Quản lý chi phí hoạt động kinh doanh

Lĩnh vực F&B (Food and Beverage: dịch vụ ăn uống) có nhiều loại chi phí và cũng có tính đặc thù hơn so với lĩnh vực thương mại (bán lẻ, bán sỉ) vì ngoài việc mua sao bán vậy (ví dụ mua cocacola bán cocacola) thì còn có công thức tính định lượng làm món ăn/thức uống. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quản lý các chi phí hoạt động kinh doanh một cách khoa học để có góc nhìn quản lý thuận tiện.
1. Phân loại danh mục chi phí để quản lý
1.1 Khai báo danh mục chi phí: mục tiêu là phân nhóm chi phí để có nhập liệu và có báo cáo chuẩn theo nhu cầu quản lý của chủ quán, ví dụ: Lương nhân viên, Thuê mặt bằng, Điện nước internet, Nguyên vật liệu, Bảo trì bảo dưỡng thiết bị.
Thông thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn của ngành FnB thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện.
Lập danh mục chi phí hoạt động kinh doanh
- Chi tiền khách trả hàng: đây là danh mục chi phí hệ thống tự tạo (không xóa được), nếu không dùng thì không cần quan tâm.
- Thêm mới các loại chi phí thường được sử dụng cho ngành F&B như:
+ Thuê mặt bằng quán.
+ Lương nhân sự quản lý.
+ Lương nhân viên.
+ Tiền điện.
+ Tiền nước.
+ Internet, văn phòng phẩm.
+ Sửa chữa, lắp mới thiết bị.
+ Tiền chợ.
+ Khấu hao tài sản.
+ Lãi vay.
+ Chi khác bằng tiền.
Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được phần mềm hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng & sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) & hạch toán trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán. Để phần mềm tính GIÁ VỐN thì cần xem kỹ hưỡng dẫn quản lý kho hàng (nhập - xuất - tồn), tính giá vốn.
- Đăng nhập  www.DanTriSoft.vn >>> Vào menu Thu chi tiền >>> Danh mục chi phí >>> Thêm mới.
Khai báo danh mục Chi phí
Chú ý: Bên cạnh nguồn thu là các hoạt động bán hàng (doanh thu) thì "thỉnh thoảng" sẽ phát sinh nguồn thu khác chẳng bán thanh lý vật dụng, tiền khác... mà bạn chỉ muốn hạch toán vào dòng tiền, chứ không muốn hạch toán vào báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu có thì bạn sẽ lập ra một danh mục chi phí và check chọn "Là lý do thu", ví dụ Thu tiền khác được check chọn là Lý do thu
Tạo ra các danh mục chi phí và Thu tiền khác
1.2 Khai báo danh mục ngân quỹ: ngân quỹ ở đây được định nghĩa là "két chứa tiền của phần mềm" ví dụ các loại ngân quỹ như Tiền mặt, Vietcombank, Vietinbank, BIDV,  Agribank, Sacombank, ACB, Đông Á Bank, OCB...
Đăng nhập vào www.DanTriSoft.vn >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục ngân quỹ >>>Thêm mới.
Khai báo danh mục ngân quỹ
2. Lập phiếu Chi tiền
Vào menu Thu, chi tiền >> Phiếu chi tiền >> nhấn Thêm mới >> Khai báo Mã phí (Được tạo ở bước 1) >> Khai báo Số tiền chi >> Khai báo thông tin ngày chi, ngân quỹ chi (Được tạo ở bước 1), người chi tiền và nhấn Lưu.
Khi thực hiện nghiệp vụ chi tiền thì có 3 loại phiếu chi:
- Chi tiền khác: để tạo ra các phiếu chi tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí.
- Chi nhà cung cấp: tức là chi trả tiền công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
- Chi tiền từ ngân quỹ: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu chi từ tiền mặt để chuyển sang ngân quỹ là tài khoản Vietcombank, khi đó sổ quỹ tiền mặt sẽ giảm, còn sổ quỹ tiền ngân hàng Vietcombank sẽ tăng.
Lập phiếu chi tiền
3. Lập phiếu Thu tiền
Phiếu thu tiền đa phần sẽ dùng cho nghiệp vụ thu công nợ phải thu khách hàng.
Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 loại phiếu thu:
- Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
- Thu tiền khác: tạo phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí được check chọn là Lý do thu.
- Thu tiền từ ngân quỹ khác: bản chất ở đây là luân chuyển tiền nội bộ, ví dụ tôi lập phiếu thu tiền mặt từ tài khoản Vietcombank.

4. Xem báo cáo chi phí hoạt động với nghiệp vụ chi tiền
Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí.
Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng & Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm load ra thông tin cụ thể.
- Check chọn Lấy chi tiền khách trả hàng: một số quán có bán lẻ, sau đó khách trả lại hàng: nếu quán cho phép trả hàng thì mới dùng đến nghiệp vụ này, nếu không cần thì đừng quan tâm chức năng này.
Báo cáo tổng hợp chi phí của một quán: check chọn Chi tiết hoặc Tổng hợp để xem