh lý dữ liệu check chọn cả 2: Thanh lý danh mục Chi nhánh hiện tại & Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh, sau đó nhấn nút Thanh lý và chờ trong vài phút để hệ thống xóa trắng dữ liệu để bạn tạo thông tin mới cho quán/nhà hàng.

Chú ý: Sau khi thanh lý là dữ liệu bị xóa trắng và không có cách nào phục hồi được, do đó cần cẩn thận khi dùng chức năng thanh lý dữ liệu này.
- Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại: xóa tất cả chứng từ phát sinh của chi nhánh hiện tại ví dụ hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu thu/chi tiền...
- Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh: đầu tiên cần lưu ý là phần mềm DanTriSoft có chức năng quản lý hệ thống chuỗi, tức là khi tạo mới một quán/shop theo mô hình quản lý chuỗi thì phần mềm sẽ tự động nhân bản các danh mục như: Thông tin hàng hóa, Thông tin nhà cung cấp, Thông tin khách hàng/thẻ VIP... để triển khai phần mềm nhanh và chuẩn mực hơn, do đó khi check chọn chức năng thanh lý này thì tất cả những danh mục trên sẽ bị xóa đi.
- Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại: là danh mục bảng giá, đơn vị tính của riêng chi nhánh đó.

Mô hình kinh doanh trà sữa có đặc thù như sau:
- Một món hàng có thể chia ra thành nhiều dạng size khác nhau, ví dụ size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn).
- Đặc biệt là chức năng cho phép chọn topping vào món hàng ví dụ trà sữa mật ong size lớn có mix với topping là thạch sữa tươi 1 suất, thạch trà xanh 2 suất, hạt cafe 1 suất để in nhãn dán ly, in phiếu chế biến nhà bếp chuẩn xác đòi hỏi phần mềm phải được phát triển dựa trên nhu cầu này.
Dưới đây là hướng dẫn tạo hàng hóa, topping, size chuyên cho mô hình trà sữa của phần mềm Dân Trí Soft

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng thông tin tài khoản đã đăng ký tại website www.DanTriSoft.vn

Bước 2: Thanh lý tất cả dữ liệu mẫu tạo sẵn của phần mềm bằng cách, vào menu "Hệ thống" >> "Cấu hình hệ thống" >> Chọn Tab "Thanh lý dữ liệu" >> Click vào cả 3 ô thanh lý và chọn Thanh lý.

Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu để tạo dữ liệu mới cho quán

Bước 3: Nhập danh sách hàng hóa/giá cả: bạn có thể chọn 2 cách hoặc khai báo trực tiếp vào phần mềm từng hàng hóa hoặc nhập từ file excel (Import từ File Excel) để nhanh hơn.

Cách 1: Thêm mới trực tiếp ngay trên phần mềm Dân Trí Soft online: vào menu Danh mục và vào lần lượt các submenu để khai báo, nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái.

1.1 Khai báo danh mục Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa

Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả

- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Trà sữa, nhóm Nước ngọt, Nhóm nước ép, Nhóm topping...
- Thêm mới Đơn vị tính
- Thêm mới Hàng hóa.

Chú ý định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn & bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:

(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Sau khi chọn Hàng hóa, Thành phẩm thì với đặc thù mảng trà sữa sẽ có thêm các check chọn:
+ Check chọn Topping (trà sữa): những món là topping mới check chọn nút này (ví dụ Thạch cafe, Thạch sữa, Sương sáo, Hạt thủy tinh...)
+ Check Cho chọn topping: tức món hàng đó có phối hợp (mix được) với loại các món topping không (các món Trà sữa thường có chức năng này vì sẽ mix với thạch, hạt thủy tinh, sương sáo...), nếu không check là món không mix với món khác (ví dụ cafe đá, cafe sữa thì không có chức năng chọn topping)
+ Check chọn Cho phép chọn Size: tức món hàng đó có cho phép chọn loại size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn) hay không. Khi check chọn size bạn cần phải check chọn cả Cho chọn topping để phần mềm hiển thị được giá bán cho từng size.
+ Check chọn In topping: tức có cho phép in tem nhãn không.

Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.

2.1 Tải file mẫu: vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template

Tải file excel mẫu để nhập từ file excel (import từ file excel)

2.2: Điền các thông tin Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyên vật liệu vào file excel mẫu vừa tải về.

Nhập thông tin hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu vào file excel mẫu

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính là đơn vị bán ra của cửa hàng. Ví dụ: Bạn nhập kho nước ngọt là đơn vị thùng nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo trong phần mềm là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa.

Số lượng tối đa/Số lượng tối thiểu: Khi bạn nhập kho hơn số lượng tối đa hoặc Hàng hóa, Nguyên vật liệu thấp hơn số tối thiểu phần mềm sẽ cảnh báo trong phần "Báo cáo tồn kho", không nhập cũng được.

Hàng hóa/Thành phẩm/Nguyên vật liệu: bước này rất quan trọng để phần mềm tính toán và quản lý kho hàng chuẩn xác, vì đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có hàng mua sao bán vậy, và hàng phải chế biến ra (có thể có công thức tính định lượng), việc khai báo này giúp phần mềm hiểu được công thức.

Hàng hóa điền "0": Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).

Thành phẩm điền "1": là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Ly sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).

Nguyên vật liệu điền "2": Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: Đường, Cà phê bột, Sữa v.v).

Giá vốn mua hàng: Chỉ điền đối với Hàng hóa và Nguyên vật liệu, mục đích khai báo ở đây là khi bạn làm động tác nhập kho phần mềm sẽ tự động lấy ra thông tin giá vốn này để bạn khỏi mất nhiều thời gian phải gõ lại.

Image: Bạn tìm ảnh trên internet và sao chép địa chỉ hình ảnh (URL của ảnh) để đưa vào file hàng hóa.

Topping: Sau khi chọn Hàng hóa, Thành phẩm thì có các check chọn cần lưu ý:
+ Check chọn Topping (trà sữa): những món là topping mới check chọn nút này (ví dụ Thạch cafe, Thạch sữa, Sương sáo, Hạt thủy tinh...)
+ Check Cho chọn topping: tức món hàng đó có phối hợp (mix được) với loại các món topping không (các món Trà sữa thường có chức năng này vì sẽ mix với thạch, hạt thủy tinh, sương sáo...), nếu không check là món không mix với món khác (ví dụ cafe đá, cafe sữa thì không có chức năng chọn topping)
+ Check chọn Cho phép chọn Size: tức món hàng đó có cho phép chọn loại size small (nhỏ), medium (vừa), large (lớn) hay không.
+ Check chọn In topping: tức có cho phép in tem nhãn không.

2.3: Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: Vào menu "Danh mục" >> "Hàng hóa">> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data

Nhập từ file excel (import dữ liệu từ file excel)

2.4: Import giá bán

2.4.1: Tạo bảng giá

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> nhấn Tạo bảng giá và nhấn Lưu

2.4.2: Tải File mẫu

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> Donwload Template

2.4.3: Điền thông tin giá bán vào file mẫu

"Coppy" mã và tên của các Hàng hóa và Thành phẩm từ file nhập liệu hàng hóa đã khai báo ở trên qua file Excel giá bán => Điền thông tin giá bán và Lưu

Tạo file bảng giá ở excel để Import bảng giá vào phần mềm

2.4.4: Import file giá bán vừa điền thông tin vào phần mềm

Vào menu "Danh mục" >> "Thiết lập bảng giá" >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> Chọn bảng giá >> nhấn Import Data

1. Khai báo khu vực - Phòng karaoke

Bước 1: Đăng nhập phần mềm trên trình duyệt web > "Danh mục" > "Thiết lập khu vực" > nhấn Thêm mới > Khai báo thông tin và Lưu.
Lưu ý: Nếu khu vực có tính tiền giờ bạn cần Click vào "Khu vực tính tiền giờ", nếu không click chọn thì phần mềm sẽ hiểu rằng khu vực này sẽ không có tính tiền giờ, ví dụ như Khu vực cà phê trong quán karaoke là không có tính giá theo tiền giờ.

Cách thiết lập sơ đồ bàn/phòng & đổi tên bàn cho phù hợp

2. Khai báo Thời điểm bán hàng

Thời điểm bán hàng khai báo là những thời điểm có sự thay đổi về giá giờ sử dụng dich vụ. Ví dụ: Buổi sáng từ 6:00 - 18:00 (Giá 100.000đ/h); Buổi tối từ 18:00 - 6:00 sáng hôm sau (giá 200.000đ/h).

Vào menu Danh mục>> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới >> Khai báo thông tin và nhấn Lưu.

Lưu ý: Khi khai báo thời gian kết thúc của thời điểm này là thời điểm bắt đầu của thời điểm liền sau.

Khai báo thời điểm bán hàng

Bước 1: Mặc định phần mềm sẽ tạo 1 bảng giá chung, nếu muốn tạo thêm bảng giá mới thì vào menu: Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn Tạo bảng giá (có thể đặt tên cho bảng giá) và Lưu.

Bước 2: Khai báo tiền giờ các ngày trong tuần (sẽ là tiền giờ chung cho cả tuần nếu quán không có tiền giờ riêng dành cho cuối tuần).
Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Tiền giờ trong tuần >> Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, khu vực và Lưu.

Khai báo giá tiền giờ cho từng thời điểm & từng khu vực

Vào menu Danh mục >> "Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Tiền giờ ngày lễ cuối tuần >> Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, check chọn ngày cuối tuần cho khu vực(phần mềm khai báo là 2 ngày thứ 7 & chủ nhật, chọn cả 2 hoặc 1 ngày tùy vào giá giờ của quán) và Lưu.

Thiết lập bảng giá cuối tuần, ngày lễ/nghỉ

Để phần mềm hiểu ngày nào là ngày lễ để phần mềm tự động tính toán đúng giá bán theo ngày lễ, khi đó cứ đến ngày lễ phần mềm sẽ tự động lấy giá bán theo ngày lễ để đưa vào hóa đơn tính tiền mà người nhân viên thu ngân không phải chỉnh sửa gì cả, giúp chuẩn xác, tránh gian lận.
Để setup danh mục ngày lễ bạn vào menu: Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Thiết lập ngày lễ >> nhấn Thêm mới khai báo thông tin và Lưu.

Lưu ý: Định dạng ngày DD/MM/YYYY (ví dụ khai báo 16/09/2019 - là khai báo Đúng; còn 16/9/2019 - là khai báo Sai, phần mềm sẽ không hiểu).

Khai báo danh mục ngày lễ

Một số đặc thù lĩnh vực kinh doanh dịch vụ karaoke:
- Chia ra làm nhiều loại phòng (phòng tiêu chuẩn, phòng VIP…) có giá dịch vụ khác nhau như tiền giờ khác nhau, giá hàng hóa cũng có thể khác nhau…
- Giá tiền giờ có thể còn khác nhau vào buổi sáng và buổi tối.
- Giá dịch vụ có thể khác nhau giữa ngày trong tuần và cuối tuần.
- Giá dịch vụ có thể khác vào các ngày lễ tết.
- (***) Mỗi phòng hát đều được để sẵn các loại hàng hóa ví dụ snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, sau khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món.

Tất cả vấn đề này đều được giải quyết hoàn toàn tự động với phần mềm quản lý quán karaoke của Dân Trí Soft với việc setup đơn giản được người chủ hoặc người quản lý thực hiện, còn nhân viên chỉ việc thao tác bán hàng in bill vì tất cả đã được tự động hóa với phần mềm Dân Trí Soft.

Bạn có thể xem ngay: Hướng dẫn khai báo khu vực, sơ đồ phòng karaoke, giá tiền giờ, giá hàng hóa để tính tiền

Còn riêng với vấn đề: (***) Mỗi phòng hát đều được để sẵn các loại hàng hóa ví dụ snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, sau khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món.

+ Ngay trên phần mềm sẽ làm khai báo hàng hóa mặc định cho từng loại phòng hát, khi book phòng hát nhân viên thu ngân chỉ cần click vào phòng, phần mềm sẽ tự động load danh mục hàng hóa này vào bill giúp người nhân viên không phải mất thời gian nhập liệu và đặc biệt là tránh sai xót do vì nhập liệu nhiều.

+ Khi khách thanh toán bill, nhân viên phục vụ sẽ kiểm kê hàng trong phòng và báo hàng bán trả lại (hàng khách không có dùng) để thu ngân hủy món, thu hồi hàng hóa vào kho và ra bill tính tiền chuẩn xác 100%.

Dưới đây là phần hướng dẫn nghiệp vụ tạo danh mục hàng hóa có sẵn cho từng phòng hát trên phần mềm Dân Trí Soft

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn, vào menu Danh mục >>> Thiết lập khu vực.
Nếu là lần đầu thiết lập bạn nhấn Thêm mới khu vực; hoặc bạn đã thiết lập Khu vực rồi, bạn nhấn vào nút Edit. Sau đó màn hình sẽ bật lên, bạn nhấn vào tab Khai báo hàng hóa ban đầu.

Khi chọn phòng hát, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin hàng hóa mặc định của phòng

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn bằng tài khoản đã đăng ký gồm: Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.

Bước 2: Thanh lý (xóa) tất cả dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn:

Vào Hệ thống >>> Cấu hình hệ thống >>> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >>> click chọn ô Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh >>> Nhấn thanh lý

Cách 1: Thêm mới hàng hóa, giá cả trực tiếp trên phần mềm Dân Trí Soft

1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >>> Nhóm hàng hóa >>> Thêm mới

1. Tải file excel mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào Danh mục >>> Hàng hóa >>> Import >>> Download Template để file mẫu được tải về máy tính.

Tải file excel mẫu chuẩn của phần mềm

2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft. Lưu ý: dòng tiêu đề của file excel mẫu tuyệt đối không được xóa, vì phần mềm Dân Trí Soft sẽ dùng hàng này để đọc dữ liệu của file excel, chỉ xóa đi dòng hàng hóa mẫu file excel để thay thế bằng hàng hóa mới của bạn.

Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file mẫu của Dân Trí Soft

[CÁC YÊU CẦU KHI NHẬP LIỆU]

Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.

Tên hàng: Tên của hàng hóa.

ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm (gọi là đơn vị tính cơ bản). Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.

Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.

Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...).

Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.

Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng (nếu có).

Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên Internet và sao chép địa chỉ hình ảnh để đưa vào file hàng hóa.

Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.

3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào Danh mục >>> Hàng hóa >>> Import >>> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >>> nhấn Import Data

Import hàng hóa từ file excel vào phần mềm

Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm trong vài giây.
Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >>> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).

Đăng nhập bằng tài khoản của nhân viên bán hàng tại www.DanTriSoft.vn

Cách chọn hàng hóa

Tìm kiếm thông tin hàng hóa

Thêm thông tin khác vào hóa đơn

Các chức năng khác

Các hình thức thanh toán: tiền mặt & thẻ, tài khoản ngân hàng

Thanh toán bằng cà thẻ, chuyển khoản

Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng

Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng