Cách khai báo để phần mềm tự động tính tiền giờ đúng theo mô hình kinh doanh như giá ngày - giá đêm - giá khuya, giá giờ theo loại phòng/bàn, tính tiền hàng hóa đúng với từng loại với karaoke hay loại bàn với kinh doanh billiard. Khi khai báo đúng chuẩn thì phần mềm sẽ tính toán chính xác và hoàn toàn tự động người thu ngân chỉ cần click chuột để máy tính toán.
Để khai báo thông tin menu hàng hóa, giá bán: có thể chọn 2 cách.
- Cách 1 (đơn giản nhất): khai báo trực tiếp ở phần mềm Dân Trí Soft.
- Cách 2 (dành cho người rành về excel): nhập từ file excel (import từ excel) của menu có sẵn.
Đầu tiên truy cập vào website www.DanTriSoft.vn để đăng nhập vào phần mềm DanTriSoft.
Cách 1: Thêm trực tiếp ở phần mềm
Vào menu Danh mục và lần lượt click chọn các submenu để khai báo. Nút Thêm mới nằm ở góc trên tay phải, chức năng tìm kiếm nằm ở phía tay trái. Tất cả giao diện là thống nhất giúp dễ thao tác.
1. Khai báo Danh mục
Khai báo Nhóm hàng hóa, Đơn vị tính, thông tin Hàng hóa và giá bán.
 |
| Khai báo danh mục nhóm hàng, đơn vị tính, hàng hóa, giá cả |
- Thêm mới Nhóm hàng hóa: ví dụ nhóm Bia rượu, nhóm Nước ngọt, nhóm Thức ăn, nhóm Nước ép, nhóm Trái cây.... Mục đích của phân nhóm hàng là giúp có những báo cáo chi tiết về nhóm hàng, ví dụ báo cáo doanh số theo nhóm hàng để biết nhóm nào có doanh số cao/thấp.
- Thêm mới Đơn vị tính: ví dụ ly, lon, chai, dĩa, hộp, phần, xuất, hũ, bịch....
- Thêm mới Hàng hóa và giá bán (nếu muốn sửa hàng hóa thì nhấn chữ Edit): vào Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới sẽ hiện cửa sổ khai báo. Điền các thông tin vào để khai báo Hàng hóa và giá bán (đây là cách khai báo giá bán khi quán chỉ có 1 bảng giá, trường hợp quán có giá bán khác nhau thì xem hướng dẫn 1.2 bên dưới).
 |
| Thêm mới hàng hóa, giá bán trực tiếp từ trình duyệt web |
Những định nghĩa rất quan trọng khi khai báo để phần mềm quản lý kho hàng chuẩn: khi khai báo thông tin vào danh mục Hàng hóa tại phần mềm sẽ hiển thị 3 lựa chọn và bạn cần phải lựa chọn chuẩn xác thì phần mềm mới chạy công thức tính toán đúng được:
(1) Check chọn Hàng hóa: Là món hàng được mua sao - bán vậy (Ví dụ: Tiger, Heneiken, Sài Gòn Xanh, Cocacola, Pepsi, Sting, C2, Không độ, Bò húc, Nước suối...).
(2) Check chọn Thành phẩm: là món bán ra cho khách hàng, thành phẩm được chế biến/pha chế từ nguyên vật liệu để tạo thành (Ví dụ: Sinh tố Bơ được pha chế từ Trái bơ và sữa, tức Ly bơ là Thành phẩm, Trái bơ và sữa là Nguyên vật liệu).
(3) Check chọn Nguyên vật liệu: Để tạo ra thành phẩm (Ví dụ: đường, cà phê bột, sữa, bơ, cam...).
Thủ thuật: để sắp xếp thứ tự hàng hóa trên màn hình bán hàng một cách thuận tiện hơn cho khâu bán hàng, thường là hàng hóa bán nhiều sẽ được xếp ở đầu (thứ tự 1, 2, 3...), hàng hóa ít bán sẽ xếp ở sau thì làm như sau: khi khai báo thông tin Hàng hóa (hoặc Edit hàng hóa) vào tab Thông tin khác và điền thứ tự hiển thị vào dòng Số thứ tự hiển thị để đưa hàng hóa lên đầu hoặc ra xa.
 |
| Ở đây sắp xếp thứ tự món hàng này lên số 1 nên khai báo dòng Số thứ tự hiển thị là 1 |
Lưu ý: tại màn hình bán hàng của thu ngân chỉ hiển thị những món hàng được check chọn là Hàng hóa hay Thành phẩm, còn với món check chọn là Nguyên vật liệu sẽ không hiển thị vì nguyên vật liệu chỉ nhằm quản lý kho hàng nhưng không có bán nguyên vật liệu.
*** Để tải ảnh đại diện sản phẩm thì làm như sau: khi thêm mới Hàng hóa >> nhấn vào tab Thông tin khác, tại tab này nhấn vào chữ Chọn tệp và chọn ảnh để tải lên. Chú ý: định dạng ảnh tải lên là JPEG, PNG và dung lượng tối đa của ảnh là 0,5Mb, nhấn Lưu và đóng để hoàn tất. Để ứng dụng thu ngân, app order bằng điện thoại cập nhật hàng hóa mới, ảnh đại diện mới thì bắt buộc phải thoát ứng dụng và đăng nhập lại thì mới update chỉnh sửa.
 |
| Tải ảnh sản phẩm vào phần mềm DanTriSoft |
Cách chỉnh sửa giá bán
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> tìm món hàng cần sửa giá để gõ giá bán mới sau đó nhấn lưu. Để phần mềm thu ngân, ứng dụng order bằng điện thoại cập nhật giá bán mới thì phải cho thoát ra (đăng xuất) rồi đăng nhập lại phần mềm. Sau khi đăng nhập lại thì giá mới sẽ được cập nhật.
 |
| Cách chỉnh sửa giá bán cho menu |
- Sửa giá tiền giờ bằng cách vào: Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> vào tab Thiết lập bảng giá: ở đây sửa giá tiền giờ >> sau đó nhấn Lưu để hoàn thành.
 |
| Vào tab Thiết lập bảng giá: ở đây sửa giá tiền giờ |
2. Giá theo khung giờ, theo loại bàn/phòng
Nhiều quán có nhiều khu vực được áp dụng giá bán khác nhau, ví dụ giá thường, giá VIP, giá tiền giờ cũng khác nhau vào từng thời điểm trong ngày (tiền giờ Sáng, Tối, Khuya)... Đây là hướng dẫn thiết lập để phần mềm tự động tính giá cho đúng phân loại phòng/bàn.
a) Khai báo thời điểm (khung giờ)
Ví dụ ta có 3 khung giờ là từ 8h - 18h, 18h - 23h và từ 23h đến 8h sáng hôm sau, ta vào menu Danh mục >> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới rồi khai báo tên thời điểm Sáng, giờ bắt đầu 8 giờ 00 phút nhấn Lưu, tiếp theo Thêm mới Tối có giờ bắt đầu 18 giờ 00 phút nhấn Lưu, rồi tiếp tục Thêm mới giờ bắt đầu 23 giờ 00 phút nhấn Lưu.
 |
| Khai báo thời điểm bán hàng (khung giờ có sự thay đổi giá tiền giờ) |
b) Giá tiền giờ theo khung giờ
Vản chất là giá tiền giờ khác nhau ở mỗi khung giờ, việc khai báo này để phần mềm tự động tính toán ra số tiền giờ chính xác theo từng khung giờ và tự động tách tiền giờ ra thành các dòng khác nhau để minh bạch với khách hàng về sự tính toán chính xác, còn người thu ngân/kế toán không cần thao tác gì cả.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào tab Tiền giờ ngày trong tuần rồi lần lượt gõ giá tiền giờ cho từng loại phòng/bàn tương ứng với từng thời điểm bán hàng >> nhấn Lưu để hoàn tất.
 |
| Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm |
c) Khai báo nhiều bảng giá bán
Ví dụ phòng karaoke thường và phòng karaoke VIP có giá bán hàng hóa khác nhau như Bia Tiger lon phòng thường giá 20.000 đồng còn phòng VIP giá là 25.000 đồng... Vậy cách khai báo bảng giá phòng thường và phòng VIP sẽ như thế nào?
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào nút Tạo bảng giá (bước 1) >> thêm tên bảng giá (ví dụ Giá VIP), rồi nhấn Lưu (bước 2) >> gõ giá bán lần lượt cho từng bảng giá (bước 3) >> nhấn Lưu để phần mềm lưu lại giá bán hàng hóa được phân theo loại phòng.
 |
| Khai giá bán khác nhau cho nhiều loại phòng khác nhau |
d) Liên kết bảng giá để tự động
Ví dụ phòng tiêu chuẩn có giá Sáng, giá Tối, giá Khuya thì thực hiện liên kết như bên dưới để phần mềm tự động tính giá cho bill theo đúng với khai báo. Thực hiện bằng cách vào Danh mục >> Liên kết bảng giá: chọn thông tin cho phù hợp để liên kết, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Việc này sẽ giúp phần mềm sẽ tự động tính toán giá bán hàng hóa theo đúng theo logic của việc liên kết vừa được lưu.
 |
| Liên kết bảng giá hàng hóa theo từng phân loại phòng |
Cách 2: Nhập menu từ file excel
Cách này thường người dùng cần biết rành về excel và có kinh nghiệm sử dụng phần mềm: xem hướng dẫn nhập liệu hàng loạt từ excel vào phần mềm Dân Trí Soft (Import từ file excel).
Theo DanTriSoft
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
