Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
- Lưu trữ thông tin khách hàng như thế nào?- Làm sao để quản lý được lịch sử mua hàng, doanh số mua hàng, liệt kê chi tiết hàng hóa khách mua theo khoảng thời gian nào đó?- Quản lý công nợ phải thu của khách hàng như thế nào?Đây là bài hướng dẫn để sử dụng đạt được mục tiêu sử dụng như trên.
Đăng nhập vào phần mềm để ghi nhận các nghiệp vụ: Thêm thông tin khách hàng, bán hàng nợ, công nợ phải thu và lịch sử mua hàng của khách hàng.
1. Thêm thông tin khách hàng
- Đầu tiên là tạo Nhóm khách hàng: vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới.
 |
| Tạo mới Nhóm khách hàng |
 |
| Chi tiết của tạo Nhóm khách hàng |
Chú ý: Với phần mềm lĩnh vực bán sỉ/lẻ nếu có nhu cầu tạo bảng giá riêng cho khách hàng để phần mềm tự động lấy giá bán đúng thì cần xem hướng dẫn cụ thể tại: Hướng dẫn tạo bảng giá bán dành riêng cho từng khách hàng và cách bán hàng để phần mềm tự động lấy giá bán đúng.
- Tiếp theo là thêm mới thông tin khách hàng: vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới. Nếu chỉ có nhu cầu quản lý thông tin khách hàng thì chỉ cần khai báo ở tab Thông tin chung và tab Thông tin khác là đủ, còn nếu muốn quản lý thẻ VIP tích điểm thì mới cần khai báo thông tin tab Thông tin thẻ VIP (muốn quản lý thẻ VIP tích điểm thì phải xem hướng dẫn chi tiết Quản lý thông tin thẻ VIP, tích điểm thẻ VIP).
 |
| Thêm mới thông tin khách hàng |
- Nếu dùng phần mềm thu ngân cài máy tính thì làm theo hướng dẫn ở ảnh dưới để thêm mới thông tin khách hàng-thẻ VIP.
 |
| Thêm mới thông tin Khách hàng - thẻ VIP ở phần mềm thu ngân |
2. Bán hàng và gán khách hàng vào đơn
- Bán hàng thu tiền ngay: lên hóa đơn bán hàng như bình thường >> sau đó nhấn vào nút Mở rộng >> ở dòng Khách hàng ta gõ tên khách hàng hoặc mã khách hàng hoặc số điện thoại của khách hàng để phần mềm sẽ lọc ra và nhấn enter để chọn thông tin. Nhấn In hóa đơn và Lưu hóa đơn để hoàn tất đơn hàng. Nhờ việc add thông tin khách hàng vào đơn hàng mà phần mềm sẽ ghi nhận lại được lịch sử mua hàng, chi tiết mua hàng của khách hàng để có báo cáo đúng với nhu cầu quản lý.
 |
| Lên đơn hàng và add thông tin khách hàng vào đơn hàng |
- Bán hàng cho công nợ: nếu có nghiệp vụ bán hàng cho công nợ thì cần xem thật kỹ hướng dẫn dành riêng cho chức năng này, bao gồm bán hàng cho công nợ, ghi nhận công nợ cho từng khách hàng, báo cáo công nợ tổng hợp tất cả khách hàng và công nợ cho từng khách hàng, nghiệp vụ thu tiền công nợ của khách hàng Quản lý công nợ phải thu khách hàng, lịch sử trả nợ của khách hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu tất cả khách hàng và chi tiết công nợ của từng khách.
Cách thêm mới khách hàng trực tiếp tại màn hình bán hàng: Thông thường danh sách khách hàng sẽ được nhập vào phần mềm theo hướng dẫn ở Bước 1 bên trên để khi tìm kiếm sẽ ra thông tin, nhưng nếu đây là khách hàng mới phát sinh và cần nhập nhanh thông tin thì làm theo hướng dẫn: Nhấn vào nút Chi tiết hóa đơn >> ở dòng khách hàng nhấn vào nút (+) để hiển thị lên form nhập liệu thông tin khách hàng >> nhập thông tin khách hàng vào fomr Chi tiết khách hàng, rồi nhấn Lưu và đóng để lưu trữ thông tin này vào phần mềm >> sau đó vào lại form Chi tiết hóa đơn gõ mã khách hàng hay tên khách hàng hoặc số di động để load ra thông tin để chọn.
 |
| Cách thêm nhanh thông tin khách hàng ở màn hình bán hàng |
3. Bán hàng công nợ (khách mua nợ)
- Khi lên đơn hàng nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng |
- Gõ số tiền khách thanh toán về số tiền khách đưa thực tế (thấp hơn số phải thanh toán hoặc gõ bằng 0 nếu khách nợ cả đơn hàng) => nhấn Lưu.
 |
| Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng |
4. Ghi nhận khách trả nợ tiền hàng
- Vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> nhấn Thêm mới >> Chọn loại phiếu thu là Thu công nợ khách hàng >> Tìm thông tin khách hàng và nhấn Lấy tất cả hóa đơn >> Điền số tiền khách hàng trả và nhấn Phân bổ tiền hoặc gõ vào từng dòng hóa đơn công nợ nếu khách muốn thanh toán từng hóa đơn >> Chọn thông tin ngày ghi sổ, Ngân quỹ thu và nhấn Lưu.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền công nợ |
- Sau khi nhập Phiếu thu tiền này thì công nợ phải thu của khách hàng đã thay được thay đổi, cụ thể như sau:
+ Số tiền của cửa hàng/quán tăng lên nhờ thu được tiền công nợ.
+ Số tiền công nợ phải thu của khách hàng đó giảm xuống vì khách đã trả nợ.
- Vào xem lại báo cáo công nợ khách hàng sẽ thấy có sự thay đổi sau khi thực hiện nghiệp vụ này. Khi số tiền công nợ phải thu của khách hàng bằng 0 tức là khách hàng đã thanh toán xong.
5. Xem lịch sử mua hàng của khách
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua bao nhiêu hóa đơn và tổng giá trị tất cả hóa đơn là bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán >> chọn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.
 |
| Xem lịch sử mua hàng theo hóa đơn của khách hàng |
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua chi tiết những mặt hàng nào (mã hàng nào) và tổng cộng bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng >> chọn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.
 |
| Xem chi tiết mua hàng theo hàng hóa (mã hàng) của khách hàng |
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đó phát sinh bao nhiêu công nợ, đã thanh toán bao nhiêu và còn lại bao nhiêu thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để xem.
 |
| Xem báo cáo công nợ của tất cả khách hàng và từng khách hàng |
