Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Mục tiêu: quản lý được công nợ phải thu của khách hàng như công nợ tăng, công nợ giảm, lịch sử trả nợ...
1. Cách ghi công nợ phải thu khách hàng
- Sau khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng nợ ở hướng dẫn ở bài trước thì phần mềm sẽ có báo cáo công nợ phải thu tổng quát cho tất cả khách hàng và chi tiết cho từng khách hàng. Để xem báo cáo công nợ phải thu của khách hàng ta truy cập phần mềm bằng trình duyệt web, rồi vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để tìm kiếm theo điều kiện lọc từ ngày đến ngày để xem báo cáo tổng hợp công nợ phải thu tổng quát và tìm theo thông tin khách hàng để xem chi tiết khách hàng, nhấn vào biểu tượng View để xem chi tiết lịch sử giao dịch phát sinh công nợ trong khoảng thời gian xem báo cáo.
 |
| Xem Báo cáo công nợ phải thu của khách hàng: vào Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng |
2. Cách ghi khách hàng trả nợ (khách thanh toán nợ)
- Vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> nhấn Thêm mới >> Chọn loại phiếu thu là Thu công nợ khách hàng >> Tìm thông tin khách hàng và nhấn Lấy tất cả hóa đơn >> Điền số tiền khách hàng trả và nhấn Phân bổ tiền hoặc gõ vào từng dòng hóa đơn công nợ nếu khách muốn thanh toán từng hóa đơn >> Chọn thông tin ngày ghi sổ, Ngân quỹ thu và nhấn Lưu.
 |
| Nghiệp vụ khách hàng thanh toán tiền công nợ |
- Sau khi nhập Phiếu thu tiền này thì công nợ phải thu của khách hàng đã thay được thay đổi, cụ thể như sau:
+ Số tiền của cửa hàng/quán tăng lên nhờ thu được tiền công nợ.
+ Số tiền công nợ phải thu của khách hàng đó giảm xuống vì khách đã trả nợ.
- Vào xem lại báo cáo công nợ khách hàng sẽ thấy có sự thay đổi sau khi thực hiện nghiệp vụ này. Khi số tiền công nợ phải thu của khách hàng bằng 0 tức là khách hàng đã thanh toán xong.