Nhập đầu kỳ: tồn kho đầu kỳ, công nợ phải thu/phải trả đầu kỳ

Nếu bạn đã và đang kinh doanh và từng sử dụng nhiều phương pháp quản lý khác nhau như ghi sổ sách, quản lý bằng excel và kể cả việc sử dụng một số phần mềm khác và nay mới bắt đầu sử dụng phần mềm Dân Trí Soft. Vậy làm thế nào để chuyển dữ liệu đã có như tồn kho đầu kỳ, công nợ phải thu khách hàng đầu kỳ, công nợ phải trả nhà cung cấp đầu kỳ? Bài này sẽ hướng dẫn chi tiết cách làm đó.
Việc nhập đầu kỳ chỉ làm một lần duy nhất khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm. Còn sau này sẽ làm trực tiếp ở phần mềm với hướng các hướng dẫn chi tiết ở những bài khác.

*** Nếu bạn đã dùng phần mềm Dân Trí Soft một thời gian để bán hàng, in bill thanh toán thì tồn kho hiện tại đang bị âm do chưa có nhập hàng hóa, vì vậy hãy xem hướng dẫn: Thanh lý kho hàng: reset kho hàng về 0 (về mặc định) để bắt đầu làm mới dữ liệu tồn kho và chuẩn hóa làm đúng lại ngay từ đầu.

Phần 1: NHẬP TỒN KHO ĐẦU KỲ
*** Giải thích về cách nhập kho lần đầu tiên vào phần mềm (nhập kho đầu kỳ): khi bắt đầu dùng phần mềm thì trong thực tế hàng hóa đã có sẵn ở kho hàng, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn của hàng hóa vào phần mềm Dân Trí Soft? Cách thực hiện:

Cách 1: Thực hiện thủ công bằng cách gõ trực tiếp vào Dân Trí Soft như sau:
Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> Thêm mới thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra.
Thêm mới phiếu nhập kho để nhập số lượng tồn kho đầu kỳ
Cách 2: Import từ file excel số lượng tồn kho có sẵn.
- Đầu tiên là phải tải file mẫu (template) của Dân Trí Soft để nhập liệu thông tin hàng hóa và số lượng tồn kho. Để tải file excel mẫu này bạn vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> click vào nút Import ở phía dưới bên trái >> nhấn vào Download Teamplate để tải file excel mẫu.
Tải file excel mẫu để import phiếu nhập kho đầu kỳ
- Mở file excel vừa tải để nhập thông tin theo đúng chuẩn của mẫu này. Lưu ý: mặc định phần mềm cho tối đa import với file excel có 200 dòng hàng hóa, vì vậy nếu có nhiều hơn 200 hàng hóa thì tạo ra nhiều file khác nhau và lần lượt import.
- Sau khi nhập thông tin đúng chuẩn vào file excel mẫu thì ta thực hiện động tác import từ file excel để nhập liệu số lượng tồn kho đầu kỳ. Thực hiện như sau: tạo mới Phiếu nhập kho >> chọn phân loại Nhập kho nội bộ >> nhấn vào nút Import >> nhấn vào Choose File để chọn đến file excel >> nhấn vào nút Import Data >> chờ trong giây lát để hệ thống load dữ liệu. Nếu lỗi sẽ có thông báo để bạn kiểm tra lại. Nếu thành công sẽ hiện ra thông tin của một phiếu nhập kho, bạn hãy chú thích vào dòng Ghi chú là Nhập kho đầu kỳ để sau này dễ dàng truy xuất thông tin.
Import từ file excel cho dữ liệu tồn kho đầu kỳ
Trường hợp đặc biệt: Trong thực tế có khách hàng sử dụng phần mềm Dân Trí Soft một thời gian nhưng chỉ mới dùng tính năng bán hàng, in hóa đơn, quản lý doanh thu... mà chưa dùng đến tính năng quản lý kho hàng. Vì vậy dữ liệu báo cáo tồn kho sẽ có hàng hóa bị âm. Giờ muốn quản lý lại kho hàng một cách chuẩn chỉ thì làm cách nào?

Phần 2: NHẬP CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG ĐẦU KỲ - CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP ĐẦU KỲ

1. Nhập công nợ phải thu khách hàng đầu kỳ: vào menu Hệ thống >> Đầu kỳ công nợ khách hàng >> nhấn nút Import >> nhấn nút Download template để tải file excel mẫu. Tải file excel mẫu về máy tính thì nhập liệu cho đúng chuẩn mực của file. Sau đó nhấn vào nút Choose File để chọn đường dẫn đến file excel vừa nhập liệu >> nhấn nút Import Data >> chờ trong giây lát để hệ thống load dữ liệu. Nếu lỗi sẽ có thông báo để bạn kiểm tra lại. Nếu thành công thì công nợ phải thu khách hàng sẽ được cập nhật vào hệ thống.
- Để xem công nợ phải thu khách hàng vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ khách hàng để xem chi tiết.
Nhập công nợ phải thu đầu kỳ và công nợ phải trả đầu kỳ
2. Nhập công nợ phải trả cho nhà cung cấp: tương tự như cách làm ở trên.
- Để xem báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp để xem thông tin chi tiết.
Xem báo cáo công nợ phải trả cho nhà cung cấp