Báo cáo kho hàng: nhập - xuất - tồn - tính giá vốn, tồn kho, giải thích trường hợp giá vốn bị âm

Cách xem báo cáo kho hàng như báo cáo nhập - xuất - tồn kho, báo cáo kiểm kê và cách cân chỉnh kho sau khi kiểm kê hàng thực tế trong kho.
Lưu ý: để xem báo cáo giá vốn chuẩn đến thời điểm hiện tại thì trước khi xem báo cáo cần thực hiện đăng nhập phần mềm tại www.DanTriSoft.vn >> vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn. Với lĩnh vực F&B nếu có định lượng thì nhấn vào Tính định lượng trước, sau đó mới nhấn vào Tính giá vốn >> chọn thời gian và nhấn Tính để công thức giá vốn tính toán đến đúng thời điểm này.
Chức năng tính giá vốn ở phần mềm Dân Trí Soft

Bàn về cách tính giá vốn hàng bán

Vì có khá nhiều phần mềm trên thị trường được lập trình cách tính giá vốn hàng bán sai với nguyên lý kế toán nên gây ra tình trạng "lãi giả mà lỗ thật", trong đó điển hình là 2 trường hợp sai sau:
- Một là, phần mềm đó yêu cầu nhập một giá vốn cố định tại một thời điểm.
- Hai là, phần mềm đó lấy giá nhập cho lần cuối cùng làm giá vốn trong các báo cáo.
Nếu giá vốn nhập mua thay đổi (biến động) thì 2 cách tính giá vốn ở trên là SAI, ví dụ đơn hàng này tôi nhập mua với giá vốn A đồng, đơn hàng sau nhập mua giá vốn B đồng, C đồng... thì cách tính toán như trên là sai hoàn toàn với nguyên lý kế toán. Vậy theo nguyên lý kế toán có bao nhiêu cách tính giá vốn hàng bán?

Nguyên lý kế toán có 4 cách tính giá vốn:

- Cách 1: Giá vốn tính theo phương pháp bình quân gia quyền (toán học gọi là trung bình cộng), đây là cách tính phổ biến nhất với hơn 98% doanh nghiệp Việt Nam sử dụng, cũng là cách tính toán được lập trình tại phần mềm DanTriSoft. Phương pháp này phù hợp với thị trường Việt Nam với sự tăng/giảm giá mua thường xuyên, cho ra báo cáo kinh doanh chuẩn xác và thêm nữa nghiệp vụ tính giá vốn đơn giản cho người nhập liệu.

- Cách 2: Giá vốn tính theo phương pháp thực tế đích danh, chỉ phù hợp với đơn vị có ít hàng hóa (mã hàng) và có lượng nhập - xuất/bán ít, tức xuất/bán hàng hóa của lần nhập nào thì lấy giá vốn nhập hàng của hàng hóa đó cộng với chi phí phát sinh liên quan trực tiếp hàng hóa đó làm giá vốn hàng bán.

- Cách 3: Giá vốn tính theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO - First In First Out), tức là giá vốn tính bằng cách lấy giá vốn nhập trước thì xuất trước.

- Cách 4: Giá vốn tính theo phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO - Last In First Out), tức là lấy giá vốn nhập sau thì cho xuất trước.

Báo cáo Nhập - Xuất - Tồn

- Truy cập web www.DanTriSoft.vn để đăng nhập xem báo cáo nhập - xuất tồn: vào menu Kho hàng >> Báo cáo nhập xuất tồn.
Báo cáo nhập  - xuất - tồn xem bằng trình duyệt web
- Có thể dùng chức năng Export để xuất báo cáo ra file excel như ảnh dưới:
Dùng chức năng Export để xuất báo cáo thành file excel
Giải thích thuật ngữ và công thức trong bảng tính

Giá nhập (1) (tên gọi đầy đủ: giá nhập mua trung bình trong kỳ tính toán) = Tổng tiền nhập trong kỳ/Tổng số lượng nhập trong kỳ.
Mục tiêu: để biết được giá nhập trung bình trong kỳ có biến động hay không, thường là so sánh với cột giá vốn. Nếu có biến động nhiều thì cần xem lại giá nhập & kể cả việc nhập liệu.

Giá vốn (2) (tên gọi đầy đủ: giá vốn trung bình ở thời điểm tính toán): cột này thể hiện giá vốn theo phương pháp tính bình quân gia quyền (hay còn gọi là trung bình cộng).
= (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)

Đầu kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa tồn kho ở đầu kỳ, đầu kỳ này tức là cuối kỳ trước chuyển sang.
+ Tiền (A) = là số tiền tồn kho ở đầu kỳ tức là tiền tồn kho ở cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.

Nhập trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa nhập trong kỳ tính toán + nhập kho điều chỉnh tăng kho (nếu có).
+ Tiền (B) = số lượng nhập trong kỳ * giá nhập trung bình = (4) * (1)

Xuất trong kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa được bán ra + số lượng xuất hủy (nếu có).
+ Tiền (C) = số lượng xuất trong kỳ * giá vốn = (5) * (2)

Tồn cuối kỳ:
+ Số lượng: là số lượng hàng hóa cuối kỳ của báo cáo = số lượng đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ - số lượng xuất trong kỳ.

+ Tiền (D): là tiền tồn kho ở thời điểm tính toán hiện tại = Tiền đầu kỳ + Tiền nhập trong kỳ - Tiền xuất trong kỳ = (A) + (B) + (C)

Báo cáo tồn kho: SL tồn và Tiền tồn

- Vào menu Kho hàng >> Báo cáo tồn kho: chọn điều kiện lọc tìm kiếm để xem báo cáo theo đúng yêu cầu. Cột số lượng tồn & tổng tiền ở báo cáo tồn kho được lấy từ báo cáo nhập - xuất - tồn kho ở mục Tồn cuối kỳ với 2 cột là số lượng tồn và tiền tồn.
Báo cáo tồn kho: vào Kho hàng >> Báo cáo tồn kho

Giải thích cột số tiền, giá vốn âm

Phải hiểu rõ công thức tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền (bình quân cuối kỳ, phương pháp bình quân) như sau:

Giá vốn bình quân = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)

 Trong đó:
- Tiền hàng đầu kỳ là tiền tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Tiền hàng nhập trong kỳ là tổng tổng tiền hàng được làm phiếu nhập kho có trong kỳ.
- Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Số lượng hàng nhập kho trong kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
Trường hợp 1: giá vốn rất vô lý nhưng công thức là không sai, vậy lý do ở đâu?

DanTriSoft lấy ví dụ này để bạn dễ hình dung trường hợp bạn sẽ cảm thấy rất vô lý này nhưng công thưc là không sai. Đây là nghiệp vụ khi bán hàng âm (tức bán trước nhập sau) cho bạn dễ hình dung:

Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, giá vốn hiện tại món hàng A được ghi nhận là = 100.000đ.

Cửa hàng bán âm 10 sản phẩm A (tức là chưa làm phiếu nhập kho và đã cho bán hàng trước), lúc này số lượng hàng tồn A = -10, và có giá vốn cho hàng này là = 100.000đ.

Sau đó cửa hàng mới cho nhập kho 20 sản phẩm A với giá nhập = 150.000đ.

Lúc này theo công thức tính giá vốn:

Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền nhập trong kỳ)/(số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ), thay số vào ta được:

MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000)/(-10 + 20) = 2.000.000/10 = 200.000đ.

Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên giá vốn (MAC) = 200.000đ.

Và chúng ta sẽ cảm thấy thật vô lý do: giá vốn trước đây chỉ 100.000đ, lần này nhập hàng giá vốn cũng chỉ 150.000đ, lý luận cơ bản thì giá vốn phải nằm ở khoảng giữa từ 100.000 đến 150.000đ, vậy mà ở đây giá vốn ghi nhận lên đến 200.000đ. Lỗi ở đây là chúng ta đã bán hàng trước, sau đó thì mới làm nghiệp vụ nhập hàng.

Do đó nếu để tình trạng chưa nhập kho vào phần mềm mà đã bán hàng trước thì với cách tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều. 

Khắc phục: 

Do đó để khắc phục, khi làm phiếu nhập kho hãy chọn ngày nhập kho trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng để tránh tình trạng hàng hóa bị âm. Cách đơn giản nhất là hãy chỉnh lại phiếu nhập kho ở mục ngày nhập kho vào đầu tháng/đầu kỳ... để đảm bảo rằng không có nghiệp vụ xuất bán hàng âm. Sau đó nhấn lại chức năng Tính giá vốn để phần mềm tính toán lại/hoặc chờ đến ngày hôm sau để hệ thống tính toán lại giá vốn rồi mới xem báo cáo, khi đó giá trị (tiền) của giá vốn sẽ không còn bị âm nữa.

Hoặc nếu xem báo cáo trong dài hạn thì giá vốn sẽ dần dần được điều chỉnh để về với mức bình quân chính xác.
Trường hợp 2: Giá trị tồn kho cuối kỳ bị âm, giá vốn âm

Nguyên nhân 1: Vì để thuận tiện cho khâu bán hàng, phần mềm cho phép xuất quá số lượng tồn (xuất âm hàng).
Lưu ý quan trọng: Phần mềm Dân Trí Soft cho phép xuất kho âm vì nếu ràng chặt không cho xuất kho âm sẽ gây khó khăn việc bán hàng (muốn không xuất kho âm thì nghiệp vụ nhập kho phải làm tức thời mà cái này không phải cửa hàng/doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực thực hiện), nên khi dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ, để tính toán giá trị (số tiền) cần phải đảm bảo số lượng tồn kho đến cuối kỳ tính giá (tháng/quý) không bị âm (>=0). Do đó cần kiểm tra lại kho hàng nếu số lượng bị âm thì phải cân chỉnh để không bị âm. Nếu số lượng âm thì giá trị (số tiền) tồn kho sẽ bị âm.
Hoặc một số trường hợp khác theo suy luận được mô tả chi tiết ở công thức bên trên và dưới đây là minh họa:

Tiền hàng đầu kỳ = số lượng hàng đầu kỳ * giá vốn đầu kỳ này (tức giá vốn cuối kỳ trước).

Thông thường tiền hàng đầu kỳ sẽ là số dương. Nhưng có trường hợp Tiền hàng đầu kỳ là số âm vì: số lượng hàng đầu kỳ là số âm (do cho xuất kho âm) * giá vốn đầu kỳ (số dương) nên kết quả Tiền hàng đầu kỳ âm.

Tiền hàng nhập trong kỳ = số lượng hàng nhập kho (mua hàng) trong kỳ * giá mua của từng đơn hàng, luôn luôn là số dương.

Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng cuối kỳ trước, có thể là số dương hoặc số âm (vì có xuất bán mà không có nhập kho).

Số lượng hàng nhập trong kỳ: là số lượng hàng hóa được nhập kho (mua hàng) có trong kỳ, số lượng này luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0.

Tiền tồn kho (giá trị tồn) = giá vốn * số lượng hàng có trong kho ở thời điểm tính toán.

Giá vốn ở đây được tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền như mô tả ở trên. Nếu làm đúng chuẩn mực (có nhập kho, có giá vốn, kho hàng không để âm kho...) thì luôn là số dương, tuy nhiên vẫn có trường hợp là số âm vì các trường hợp bán hàng trước rồi mới nhập kho hàng hóa sau, tức xuất bán âm hàng.

Số lượng hàng có trong kho ở thời điểm tính toán: nếu làm đúng thì luôn là số dương, nhưng bán rồi mới nhập kho thì có thể xảy ra trường hợp kho hàng có số lượng âm.
Nguyên nhân 2: Thông thường chỉ có một kho hàng để quản lý nhưng với cửa hàng/công ty có chia ra nhiều kho để quản lý nên có thể gây ra tình trạng này.

Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương. Tương tự như nguyên nhân 1, hãy kiểm tra lại kho hàng và cân chỉnh kho cho thật sự chính xác theo đúng thời gian xuất - chuyển - nhập kho để công thức tính toán mới đúng được.
​Trường hợp 3: Trong kỳ số lượng hết (chính xác bằng=0) nhưng giá trị (số tiền) lại  >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ.

Nguyên nhân: Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.

Giải pháp: Lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp, sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng.​ Với trường hợp này, vào cuối kỳ tháng tiếp theo hệ thống sẽ tính toán lại vẫn đảm bảo giá trị là đúng.

- Hoặc làm ngược lại quy trình: cho chạy công thức tính giá vốn lại lần lượt các tháng trước đó, nhớ kiếm tra kỹ phần nhập giá vốn có bị sai số gì không. Sau đó mới vào xem lại báo cáo.