Khi xem báo cáo kinh doanh ở DanTriSoft nhưng chưa hiểu rõ logic và công thức tính toán như thế nào, nên có nhiều thắc mắc, dưới đây là bài viết về tình huống như vậy với giải thích chi tiết logic tính toán được lập trình ở phần mềm DanTriSoft.
Tình huống thắc mắc về công thức
Cửa hàng thực phẩm Tấn Tài có gửi thắc mắc như ảnh dưới với nhận định "Sao phần mềm nó tính toán cái gì tào lao ghê, tính tùm lum hết. Báo cáo kinh doanh sai hết".
 |
| "... sao phần mềm nó tính toán cái gì tào lao ghê, tính tùm lum hết...." |
- Khi nhận phản hồi này, DanTriSoft khẳng định là logic tính toán (công thức lập trình) là chuẩn mực ngay từ đầu, nên việc tính sai ở đây chắc chắn là từ nghiệp vụ sử dụng có sai xót trong quá trình dùng. Do đó, bộ phận nghiệp vụ đã cho kiểm tra lại các thông tin, quy trình nghiệp vụ làm trên phần mềm và xuất thông tin ra excel để làm đối chứng về logic công thức tính toán nhằm giải thích rõ "tại sao tính toán tùm lum" và dưới đây là thông tin chi tiết khi đối chứng nghiệp vụ logic tính toán.
Trả lời về logic tính toán và báo cáo
Dân Trí Soft đã kiểm tra lại công thức một lượt trên máy chủ, sau khi kiểm tra - đối soát kỹ lưỡng thì đây là câu trả lời theo logic tính toán để giúp chuẩn hóa. Với phần mềm chỉ có đúng hoặc sai do nó là khoa học, là logic nên chúng ta lần lượt truy vấn từng điểm nhỏ trong công thức để bắt đầu tính toán. Công thức phần mềm được sử dụng chung cho tất cả người sử dụng, nên nếu sai thì sẽ sai cho toàn hệ thống vì vậy khẳng định công thức là đúng chuẩn không sai gì cả khi đội ngũ phụ trách nghiệp vụ DanTriSoft kiểm tra kỹ lưỡng.
- Tức là cái sai là ở người sử dụng chưa hiểu logic, chưa làm đúng logic nên mới có kết quả sai. Và lưu ý khi dùng phần mềm DanTriSoft có những điểm, những công thức theo chuẩn mực kế toán (ví dụ phần giá vốn được dùng theo phương pháp bình quân gia quyền) nên người sử dụng cũng cần có kiến thức cơ bản để hiểu rõ. Hoặc đơn giản là nhập liệu đúng thì phần mềm sẽ tự động tính toán đúng, đừng quan tâm là tại sao phần mềm tính toán như vậy, vì để trả lời câu hỏi tại sao cách tốt nhất hãy học khóa ngắn hạn 3 - 6 tháng về kế toán bán hàng, không lẽ gì các trường đại học có ngành học kế toán là vậy.
Dân Trí Soft lấy kỳ tính toán là ngày 01/04/2021 đến thời điểm hiện tại 12/04/2021.
Chú ý: Để kiểm tra công thức tính toán logic của phần mềm thì bắt buộc phải tạm ngưng lại tất cả các hoạt động trên phần mềm chỉ để kiểm tra báo cáo, nếu có nghiệp vụ phát sinh thì chắc chắn số liệu thay đổi nên báo cáo thay đổi. Tiếp theo bắt buộc thực hiện đúng quy trình các bước sau để phần mềm chạy công thức và kiểm tra, nếu thực hiện khác thì chắc chắn số liệu không chính xác vì đây là phần mềm với logic chuẩn.
Ta tiến hành như sau:
Bước 1: Tính giá vốn đến thời điểm hiện tại bằng cách vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn, chọn tháng 4 và nhấn Tính giá vốn.
Bước 2: Xem báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng cách vào menu Thu chi tiền >> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì cho ra kết quả.
 |
| Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh |
Dưới đây là diễn giải chi tiết bảng báo cáo kết quả trên:
- Dòng Doanh thu bán hàng dễ dàng kiểm tra số liệu đối chứng bằng cách vào Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán chọn thời gian xem báo cáo từ ngày 01/04 đến nay, xem con số Tổng cộng của Tiền hàng, Doanh thu hàng hóa không bao gồm thuế VAT (đã giải thích cụ thể ở logic bên trên). Dòng tổng cộng tiền hàng này sẽ bằng (=) dòng Doanh thu bán hàng.
- Dòng Giá vốn hàng bán: đây là công thức phức tạp nhất, nó có liên quan đến nghiệp vụ của kế toán nên chúng ta hãy bình tính suy xét. Chúng ta sẽ đi phân tích tại sao lại ra con số như vậy, theo logic công thức của phần mềm thì cần vào menu Kho hàng >> Báo cáo nhập xuất tồn, ta chọn thời gian cho đúng với báo cáo cần xem, ở đây chọn từ ngày 01/04/2021 đến hiện tại. Về logic phần mềm thì 100% con số Tổng cộng của cột Tiền xuất sẽ bằng Dòng giá vốn hàng bán. Hãy kiểm tra xem 2 số liệu này có bằng nhau hay không, Dân Trí Soft khẳng định khi xem đúng là con số phải bằng nhau.
Để phân tích sâu hơn về phần Giá vốn hàng bán Dân Trí Soft sẽ lấy 1 hàng hóa để làm ví dụ về cách tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền, để chứng minh logic phần mềm là luôn chuẩn mực.
Giá vốn bình quân = (tiền hàng đầu kỳ + tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ + số lượng hàng nhập trong kỳ)
- Tiền hàng đầu kỳ là tiền tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Tiền hàng nhập trong kỳ là tổng tổng tiền hàng được làm phiếu nhập kho có trong kỳ.
- Số lượng hàng đầu kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
- Số lượng hàng nhập kho trong kỳ là số lượng hàng tồn kho của cuối kỳ trước chuyển sang đầu kỳ này.
Nếu là người có chuyên kế toán thì xem kỹ hướng dẫn này là biết lỗi xảy ra với thực phẩm Tấn Tài là ở đâu ngay, vì đó là chuyên môn tối thiểu của một kế toán viên: nguyên lý về nhập - xuất - tồn - giá vốn ở phần mềm DanTriSoft.
 |
| Vào Kho hàng >> Báo cáo nhập - xuất - tồn |
Chú ý: Để công thức tính giá vốn luôn đúng thì cần làm đúng 2 điểm: một là phải nhập kho trước khi xuất bán (tức không xuất kho âm) và hai là khi lập phiếu nhập kho bắt buộc phải nhập giá vốn hàng nhập chính xác.
Vào xem báo cáo Nhập - xuất - tồn của thực phẩm Tấn Tài ta thấy có nhiều hàng hóa số lượng tồn kho cuối kỳ đang là số liệu âm, nó là một nguy cơ khiến công thức tính giá vốn hoạt động ra kết quả "cảm giác khó hiểu" nhưng logic không sai, bên dưới Dân Trí Soft sẽ giải thích rõ ràng về việc này.
Ở đây sẽ chọn 1 mã hàng làm mẫu để chứng minh logic trong phần mềm luôn thống nhất, ta chon món hàng là Muối I Ốt Thành Phát - 400Gr mã hàng GV-126 thỏa mãn tiêu chí là kho hàng dương.
Tôi xem báo cáo nhập xuất tồn từ 01/04/2021 đến 12/04/2021 ghi: đầu kỳ có 15, nhập trong kỳ 8 và xuất trong kỳ 8 cuối kỳ còn 15.
Giải thích bằng file excel: có thể tải file excel Tấn Tài để gõ công thức excel kiểm chứng
 |
| File excel nhập xuất tồn món hàng GV-126 |
Khi kiểm tra công thức tính giá vốn trên file excel với món hàng GV-126 thì chính xác 100% theo logic, điều đó chứng tỏ Tiền xuất trong kỳ đúng, tức là Dòng giá vốn hàng bán trong kỳ báo cáo kết quả kinh doanh là đúng 100%.
Vậy tại sao có nhận định "... sao phần mềm nó tính toán cái gì tào lao ghê, tính tùm lum hết...." từ cửa hàng thực phẩm Tấn Tài?
- Khi kiểm tra dữ liệu thực phẩm Tấn Tài thì Dân Trí Soft phát hiện 2 vấn đề có thể xảy ra tình trạng con số thấy "tào lao ghê, tính tùm lum hết" như sau:
+ Một là, hiện vẫn để tình trạng là xuất kho âm, tức là hàng hóa chưa nhập kho mà đã đem bán. Cách xử lý là hãy tìm phiếu nhập kho và điều chỉnh lại ngày ghi sổ trước ngày xuất bán, nguyên tắc là không để xuất kho âm.
+ Hai là, khi nhập kho có thể gõ nhầm cột giá vốn trong các phiếu nhập kho, ví dụ chỉ cần dư 1 con số 0 là giá vốn đã tăng gấp 10 lần, khi đó công thức tính giá vốn bình quân gia quyền vẫn cứ lấy con số đó làm input để tính toán. Do đó, hãy kiểm tra lại xem các phiếu nhập kho có bị nhập nhầm chỗ nào hay không.
Vậy với trường hợp ở cửa hàng Thực Phẩm Tấn Tài thì điều chỉnh thế nào?
- Thực trạng là các dòng số liệu âm rất nhiều, chứng tỏ khâu nhập liệu không đúng quy trình.
- Cách xử lý:
+ Cách 1: là truy tìm chỗ sai để điều chỉnh, tức là kiểm tra các phiếu nhập kho xem ngày ghi sổ đã ok chưa, giá vốn đã ok chưa rồi chỉnh sửa lại. Sau khi chỉnh sửa lại cho thật chuẩn mực thì làm cần tính giá vốn lại và làm chuẩn theo hướng dẫn của Dân Trí Soft về chức năng này.
+ Cách 2: làm mới lại phần kho hàng để chuẩn mực lại và làm đúng ngay từ đầu: bước 1 cho thanh lý kho hàng về bằng 0 theo hướng dẫn Thanh lý kho hàng: reset kho về 0 (về mặc định) để làm mới tồn kho; bước 2: cho nhập liệu kho đúng chuẩn mực theo hướng dẫn ngay từ lúc này.
Logic công thức tính giá vốn hàng bán
Vài tình huống xảy ra trong thực tế với GIÁ VỐN để hiểu kế toán là một môn về khoa học số liệu có công thức rõ ràng, logic chuẩn mực.
Trường hợp 1: giá vốn rất vô lý nhưng công thức là không sai,vậy lý do ở đâu?
DanTriSoft lấy ví dụ này để bạn dễ hình dung trường hợp bạn sẽ cảm thấy rất vô lý này nhưng công thưc là không sai. Đây là nghiệp vụ khi bán hàng âm (tức bán trước nhập sau) cho bạn dễ hình dung:
Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, giá vốn hiện tại món hàng A được ghi nhận là = 100.000đ.
Cửa hàng bán âm 10 sản phẩm A (tức là chưa làm phiếu nhập kho và đã cho bán hàng trước), lúc này số lượng hàng tồn A = -10, và có giá vốn cho hàng này là = 100.000đ.
Sau đó cửa hàng mới cho nhập kho 20 sản phẩm A với giá nhập = 150.000đ.
Lúc này theo công thức tính giá vốn:
Giá vốn (MAC) = (tiền hàng đầu kỳ + tiền nhập trong kỳ)/(số lượng tồn kho đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ), thay số vào ta được: MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000)/(-10 + 20) = 2.000.000/10 = 200.000đ.
Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên giá vốn (MAC) = 200.000đ.
Và chúng ta sẽ cảm thấy thật vô lý do: giá vốn trước đây chỉ 100.000đ, lần này nhập hàng giá vốn cũng chỉ 150.000đ, lý luận cơ bản thì giá vốn phải nằm ở khoảng giữa từ 100.000 đến 150.000đ, vậy mà ở đây giá vốn ghi nhận lên đến 200.000đ. Lỗi ở đây là chúng ta đã bán hàng trước, sau đó thì mới làm nghiệp vụ nhập hàng.
Do đó nếu để tình trạng chưa nhập kho vào phần mềm mà đã bán hàng trước thì với cách tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều.
Khắc phục:
Do đó để khắc phục, khi làm phiếu nhập kho hãy chọn ngày nhập kho trước khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng để tránh tình trạng hàng hóa bị âm. Cách đơn giản nhất là hãy chỉnh lại phiếu nhập kho ở mục ngày nhập kho vào đầu tháng/đầu kỳ... để đảm bảo rằng không có nghiệp vụ xuất bán hàng âm. Sau đó nhấn lại chức năng Tính giá vốn để phần mềm tính toán lại/hoặc chờ đến ngày hôm sau để hệ thống tính toán lại giá vốn rồi mới xem báo cáo, khi đó giá trị (tiền) của giá vốn sẽ không còn bị âm nữa.
Hoặc nếu xem báo cáo trong dài hạn thì giá vốn sẽ dần dần được điều chỉnh để về với mức bình quân chính xác.
Trường hợp 2: Giá trị tồn kho cuối kỳ bị âm
Nguyên nhân 1: Vì để thuận tiện cho khâu bán hàng, phần mềm cho phép xuất quá số lượng tồn (xuất âm hàng).
Lưu ý quan trọng: Phần mềm Dân Trí Soft cho phép xuất kho âm vì nếu ràng chặt không cho xuất kho âm sẽ gây khó khăn việc bán hàng (muốn không xuất kho âm thì nghiệp vụ nhập kho phải làm tức thời mà cái này không phải cửa hàng/doanh nghiệp nào cũng đủ nhân lực thực hiện), nên khi dùng với phương pháp tính giá Bình quân cuối kỳ, để tính toán giá trị (số tiền) cần phải đảm bảo số lượng tồn kho đến cuối kỳ tính giá (tháng/quý) không bị âm (>=0). Do đó cần kiểm tra lại kho hàng nếu số lượng bị âm thì phải cân chỉnh để không bị âm. Nếu số lượng âm thì giá trị (số tiền) tồn kho sẽ bị âm.
Hoặc một số trường hợp khác theo suy luận được mô tả chi tiết ở công thức bên trên.
Nguyên nhân 2: Với cửa hàng/công ty có phân chia ra nhiều kho để quản lý.
Hệ thống đang tính bình quân trên nhiều kho (không theo kho) mà vật tư hàng hóa thì lại có trên nhiều kho dẫn đến kho thì có giá trị âm, kho lại có giá trị dương. Tương tự như nguyên nhân 1, hãy kiểm tra lại kho hàng và cân chỉnh kho cho thật sự chính xác theo đúng thời gian xuất - chuyển - nhập kho để công thức tính toán mới đúng được.
Giải quyết:
- Phải nhập kho trước khi bán hàng là nguyên tắc là đúng.
- Nếu đã sai thì hoặc là không quan tâm, rồi cứ làm đúng nguyên tắc nhập trước xuất kho sau thì trong các kỳ tính toán sau số liệu tính sẽ trở về số dương. Hoặc nếu muốn chỉnh lại chi tiết cho đúng thì phải tìm tất cả phiếu nhập kho trước đây và đổi lại ngày nhập kho cho lùi về ngày trước xa ra, để đảm bảo là thời gian nhập kho luôn trước thời gian bán hàng, tiếp theo cho tính toán lại giá vốn cho tất cả các tháng trước đây, ví dụ lần lượt tính toán lại giá vốn từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc từ năm trước đến năm sau.
Việc chỉnh sửa mất thời gian do làm sai, vì vậy nguyên lý "làm đúng ngay từ đầu" luôn quan trọng. Do đó, nếu muốn làm đúng ngay từ đầu lại thì nên dùng cách thanh lý chứng từ phát sinh, sau đó thì cho nhập liệu đúng nguyên lý, đúng cách là chuẩn.
Trường hợp 3: Trong kỳ số lượng hết (chính xác bằng=0) nhưng giá trị (số tiền) lại >0 với phương pháp bình quân cuối kỳ.
Nguyên nhân: Trong kỳ có giá nhập xuất có sự chệnh lệch lớn => Tại 1 thời điểm trong kỳ khi kho xuất hết số lượng thì giá trị có thể bị âm hay dương nhưng cuối kỳ thì số lượng hết giá trị hết.
Giải pháp: Lý do số lượng hết giá trị còn là do đặc thù của phương pháp bình quân cuối kỳ. Giá trị nhập kho trong kỳ chênh lệch nhiều. Trường hợp dữ liệu có giá trị nhập trước thấp, sau đó trong kỳ hoặc cuối kỳ giá trị nhập cao hơn thì các chứng từ xuất đầu kỳ sẽ có giá trị cao => Trong trường hợp này hoàn toàn không sai. Phương pháp này đảm bảo số lượng cuối tháng giá trị không âm là đúng. Với trường hợp này, vào cuối kỳ tháng tiếp theo hệ thống sẽ tính toán lại vẫn đảm bảo giá trị là đúng.
DanTriSoft đề xuất giải pháp phù hợp
Giải pháp để số liệu báo cáo kinh doanh phù hợp theo đề xuất từ DanTriSoft
Tùy vào nguồn lực của mỗi cơ sở kinh doanh để lựa chọn hướng sử dụng phần mềm phù hợp như sau:
Hướng 1: Với cơ sở kinh doanh có nguồn nhân lực nhập liệu chuẩn thì nên đi theo hướng:
+ Một, nhập kho chuẩn gồm 2 thao tác: nhập cột giá vốn hàng nhập phải đúng 100% (cần kiểm tra kỹ lưỡng) và ngày nhập kho phải luôn trước ngày bán hàng để tránh tình trạng xuất kho âm. Khâu này đòi hỏi sự chính xác rất cao, vì phần mềm lấy dữ liệu đầu vào của cái này để tính toán các số liệu khác khi có liên quan đến kho hàng.
+ Hai, khi tính toán cần làm đúng quy trình.
Ưu điểm cách này là mục giá vốn và các báo cáo liên quan giá vốn luôn đúng. Nhược điểm là bắt buộc nhập liệu đúng quy trình.
Hướng 2: Với cơ sở kinh doanh không có, hoặc thiếu nhân lực nhập liệu chuẩn thì lời khuyên sẽ như sau:
+ Chỉ cần quản lý kho hàng ở cột số lượng mà không quan tâm đến cột tiền vốn, như vậy khi nhập kho chỉ cần nhập ô số lượng mà không quan tâm ô giá vốn.
+ Quản lý chi phí và giá vốn dựa trên chức năng quản lý chi phí đơn giản được hướng dẫn ở đây: Quản lý các loại chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Ưu điểm của cách này là nhanh - gọn - lẹ, nhược điểm là phần kho hàng chỉ quản lý được số lượng hàng tồn mà không kiểm soát được giá vốn.
Chú ý: Logic tính toán của phần mềm là cố định với lập trình sẵn, còn khâu nhập liệu là thay đổi ở người sử dụng, vì vậy nếu thấy có sai thì nên dò lại từng nghiệp vụ (từng phiếu) để truy tìm nguyên nhân dựa trên công thức tính toán. Trường hợp nếu bạn khẳng định là lập trình công thức phần mềm sai thì DanTriSoft sẽ cho kiểm tra lại chi tiết, nếu đúng là do logic sai thì sẽ cho lập trình lại ngay (thường 99,99% là lập trình đúng, rất ít khi lỗi), còn nếu là do nghiệp vụ sử dụng không đúng thì DanTriSoft sẽ thu phí kiểm tra dữ liệu chi tiết là 2.000.000đ/lần kiểm tra.
>> Quan trọng cần đọc: Hướng dẫn lập báo cáo kinh doanh chuẩn
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
