Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Quản lý nghiệp vụ kho hàng như nhập - xuất - tồn - công nợ phải trả nhà cung cấp (NCC), khai báo công thức định lượng, kiểm kê hàng hóa, cách cân chỉnh kho, hiểu rõ công thức tính giá vốn, cách chuẩn hóa quản lý kho.
Chú ý: Nếu bạn đã dùng phần mềm DanTriSoft một thời gian để bán hàng, in bill thanh toán thì tồn kho hiện tại đang bị âm do chưa có nhập hàng hóa, vì vậy hãy xem hướng dẫn: Reset kho hàng về 0 (về mặc định) để bắt đầu làm mới dữ liệu tồn kho (việc này nên thực hiện vào cuối ngày làm việc hoặc buổi sáng trước khi vào ca, thời gian công thức chạy khoảng 5 - 10 phút).
Công thức tính giá vốn hàng bán (COGS - Cost of goods sold) ở DanTriSoft là dùng phương pháp tính bình quân gia quyền (trung bình cộng).
1. Nhập kho - Xuất kho - Tồn kho
Bước 1: Khai báo Danh mục
1. Khai báo danh mục Nhà cung cấp gồm Nhóm nhà cung cấp và Thông tin nhà cung cấp.
Đăng nhập vào gian hàng trên trình duyệt www.DanTriSoft.vn
- Khai báo nhóm nhà cung cấp: ví dụ nhóm nhà cung cấp Cà phê, nhóm cung cấp Nước ngọt, nhóm cung cấp Trái cây, nhóm cung cấp Đồ khô, nhóm cung cấp đồ Tươi sống...: vào menu Danh mục >> Nhóm NCC >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin nhóm NCC và nhấn Lưu.
- Khai báo thông tin nhà cung cấp: vào menu Danh mục >> Nhà cung cấp >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin NCC và nhấn Lưu.
2. Khai báo danh mục Kho hàng cho quán/nhà hàng.
Mặc định trong phần mềm bạn sẽ có 1 kho bán hàng với mã là KBH (Kho bán hàng). Nếu cửa hàng có nhiều hơn một kho hàng, bạn có thể Thêm mới kho hàng: vào menu Danh mục >> Thiết lập kho hàng >> Thêm mới >> Điền tên kho và nhấn Lưu.
3. Khai báo danh mục hàng hóa:
Đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có 2 dạng hàng bán: hàng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting và hàng bán có công thức tính định lượng, do đó khâu khai báo thông tin hàng hóa cần làm theo đúng định nghĩa sau để check chọn cho chính xác:
* Hàng hóa: là thông tin món hàng bán ra theo dạng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting, Number1...
* Thành phẩm: là món được bán ra nhưng không có quản lý kho, thành phẩm được tạo thành từ Nguyên vật liệu hoặc từ Hàng hóa. Ví dụ: cafe đá là thành phẩm vì nó được tạo ra từ Nguyên vật liệu là cafe bột ví dụ có công thức định lượng là 1kg cafe bột = 40 ly cafe đá, sting sữa là thành phẩm vì nó được tạo ra từ hàng hóa là Sting và nguyên vật liệu là sữa có công thức định lượng 1 sting sữa = 1 sting lon + 0.01kg sữa.
* Nguyên vật liệu: là cái cần quản lý kho nhưng không có bán ra, ví dụ cafe bột, rau củ quả...
Do đó cần vào menu Danh mục >> Hàng hóa: để xem lại cách phân định đã chính xác hay chưa, nếu chưa nhấn vào Edit để sửa lại cho chính xác.
Hướng dẫn khai báo danh mục chi tiết
Bước 2: Nhập kho - Xuất kho
Thực hiện nghiệp vụ Nhập kho như sau: Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) (nếu không cần quản lý số tiền thì các ô này không cần nhập gì cả) >> nhấn Thêm dòng
 |
| Lập phiếu nhập kho |
Chú ý:
Ở dòng Loại nhập kho: mặc địch sẽ được chọn là Nhập kho nội bộ, có thể chọn loại nhập kho khác theo đúng nhu cầu. Giải thích ý nghĩa của các phân loại nhập kho như sau:
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho mà không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, giúp việc quản lý gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này và phát sinh khi làm động tác kiểm kê hàng hóa (xem thêm phần 3 bên dưới về chức năng kiểm kê này).
+ Nhập thành phẩm: ở đây tương tư như hàng hóa nhưng nó được tạo từ nguyên vật liệu, ví dụ: bánh bông lan, bánh sinh nhật... (rất ít khi dùng nghiệp vụ này).
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả NCC (nhà hàng, quán ăn, quán cà phê cần quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp đặc biệt chú ý chức năng này).
*** Giải thích thêm về nghiệp vụ quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp:
Khi tạo Phiếu nhập kho >> chọn phân loại là Nhập mua hàng, khi đó phần mềm sẽ bắt buộc phải chọn Nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nếu danh sách đã có sẵn hoặc click vào nút bên dưới Tạo NCC (tạo nhà cung cấp) để nhập mới.
Ảnh dưới minh họa như sau: mua hàng từ nhà cung cấp CH Thực Phẩm trị giá 14.917.662 đồng và lần này chỉ thanh toán 5.000.000 đồng tức công nợ phải trả cho nhà cung cấp được cộng thêm = 14.917.662 - 5.000.000 = 9.917.662 đồng. Để thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp hãy xem thêm mục 2. Lập phiếu Chi tiền ở link Hướng dẫn quản lý chi phí hoạt động kinh doanh. Để xem báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp vào Kho hàng >>> Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
 |
| Lập phiếu mua hàng để quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp |
 |
| Có thể khai báo giá vốn mặc định của hàng hóa |
*** Giải thích về cách nhập kho lần đầu tiên vào phần mềm (nhập kho đầu kỳ): khi bắt đầu dùng phần mềm thì trong thực tế hàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn vào Dân Trí Soft? Cách thực hiện: vào Dân Trí Soft thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ cho tất cả hàng hóa đang có trong kho về số lượng và giá vốn (nếu muốn quản lý giá vốn chuẩn, vì phần mềm DanTriSoft tính giá vốn theo phương pháp trung bình) và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra. Hoặc có cách khác hơi phức tạp hơn là làm nghiệp vụ Nhập kho đầu kỳ.
Hướng dẫn nhập - xuất kho hàng hóa
Thực hiện nghiệp vụ Xuất kho: tương tự như nghiệp vụ nhập kho, hãy trải nghiệm.
Bước 3: Tính giá vốn - định lượng
- Công thức tính giá vốn hàng bán (COGS - Cost of goods sold) ở DanTriSoft là dùng phương pháp tính bình quân gia quyền (trung bình cộng).
- Về tính định lượng: xem Phần 2 bên dưới.
Để công thức tính toán hoạt động cần vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn - Tính định lượng >> chọn thời điểm cần tính toán và nhấn Tính định lượng hoặc Tính giá vốn. Chờ đợi để phần mềm tính toán và báo thành công, sau khi tính toán thì trong các báo cáo sẽ được thay đổi theo đúng nhu cầu.
 |
| Thực hiện việc Tính giá vốn - tính định lượng |
Bước 4: Xem báo cáo tồn kho
Chú ý: Nếu muốn xem được mục giá vốn thì cần nhập kho, khai báo định lượng chuẩn mực, có thông tin giá vốn chuẩn mực, phải nhập hàng hóa vào trước khi bán hàng. Sau khi khai báo đúng, trước khi xem báo cáo bắt buộc phải nhấn Tính định lượng trước, sau đó phải nhấn Tính giá vốn để công thức tính toán giá vốn trong phần mềm hoạt động, cuối cùng mới nhấn vào các báo cáo để xem.
Để xem số liệu tồn kho, vào menu Kho hàng >> click vào các báo cáo như Báo cáo tồn kho, Báo cáo nhập xuất tồn, Cảnh báo hàng tồn, Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp và chọn thời gian xem, sau đó nhấn Tìm kiếm để xem kết quả theo nhu cầu.
Hoặc xem hướng dẫn chi tiết để hiểu về ý nghĩa báo cáo tại: Hướng dẫn xem báo cáo tồn kho
2. Tính định lượng hàng hóa
Khai báo công thức định lượng để quản lý kho
Đặc thù lĩnh vực kinh doanh này là có 2 dạng hàng bán: hàng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting... và hàng bán có công thức tính định lượng, tức là món hàng bán ra được tạo ra từ một loại nguyên vật liệu hay hàng hóa nào đó, ví dụ cafe đá được tạo ra từ bột cafe, Sting sữa được tạo ra từ sting và sữa... Do đó khâu khai báo thông tin hàng hóa cần làm theo đúng định nghĩa sau để check chọn cho chính xác:
* Hàng hóa: là thông tin món hàng bán ra theo dạng mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Sting
* Thành phẩm: là thông tin ở menu được bán ra nhưng không phải là hàng hóa vì thành phẩm được tạo thành từ Nguyên vật liệu hay Hàng hóa, ví dụ: cafe đá là thành phẩm vì được tạo ra từ Nguyên liệu cafe bột với định lượng 1kg cafe bột = 40 ly cafe đá, sting sữa là thành phẩm và nó được tạo ra từ hàng hóa là Sting và nguyên vật liệu là sữa với công thức định lượng sting sữa = 1 sting lon + 0.01kg sữa.
* Nguyên vật liệu: là cái cần quản lý kho nhưng không có bán ra, ví dụ cafe bột, thịt, trứng...
Hướng dẫn quản lý tính định lượng hàng hóa
Vào menu Danh mục >> Hàng hóa: để xem lại cách phân định đã chính xác hay chưa, nếu chưa nhấn vào Edit để sửa lại cho chính xác.
 |
| Thông tin sẽ có 3 nút check chọn Hàng hóa; Thành phẩm; Nguyên vật liệu |
Cách khai báo công thức tính định lượng: vào menu Kho hàng >> Khai báo định lượng để thiết lập công thức. Cần hiểu rõ bản chất việc khai báo định lượng để khai báo chính xác.
(1) Nhập công thức định lượng vào phần mềm: ví dụ bartender đưa công thức 1 ly cafe đá/nóng = 0,25kg bột cà phê (tức 1 kg cà phê làm được 40 ly cafe) + 1 gói đường nhỏ.
(2) Nhập thời gian áp dụng công thức này (tức công thức này bắt đầu có hiệu lực vào ngày nào).
(3) Khi bán hàng hệ thống phần mềm sẽ tính toán định lượng để quản lý kho cho chuẩn xác.
 |
| Form khai báo thông tin công thức tính định lượng |
Một ví dụ về việc khai báo thông tin hàng hóa và công thức định lượng cho nhà hàng hải sản:
Ví dụ 1: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Lẩu cua biển. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển và dùng món lẩu cua biển với giá niêm yết là 500.000đ/kg. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là nguyên vật liệu (NVL) đơn vị tính là kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 500.000 đ/cái.
+ Cách khai báo công thức định lượng: 1 Lẩu cua biển = 1 kg Cua biển.
+ Khi bán hàng: lên món Lẩu cua biển thì ở cột số lượng sẽ gõ đúng theo khối lượng thực tế cân cua, ví dụ ở trên là gõ 1,85 kg. Phần mềm sẽ tự động lấy số lượng * giá bán = thành tiền tức 1,85 kg * 500.000 đồng/kg = 925.000 đồng.
+ Nhờ khai báo công thức định lượng trên thì hệ thống sẽ tính toán là kho hàng sẽ trừ đi đúng bằng 1,85 kg nguyên vật liệu Cua biển khi bán nồi Lẩu cua biển vừa rồi. Chú ý: công thức định lượng sẽ được phần mềm DanTriSoft tự động tính toán vào 0h - 5h sáng mỗi ngày.
Ví dụ 2: Nhà hàng nhập Cua biển theo đơn vị tính kg để kinh doanh, trong menu có món Nồi nước lẩu cua 100.000 đồng và Cua biển giá 500.000 đồng/kg được tính riêng. Khi bán hàng theo các bước: khách chọn cua => cân kg => chế biến theo yêu cầu => tính tiền theo kg cân cua. Ví dụ khách chọn mua 1,85 kg cua biển để làm món lẩu cua biển. Để làm đúng cho việc khai báo định lượng ta làm như sau:
+ Khi khai báo thông tin hàng hóa ta làm: khai báo món Cua biển là hàng hóa (HH) đơn vị tính là kg, giá bán là 500.000 đồng/kg, khi nhập kho sẽ nhập là kg. Khai báo món Nồi lẩu cua biển là thành phẩm đơn vị tính là cái/nồi giá bán 100.000 đ/cái.
+ Khi bán hàng sẽ order như sau: 01 Nồi nước lẩu cua giá 100.000 đồng và 1,85kg Cua biển giá 500.000 đồng/kg
+ Cách khai báo công thức định lượng: chỉ cần khai báo định lượng món Nồi nước lẩu cua biển (nếu cần).
>>> Với cách thức nhập liệu này phần mềm sẽ tự động trừ kho là 1,85 kg Cua biển và chạy công thức tính định lượng với nồi nước lẩu cua biển nếu có khai báo định lượng.
3. Tính giá vốn (cogs) hàng bán
1. Để tính giá vốn hàng bán thì bắt buộc phải vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn rồi nhấn vào Tính giá vốn, công thức sẽ được máy chủ tính toán và thường tính toán không quá 1 phút. Sau khi Tính giá vốn xong, hãy kiểm tra cột giá trị (số tiền) ở các báo cáo sẽ thấy có sự thay đổi.
 |
| Thực hiện chức năng Tính giá vốn |
2. Khi thực hiện xong chức năng công thức tính định lượng và giá vốn thì bạn có thể xem giá vốn hàng bán, giá cogs thức uống, giá cogs món ăn bằng cách vào menu Kho hàng để xem các báo cáo, ví dụ Giá vốn thành phẩm chính là giá cogs thức uống, món ăn theo công thức đã khai báo.
 |
| Giá vốn thành phẩm chính là giá cogs thức uống, giá cogs món ăn |
 |
| Xem chi tiết giá vốn thành phẩm: giá cogs thức uống, giá cogs món ăn |
4. Kiểm kê và cân chỉnh kho
5. Công thức tính giá vốn và báo cáo
Giải thích tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền
Ở đây có chức năng Tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền, vào menu Kho hàng >>> Tính giá vốn để chọn thời gian để phần mềm tính giá vốn, công thức tính giá vốn phần mềm DanTriSoft được tính như sau:
Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Tiền hàng đầu kỳ = được chuyển từ tiền hàng cuối kỳ trước (phần mềm sẽ tự động tính toán theo công thức = giá vốn kỳ trước * số lượng tồn kho cuối kỳ trước).
Thông thường tiền hàng đầu kỳ sẽ là số dương. Nhưng có trường hợp Tiền hàng đầu kỳ là số âm vì: số lượng hàng đầu kỳ là số âm (do cho xuất kho âm) * giá vốn đầu kỳ (số dương) nên kết quả Tiền hàng đầu kỳ âm.
Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng cuối kỳ trước, có thể là số dương hoặc số âm (vì có xuất bán mà không có nhập kho).
Tiền hàng nhập trong kỳ = số lượng hàng nhập kho (mua hàng) trong kỳ * giá mua của từng đơn hàng, luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Số lượng hàng nhập trong kỳ: là số lượng hàng hóa được nhập kho (mua hàng) có trong kỳ, số lượng này luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.
Tiền tồn kho (giá trị tồn) trong kỳ = giá vốn trong kỳ * số lượng hàng có trong kho ở kỳ tính toán
Giá vốn ở đây được tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền như mô tả ở trên. Nếu làm đúng chuẩn mực (có nhập kho, có giá vốn, kho hàng không để âm kho...) thì luôn là số dương, tuy nhiên vẫn có trường hợp là số âm vì các trường hợp bán hàng trước rồi mới nhập kho hàng hóa sau.
Số lượng hàng có trong kho ở thời điểm tính toán: nếu làm đúng thì luôn là số dương, nhưng bán rồi mới nhập kho thì có thể xảy ra trường hợp kho hàng có số lượng âm.
Giải thích một số trường hợp ở quản lý kho
Báo cáo tồn kho bị sai số liệu về giá trị (số tiền)
Đầu tiên cần hiểu rõ công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ, phương pháp bình quân) như sau (mô tả rất cụ thể ở trên):
Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
Trường hợp 1: giá vốn rất vô lý nhưng công thức phần mềm là không sai, vậy lý do là vì đâu?
DanTriSoft lấy ví dụ này để bạn dễ hình dung trường hợp bạn sẽ cảm thấy rất vô lý này nhưng công thưc là không sai. Đây là nghiệp vụ khi bán hàng âm (tức bán trước nhập sau) cho bạn dễ hình dung:
Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, giá vốn hiện tại món hàng A được ghi nhận là = 100.000đ.
Cửa hàng bán âm 10 sản phẩm A (tức là chưa làm phiếu nhập kho và đã cho bán hàng trước), lúc này số lượng hàng tồn A = -10, và có giá vốn cho hàng này là = 100.000đ.
Sau đó cửa hàng mới cho nhập kho 20 sản phẩm A với giá nhập = 150.000đ.
Lúc này theo công thức tính giá vốn:Giá vốn (MAC) = (Giá trị tồn kho đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ)/(số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ), thay số vào ta được:
Ta có: MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000)/(-10 + 20) = 2.000.000/10 = 200.000đ.
Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên giá vốn (MAC) = 200.000đ.
Nếu tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều. Và chúng ta sẽ cảm thấy thật vô lý do: giá vốn trước đây chỉ 100.000đ, lần này nhập hàng giá vốn cũng chỉ 150.000đ, lý luận cơ bản thì giá vốn phải nằm ở khoảng giữa từ 100.000 - 150.000đ, vậy mà ở đây giá vốn ghi nhận đến 200.000đ. Lỗi ở đây là chúng ta đã nhập hàng trước, xuất hàng sau như giải thích ở trên.
Do đó để khắc phục, khi làm phiếu nhập kho hãy chọn ngày nhập kho trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng để tránh tình trạng hàng hóa bị âm. Hoặc nếu xem báo cáo trong dài hạn thì giá vốn sẽ dần dần được điều chỉnh để về với mức bình quân chính xác.
Trường hợp 2: Giá trị tồn kho cuối kỳ bị âm
Nguyên nhân 1: Vì để thuận tiện cho khâu bán hàng, phần mềm cho phép xuất quá số lượng tồn (xuất âm hàng).
Lưu ý quan trọng: Phần mềm Dân Trí Soft cho phép xuất kho âm vì nếu ràng chặt không cho xuất kho âm sẽ gây khó khăn việc bán hàng (muốn không xuất kho âm thì nghiệp vụ nhập kho phải làm tức thời mà cái này không phải cửa hàng/doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực thực hiện), nên khi dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ, để tính toán giá trị (số tiền) cần phải đảm bảo số lượng tồn kho đến cuối kỳ tính giá (tháng/quý) không bị âm (>=0). Do đó cần kiểm tra lại kho hàng nếu số lượng bị âm thì phải cân chỉnh để không bị âm. Nếu số lượng âm thì giá trị (số tiền) tồn kho sẽ bị âm.
Hoặc một số trường hợp khác theo suy luận được mô tả chi tiết ở công thức bên trên.
Nguyên nhân 2: Với cửa hàng/công ty có phân chia ra nhiều kho để quản lý.
Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương. Tương tự như nguyên nhân 1, hãy kiểm tra lại kho hàng và cân chỉnh kho cho thật sự chính xác theo đúng thời gian xuất - chuyển - nhập kho để công thức tính toán mới đúng được.
Trường hợp 3: Trong kỳ số lượng hết (chính xác bằng=0) nhưng giá trị (số tiền) lại >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ.
Nguyên nhân: Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.
Giải pháp: Lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp, sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng. Với trường hợp này, vào cuối kỳ tháng tiếp theo hệ thống sẽ tính toán lại vẫn đảm bảo giá trị là đúng.
6. Trả lời các tình huống phát sinh khi dùng
Tình huống 1: kiểm kê định lượng
Chào Dân Trí Soft. Tôi mua phần mềm bên mình và tên gian hàng là xingfund và gặp trình trạng sau:
(1) Hiện tại tôi mới kiểm kê và muốn trừ lùi để tính số liệu kiểm kê về đầu tháng. Tuy nhiên tôi không có số liệu xuất trong những ngày qua. Cụ thể trong ảnh đính kèm.
 |
| Xem báo cáo nhập - xuất - tồn |
(2) Ngoài ra thôi thử kiểm tra ngày 10/3 có lỗi như sau rất mong được hỗ trợ. Ngày 10/3: Tôi bán:
+ Combo nướng 369. Định lượng 190 ba chỉ bò, 40g ba chỉ bò.+ Combo nướng 249: Định lượng 190 ba chỉ bò, 40g ba chỉ bò.
+ Buffet lẩu: 3 đĩa ba chỉ bò 140g x 3 + 60 bc bò (bc bò cuốn nấm).
Tổng là 1000g. Trong phần mềm đang xuất 920g.
Trả lời:
(1) Dân Trí Soft đã kiểm tra hệ thống công thức tính toán và luôn đúng chuẩn theo hướng dẫn tính xuất - nhập - tồn ở bài này. Vì vậy nếu dòng dữ liệu nào chưa đúng thì hãy vui lòng kiểm tra lại khâu khai báo thông tin hàng hóa đã đúng chuẩn với hướng dẫn trên hay chưa nhé.
(2) Để kiểm tra công thức tính toán thì vào báo cáo nhập - xuất - tồn: click vào dòng dữ liệu cần xem chi tiết để phần mềm liệt kê chi tiết sự tính toán.
 |
| Cách kiểm tra báo cáo nhập - xuất - tồn theo thời gian |
Và đây là liệt kê chi tiết sự tính toán của phần mềm vào ngày 10/03/2020: số lượng xuất = 190 + 190 + 420 + 120 = 920 (đúng với báo cáo nhập xuất tồn), đây là công thức và máy tính làm phép cộng.
 |
| Truy lại nghiệp vụ theo thời gian ở nhập - xuất - tồn - tính định lượng kho hàng |
Nhắc lại: Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Tình huống 2: kiểm kê hàng hóa
Dưới đây là tình huống thực tế của một gian hàng phản ánh như sau:
Xét cùng khoảng thời gian từ ngày 01/03/2023 đến 20/07/2023 và xem báo cáo cho nhóm hàng là Bia thì thấy số liệu có sai lệch:
+ Xem Báo cáo doanh thu theo hàng hóa thấy xuất bán 48.523 đơn vị tính.
 |
| Báo cáo doanh thu theo hàng hóa thấy xuất bán 48.523 đơn vị tính |
+ Xem Báo cáo nhập xuất tồn thấy xuất trong kỳ 49.750 đơn vị tính.
 |
| Báo cáo nhập xuất tồn thấy xuất trong kỳ 49.750 đơn vị tính |
=> Tại sao Con số xuất bán khác (#) với số xuất trong kỳ là câu hỏi.
Giải thích:
Nhắc lại công thức tính toán như sau:
(1) = Doanh thu theo hàng hóa là tổng cộng hàng hóa được bán ra (lên đơn hàng, in và lưu hóa đơn) trong kỳ xem báo cáo.
(2) = Xuất trong kỳ = số lượng hàng hóa được bán ra (1) + số lượng hàng hóa điều chỉnh kho trong các phiếu điều chỉnh kho + xuất kho nội bộ/luân chuyển hàng các kho (nếu có) + xuất tiêu hao (nếu có).
Dựa trên công thức này ta truy lại tình huống trên như sau:
- Ta xét 1 hàng hóa làm minh họa là Bia Sài Gòn Lager, ở doanh thu theo hàng hóa có số lượng bán ra 32.774 đơn vị tính, còn 33.600 đơn vị tính. Từ công thức trên ta suy ra được trong kỳ Bia Sài Gòn Lager đã có xuất điều chỉnh chỉnh kho = 33.600 - 32.774 = 826 đơn vị tính.
- Thực vậy, ta có thể xem lại Phiếu kiểm kê bằng cách vào báo cáo nhập xuất tồn chọn thời gian như các phiếu trên, rồi click vào Bia Sài Gòn Lager để liệt kê chi tiết lịch sử nhập vào và bán ra, ở đây sẽ thấy số lượng điều chỉnh kho như ảnh dưới.
 |
| Trong kỳ báo cáo nhập xuất tồn có phát sinh nghiệp vụ xuất điều chỉnh giảm kho |
- Thêm nữa, ta có thể xem lại các phiếu xuất kho điều chỉnh bằng cách vào menu Kho hàng >> Phiếu xuất kho: chọn loại phiếu là xuất kho điều chỉnh (hay các loại xuất kho khác) để xem chi tiết.
 |
| Xem chi tiết các phiếu xuất điều chỉnh giảm kho |
Chú ý: Logic tính toán của phần mềm là cố định với lập trình sẵn, còn khâu nhập liệu là thay đổi ở người sử dụng, vì vậy nếu thấy có sai thì nên dò lại từng nghiệp vụ (từng phiếu) để truy tìm nguyên nhân dựa trên công thức tính toán. Trường hợp nếu bạn khẳng định là lập trình công thức phần mềm sai thì DanTriSoft sẽ cho kiểm tra lại chi tiết, nếu đúng là do logic sai thì sẽ cho lập trình lại ngay (thường 99,99% là lập trình đúng, rất ít khi lỗi), còn nếu là do nghiệp vụ sử dụng không đúng thì DanTriSoft sẽ thu phí kiểm tra dữ liệu chi tiết là 1.000.000đ/lần kiểm tra.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
