Ngành kinh doanh bida, karaoke, nhà hàng, quán nhậu có một số đặc thù so với lĩnh vực khác, ví dụ là lĩnh vực kinh doanh khuya qua 24h đêm, với riêng bida, karaoke thì có tiền tối thiểu khi mở bàn/phòng, giỏ hàng mặc định, tính giờ theo block... Đây là hướng dẫn cách thiết lập cấu hình cho đúng nhu cầu đặc thù đó.
Chú ý là sau khi cấu hình hệ thống cần đăng xuất và đăng nhập lại phần mềm để phần mềm cập nhật cấu hình và tính toán theo đúng cấu hình đó, nếu không đăng nhập lại phần mềm vẫn tính toán theo cấu hình cũ.
1. Cấu hình thời gian doanh thu qua đêm
Kinh doanh ngành này thường kinh doanh qua đêm, tức dịch vụ xuyên đêm, ví dụ quán mở cửa từ 8h sáng đến 5h sáng hôm sau.
- Mặc định phần mềm khi báo cáo doanh thu theo ngày sẽ tính chốt sổ từ 0h đến 24h, nhưng với kinh doanh qua đêm thì không thuận tiện cho tổng kết doanh thu. Về quản lý kinh doanh thì để thuận tiện công thức cần tính doanh thu một ngày của quán sẽ được tính từ 8h hôm nay đến 8h hôm sau. Do đó DanTriSoft cho quyền thiết lập báo cáo doanh thu từ 8h sáng hôm nay đến 8h sáng hôm sau là doanh thu ngày, cách thiết lập như sau: vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> nhấn tab Thiết lập cấu hình: tại dòng Doanh thu đến sang hôm sau gõ số 8 >> nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
- Sau khi thiết lập như thế này thì vào xem báo cáo doanh thu theo ngày phần mềm sẽ dùng logic tính toán là từ 8h hôm nay đến 8h hôm sau được xem là doanh thu của ngày hôm nay.
 |
| Khai báo doanh thu 1 ngày được tính từ 8h sáng hôm nay đến 8h sáng hôm sau |
2. Khai báo mức tiền giờ tối thiểu
- Khi vào phòng hát, hay mở bàn bi-a thì có mức tiền mở phòng/bàn tối thiểu (thời gian tối thiểu) nếu khách vừa vào lại ra ngay. Ví dụ mở phòng karaoke khách mới hát được 1 bài khoảng 5 phút thì out phòng hoặc khách chơi bi-a lấy bi ra đánh vài cơ khoảng 10 phút thì out không chơi nữa, khi đó nhiều quán quy định là giờ tối thiểu vào chơi là 30 phút, tức nếu out trước 30 phút thì tiền giờ được tính tối thiểu là 30 phút, còn nếu dùng dịch vụ hơn 30 phút thì tính đúng tính đủ tiền giờ.
- DanTriSoft cho chủ quán thiết lập kịch bản này bằng cách: vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> nhấn tab Thiết lập cấu hình: tại dòng Block giờ vào gõ 30 >> rồi nhấn Lưu để hoàn tất thiết lập.
 |
| Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> nhấn tab Thiết lập cấu hình |
3. Khai báo tính giờ theo block
- Mặc định phần mềm sẽ tính đúng tính đủ thời gian theo phút, đó là cách là phổ biến nhất và minh bạch, tuy nhiên trong thực tiễn kinh doanh một số quán có nhu cầu tính giờ làm tròn theo block. Tình huống quán muốn "làm tròn" theo block 10 phút, tức khách chơi 26 phút thì phần mềm làm tròn thành 30 phút, chơi 54 phút làm tròn thành 50 phút, chơi 46 phút làm tròn 50 phút thì dùng cách này để khai báo theo cách tính toán tiền giờ theo block như vậy:
+ Vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Vào tab Thiết lập cấu hình: tại dòng Số phút quy định 1 Block gõ số 10 >> Nhấn Lưu để hoàn tất việc thiết lập cấu hình.
+ Tiếp theo phải khai báo block giờ vào, ở đây ta cũng gõ là 10, để phần mềm hiểu logic là thời gian tính tiền giờ tối thiểu là 10 phút.
Logic tính toán: Ví dụ block = 10 phút thì logic tính giờ sẽ lấy số phút hiện tại/block (10 phút), nếu số dư <= (nhỏ hơn hoặc bằng) 1/2 của block => làm tròn xuống, ngược lại làm tròn lên.
 |
| Cấu hình số phút quy định làm tròn của 1 block |
4. Tạo giỏ hàng mặc định cho phòng hát
Mỗi phòng hát đều được để sẵn Giỏ hàng gồm các loại hàng hóa như snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, khăn lạnh…, trước khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món. Với phần mềm quản lý quán karaoke của DanTriSoft với việc setup đơn giản được người chủ hoặc người quản lý thực hiện, còn nhân viên chỉ việc thao tác bán hàng in bill vì tất cả đã được tự động hóa với phần mềm DanTriSoft.
Với mỗi phòng hát đều có GIỎ HÀNG như snack, khô bò, hạt điều, đậu phộng, singum, khăn lạnh…, trước khi tính tiền nhân viên sẽ kiểm đếm lại và làm nghiệp vụ trả món nếu khách không sử dụng.
 |
| Hàng hóa mặc định có trong phòng hát karaoke |
Đa số các phần mềm quản lý karaoke khác sẽ nhập liệu bằng thủ công, tức là mỗi lần vào phòng người thu ngân sẽ nhập liệu thủ công từng món hàng của GIỎ HÀNG này. Với phần mềm quản lý karaoke của Dân Trí Soft vấn đề trên sẽ được setup tự động để giảm thao tác cho thu ngân cũng như giảm sai xót vì nhập liệu quá nhiều, nhập liệu lập đi lập lại. Cụ thể nghiệp vụ đó như sau:
- Ngay trên phần mềm sẽ làm khai báo hàng hóa mặc định cho từng loại phòng hát, khi book phòng hát nhân viên thu ngân chỉ cần click vào phòng, phần mềm sẽ tự động load GIỎ HÀNG HÓA này vào bill giúp người nhân viên không phải mất thời gian nhập liệu và đặc biệt là tránh sai xót do vì nhập liệu nhiều.
- Khi khách thanh toán bill, nhân viên phục vụ sẽ kiểm kê hàng trong phòng và báo hàng bán trả lại (hàng khách không có dùng) để thu ngân hủy món, thu hồi hàng hóa vào kho và ra bill tính tiền chuẩn xác 100%.
Dưới đây là hướng dẫn nghiệp vụ tạo danh mục hàng hóa có sẵn (GIỎ HÀNG) cho từng phòng hát.
Đăng nhập vào phần Thiết lập
- Mở trình duyệt website và truy cập vào website www.DanTriSoft.vn, vào menu Danh mục >>> Thiết lập khu vực.
- Nếu là lần đầu thiết lập bạn nhấn Thêm mới khu vực; hoặc bạn đã thiết lập Khu vực rồi, bạn nhấn vào nút Edit. Sau đó màn hình sẽ bật lên, bạn nhấn vào tab Khai báo hàng hóa ban đầu.
 |
| Khai báo hàng hóa ban đầu mặc định cho phòng hát karaoke |
Tạo Giỏ hàng mặc định
- Bạn chọn các loại hàng hóa cần khai báo mặc định cho khu vực đó, rồi nhấn Thêm hàng hóa xuống lưới, bạn có thể thay đổi số lượng bằng cách nhấn vào ô số lượng để thay đổi.
- Sau đó bạn nhấn Lưu để hoàn tất khâu khai báo hàng hóa mặc định ban đầu cho phòng hát.
- Nếu bạn cần thay đổi hàng hóa mặc định của GIỎ HÀNG bạn cũng chỉ cần vào đây để thay đổi thêm/sửa/xóa.
 |
| Thêm mới hàng hóa mặc định cho phòng hát |
Thu ngân bán hàng và thu tiền
- Khi khách vào phòng thu ngân chỉ cần click vào phòng hát, phần mềm sẽ tự động load tất cả thông tin GIỎ HÀNG mặc định ban đầu được khai báo ở các bước trên vào bill.
- Thu ngân sẽ thực hiện các nghiệp vụ: thêm, sửa, xóa như bình thường cho đúng với tình hình thực tế.
 |
| Khi chọn phòng hát, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin hàng hóa mặc định của phòng |
- Khi tính tiền cho phòng nhân viên phục vụ sẽ kiểm đếm hàng hóa khách không dùng (tức trả lại) để người thủ ngân trả món ở phần mềm. Sau khi kiểm đếm thông tin hàng hóa chính xác với thực tế khách hàng sử dụng thì thu ngân nhấn In hóa đơn để giao khách hàng và thu tiền Lưu hóa đơn để kết thúc nghiệp vụ bán hàng cho phòng đó.
Theo DanTriSoft
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
