Cách kiểm soát, tránh thất thoát, phòng ngừa gian lận

Nếu bạn chưa hình dung về việc thất thoát xảy ra như thế nào thì hãy dành 10 phút để đọc thật kỹ bài viết 81 tuyệt kỹ ăn bớt trong lĩnh vực phục vụ, biết đâu sẽ "bỏ luôn ý định" làm doanh chủBài này viết dành riêng cho người doanh chủ, là giải pháp công nghệ phần mềm nhằm giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, tiết kiệm hơn và lưu ý "trong dùng người thì tin mới dùng, không tin không dùng và niềm tin phải được kiểm soát có hệ thống".
Dân Trí Soft xây dựng ứng dụng xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại, giúp người doanh chủ xem được hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi. Do đó, việc đầu tiên là người doanh chủ cần tải ứng dụng và sử dụng theo hướng dẫn tại link: Cách tải và sử dụng ứng dụng xem báo cáo online bằng điện thoại cho doanh chủ hay nhà đầu tư giúp kiểm soát hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi. Bước tiếp theo là người doanh chủ cần đọc các hướng dẫn bên dưới và nên để tất cả nhân sự có liên quan biết rõ là hệ thống phần mềm giám sát được mọi hoạt động và hãy làm việc trung thực, tạo giá trị nhiều hơn sẽ được trọng dụng, thu nhập tốt với công việc ổn định, bền vững.

PHẦN 1: LĨNH VỰC CAFE - TRÀ CHANH - TRÀ SỮA - NHÀ HÀNG - QUÁN ĂN - QUÁN NHẬU - KARAOKE - BIDA
Quản lý kinh doanh chặt chẽ vừa mang tính khoa học, logic & vừa mang tính nghệ thuật, tình người để nhân sự kính trọng
1. Đầu tiên, là áp dụng quy trình quản lý khép kín nhằm phòng ngừa tình trạng "ăn bớt" trong quá trình vận hành.
Với cách order ghi sổ (ghi giấy) truyền thống thì người nhân viên order sẽ ghi thông tin món trên nhiều liên (cuốn sổ thường sẽ có nhiều liên), ví dụ liên 1 gửi thu ngân, liên 2 gửi cho nhà bếp.
- Nếu người order không đưa liên cho thu ngân mà chỉ gửi liên cho bếp và xuất món?
- Nếu người nhân viên thu ngân không nhập phiếu order vào phần mềm?
- Nếu nhân viên bếp tự ý cho xuất món mà không cần liên order?
Điều gì sẽ xảy ra nếu hiện tượng trên xảy ra??? ......... Vâng, là thất thoát đấy!
Để phòng tránh tình trạng này thì giải pháp khoa học dễ áp dụng là quy trình quản lý khép kín giữa nhân viên order <=> thu ngân <=> nhà bếp, hãy xem video bên dưới để rõ nhé.


2. Thứ hai, là hiểu cách mà thu ngân có thể lợi dụng gian dối, ăn bớt:
Cách 1. In bill, thu tiền, sau đó xóa bill hoặc xóa món: thu ngân cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill/xóa món để lấy tiền vào túi riêng.
Cách kiểm tra: 
- Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị (tài khoản có quyền cao nhất & thường DanTriSoft chỉ gửi tài khoản này đến người chủ hoặc người được ủy quyền) vào website www.DanTriSoft.vn
- Để kiểm tra xem hóa đơn đó do ai xóa, xóa vào thời gian nào... thì vào menu Hệ thống >> Nhật ký hệ thống >> chọn khoảng thời gian để tìm kiếm xem báo cáo >> phần mềm sẽ load ra thông tin chi tiết.
Xem nhật ký xóa bằng cách vào Hệ thống >> Nhật ký hệ thống: hiện ra thông tin chi tiết
- Để kiểm tra log (lịch sử) xóa món (trả món/trả hàng): vào menu Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng >> chọn thời gian để xem lịch sử và nhấn tìm kiếm, phần mềm sẽ load ra thông tin chi tiết.
Vào Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng để xem liệt kê danh sách món được trả do ai trả
Lưu ý: Phần mềm chỉ ghi nhận lại các nghiệp vụ xóa hóa đơn, trả món để người chủ/quản lý có dữ liệu để nhìn lại. Còn việc đúng hay sai, trung thực hay không trung thực thì nó thuộc về khâu quản lý nhân sự nhé, vì trong thực tế có cả nguyên nhân khách quan lẫn chủ quan, đừng vội vàng đánh giá nhân sự khi mà chưa có quan sát tổng thể.
Cách 2. In bill, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá bill hoặc nhấn sửa giá bán: thu ngân thu tiền đầy đủ của bill, sau đó giảm giá bill để lưu hóa đơn, thu ngân bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: bill trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.
Cách kiểm tra:
- Hãy đăng nhập bằng tài khoản quản trị (tài khoản có quyền cao nhất & thường DanTriSoft chỉ gửi tài khoản này đến người chủ hoặc người được ủy quyền) vào website www.DanTriSoft.vn
- Vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp: thì báo cáo này sẽ mô tả tổng hợp lại các hóa đơn, hóa đơn nào giảm giá theo cả bill, cái nào giảm giá theo món...
Vào Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp để xem tổng hợp quá trình bán hàng & thu tiền, giảm giá...
Lời khuyên của DanTriSoft là việc giảm giá cần có quy trình, tránh tình trạng giảm giá tùy tiện. Ví dụ đơn giản về quy trình giảm giá là bill nào giảm giá thì cần giữ lại bill & có chữ ký xác nhận của người có quyền giảm giá bill/nhân sự phụ trách, điều này giúp đối soát rõ ràng & minh bạch.

PHẦN 2: LĨNH VỰC BÁN LẺ, BÁN SỈ, ĐẠI LÝ
Tương tự như ở phần 1 thì với lĩnh vực bán lẻ, bán sỉ, đại lý thì người thu ngân/kế toán cũng có các cách "ăn bớt doanh thu" và phần mềm cũng ghi nhận lại rất chặt chẽ
Cách 1. In hóa đơn bán hàng, thu tiền, sau đó xóa hóa đơn hoặc xóa bớt hàng hóa món: thu ngân/kế thoán cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill/xóa món để lấy tiền vào túi riêng.
Cách 2. In hóa đơn, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá hóa đơn hoặc nhấn sửa giá bán: thu ngân/kế toán thu tiền đầy đủ của hóa đơn, sau đó giảm giá rồi mới lưu hóa đơn, thu ngân/kế toán bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: hóa đơn trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân/kế toán thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.

PHẦN 3. GIẢI PHÁP QUẢN LÝ CHUẨN TRÁNH GIAN LẬN
Một phần mềm quản lý chuẩn thì phải có hệ thống phân quyền đủ chặt chẽ & logic trước là để phòng tránh, sau là truy dấu vết gian lận. DanTriSoft tự hào là công ty phần mềm có hệ thống phân quyền sát với nhu cầu quản lý thực tế của chủ quán/quản lý tại Việt Nam, đơn giản dễ sử dụng và hiệu quả. Hãy xem chi tiết Tạo user (người sử dụng) cho nhân viên, phân quyền, đổi mật khẩu, ngưng/xóa tài khoản