Mục tiêu: hiểu cách quản lý nhập - xuất - tồn - cách tính giá vốn hàng bán và cách xem báo cáo tồn kho với Dân Trí Soft.
Chú ý: Nếu bạn đã dùng phần mềm Dân Trí Soft một thời gian để bán hàng, in bill thanh toán thì tồn kho hiện tại đang bị âm do chưa có nhập hàng hóa, vì vậy hãy xem hướng dẫn: Thanh lý kho hàng: reset kho hàng về 0 (về mặc định) để bắt đầu làm mới dữ liệu tồn kho và chuẩn hóa làm đúng lại ngay từ đầu.
I. Khai báo Danh mục
1. Khai báo danh mục Nhà cung cấp gồm Nhóm nhà cung cấp và Thông tin nhà cung cấp.
Đăng nhập vào gian hàng trên trình duyệt www.DanTriSoft.vn
1.1 Khai báo nhóm nhà cung cấp: ví dụ nhóm nhà cung cấp Cà phê, nhóm cung cấp Nước ngọt, nhóm cung cấp Trái cây, nhóm cung cấp Đồ khô, nhóm cung cấp đồ Tươi sống...
Vào menu Danh mục >> Nhóm nhà cung cấp (NCC) >> nhấn Thêm mới >> thêm thông tin và nhấn Lưu.
1.2 Khai báo thông tin nhà cung cấp
Vào menu Danh mục >> Nhà cung cấp >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin nhà cung cấp và nhấn Lưu.
2. Khai báo danh mục Kho hàng cho cửa hàng.
- Mặc định trong phần mềm bạn sẽ có 1 kho bán hàng với mã là KBH (Kho bán hàng). Nếu cửa hàng có nhiều hơn một kho hàng, bạn có thể Thêm mới kho hàng.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập kho hàng >> Thêm mới >> Điền thông tin kho và nhấn Lưu.
Chú ý: nếu lâu nay bạn chỉ mới dùng chức năng bán hàng mà chưa quản lý kho hàng nên số liệu báo cáo tồn kho có số liệu âm (-) rất nhiều và bạn muốn cân chỉnh lại cho đúng số liệu thực tế thì xem Hướng dẫn kiểm kê kho hàng và cách điều chỉnh để kho hàng đúng với thực tế; hoặc cách nhanh nhất là reset kho hàng lại mặc định (số liệu kho hàng về tất cả là 0) thì hãy xem hướng dẫn Thanh lý kho hàng: reset kho hàng về 0 (về mặc định).
II. Nhập kho - Xuất kho
Nghiệp vụ Nhập kho như sau: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) >> nhấn Thêm dòng.
 |
| Lập phiếu nhập kho |
Chú ý:
Ở dòng Loại nhập kho: mặc địch sẽ được chọn là Nhập kho nội bộ, ý nghĩa của các phân loại như sau:
+ Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho nhưng không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, thao tác là nhanh hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ phải trả.
+ Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này.
+ Nhập thành phẩm: nhập các loại được phân loại là thành phẩm (nếu có).
+ Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp (các đơn vị cần quản lý công nợ phải trả NCC phải đặc biệt chú ý chức năng này)
*** Giải thích thêm về nghiệp vụ quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp:
Khi tạo Phiếu nhập kho >> chọn phân loại là Nhập mua hàng, khi đó phần mềm sẽ bắt buộc phải chọn Nhà cung cấp bằng cách tìm kiếm nếu danh sách đã có sẵn hoặc click vào nút bên dưới Tạo NCC (tạo nhà cung cấp) để nhập mới.
Ảnh dưới minh họa như sau: mua hàng từ nhà cung cấp CH Thực Phẩm trị giá 14.917.662 đồng và lần này chỉ thanh toán 5.000.000 đồng tức công nợ phải trả cho nhà cung cấp được tăng thêm = 14.917.662 - 5.000.000 = 9.917.662 đồng. Để thanh toán công nợ phải trả nhà cung cấp hãy xem thêm mục 2. Lập phiếu Chi tiền ở link Hướng dẫn quản lý chi phí hoạt động kinh doanh. Để xem báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp vào Kho hàng >>> Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
 |
| Lập phiếu mua hàng để quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp |
Với dòng Đơn giá mua (tức giá vốn hàng hóa theo đơn đặt mua) nếu ít biến động, bạn có thể khai báo mặc định bằng cách vào menu Danh mục >>> Hàng hóa. Tìm kiếm hàng hóa, rồi nhấn vào Edit món hàng, sau đó nhấn vào tab Thông tin khác và gõ giá vốn vào dòng Giá vốn mua hàng.
 |
| Có thể khai báo giá vốn mặc định của hàng hóa |
*** Giải thích về cách nhập kho lần đầu tiên vào phần mềm (nhập kho đầu kỳ): khi bắt đầu dùng phần mềm thì trong thực tế hàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn vào Dân Trí Soft? Cách thực hiện: vào Dân Trí Soft thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ cho tất cả hàng hóa đang có trong kho về số lượng và giá vốn (nếu muốn quản lý giá vốn chuẩn, vì phần mềm DanTriSoft tính giá vốn theo phương pháp trung bình) và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra.
Thực hiện nghiệp vụ Xuất kho: tương tự như nghiệp vụ nhập kho
III. Tính giá vốn hàng bán
- Để tính giá vốn hàng bán thì bắt buộc phải vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn rồi nhấn vào Tính giá vốn, công thức sẽ được máy chủ tính toán và thường tính toán không quá 1 phút. Sau khi Tính giá vốn xong, hãy kiểm tra cột giá trị (số tiền) ở các báo cáo của menu Kho hàng sẽ thấy có sự thay đổi.
- Dân Trí Soft dùng cách tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng), xem thêm: cách tính toán giá vốn.
 |
| Chức năng tính giá vốn ở phần mềm Dân Trí Soft |
IV. Xem báo cáo tồn kho
- Để xem số liệu tồn kho, vào menu Kho hàng >> click vào Báo cáo tồn kho/Báo cáo nhập xuất tồn/Cảnh báo hàng tồn/Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp và chọn thời gian xem, sau đó nhấn Tìm kiếm để xem kết quả.
- Để xem chi tiết phần này hãy vào link Hướng dẫn xem báo cáo kho hàng
V. Tình huống phản ánh công thức kho
Dưới đây là tình huống thực tế của một gian hàng phản ánh như sau:
Xét cùng khoảng thời gian từ ngày 01/03/2023 đến 20/07/2023 và xem báo cáo cho nhóm hàng là Bia thì thấy số liệu có sai lệch:
+ Xem Báo cáo doanh thu theo hàng hóa thấy xuất bán 48.523 đơn vị tính.
 |
| Báo cáo doanh thu theo hàng hóa thấy xuất bán 48.523 đơn vị tính |
+ Xem Báo cáo nhập xuất tồn thấy xuất trong kỳ 49.750 đơn vị tính.
 |
| Báo cáo nhập xuất tồn thấy xuất trong kỳ 49.750 đơn vị tính |
=> Tại sao Con số xuất bán khác (#) với số xuất trong kỳ là câu hỏi.
Giải thích:
Nhắc lại công thức tính toán như sau:
(1) = Doanh thu theo hàng hóa là tổng cộng hàng hóa được bán ra (lên đơn hàng, in và lưu hóa đơn) trong kỳ xem báo cáo.
(2) = Xuất trong kỳ = số lượng hàng hóa được bán ra (1) + số lượng hàng hóa điều chỉnh kho trong các phiếu điều chỉnh kho (nếu có) + xuất kho nội bộ/luân chuyển hàng các kho (nếu có) + xuất tiêu hao (nếu có).
Dựa trên công thức này ta truy lại tình huống trên như sau:
- Ta xét 1 hàng hóa làm minh họa là Bia Sài Gòn Lager, ở doanh thu theo hàng hóa có số lượng bán ra 32.774 đơn vị tính, còn 33.600 đơn vị tính. Từ công thức trên ta suy ra được trong kỳ Bia Sài Gòn Lager đã có xuất điều chỉnh chỉnh kho = 33.600 - 32.774 = 826 đơn vị tính.
- Thực vậy, ta có thể xem lại Phiếu kiểm kê bằng cách vào báo cáo nhập xuất tồn chọn thời gian như các phiếu trên, rồi click vào Bia Sài Gòn Lager để liệt kê chi tiết lịch sử nhập vào và bán ra, ở đây sẽ thấy số lượng điều chỉnh kho như ảnh dưới.
 |
| Trong kỳ báo cáo nhập xuất tồn có phát sinh nghiệp vụ xuất điều chỉnh giảm kho |
- Thêm nữa, ta có thể xem lại các phiếu xuất kho điều chỉnh bằng cách vào menu Kho hàng >> Phiếu xuất kho: chọn loại phiếu là xuất kho điều chỉnh (hay các loại xuất kho khác) để xem chi tiết.
 |
| Xem chi tiết các phiếu xuất điều chỉnh giảm kho |
Nếu quý vị muốn dùng dịch vụ truy thông tin sai từ đâu thì phải ngồi cùng làm việc với Dân Trí Soft cũng tuân theo công thức tính toán ở trên mà thôi nhưng sẽ mua dịch vụ này: dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
