Tạo user, mật khẩu, phân quyền, đổi mật khẩu, ngưng/xóa tài khoản

Làm thế nào để tạo tài khoản sử dụng cho nhân viên (user), phân quyền chức năng sử dụng chi tiết, xóa tài khoản, đổi mật khẩu (reset password) tài khoản, phòng ngừa gian dối thất tiền & hàng, cho hay khóa quyền dùng app trên điện thoại...
Chú ý nguyên tắc: Khi phân quyền theo hướng dẫn ở bên dưới xong, cần phải yêu cầu user phải thoát ra và tắt tất cả ứng dụng như ứng dụng trên điện thoại, ứng dụng bán hàng trên máy tính, sau đó mới đăng nhập lại thì chức năng vừa phân quyền mới có hiệu lực.

Phần 1. Thêm tài khoản người dùng (user đăng nhập)
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Dân Trí Soft trên trình duyệt web: www.DanTriSoft.vn
Bước 2: Vào Hệ thống >> Tài khoản người dùng.
Bước 3: Nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin người sử dụng phần mềm, khi chọn nhóm người dùng cần chọn nhóm có phân quyền phù hợp ví dụ nhóm order, nhóm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý và nhấn Lưu. Tương tự như vậy ta có thể thêm mới thông tin nhân viên kinh doanh, kế toán, thủ kho...
Vào menu Hệ thống >> click Tài khoản người dùng
Nhấn Thêm mới để khai báo Tài khoản người dùng
Dân Trí Soft phân quyền theo Nhóm người dùng & mặc định phần mềm đã phân các nhóm người dùng như bên dưới, ngoài ra tùy vào đặc thù mà người quản trị (admin) có thể tạo ra các nhóm khác.
- Quản lý chung: Sử dụng tất cả các tính năng của cửa hàng trừ chức năng "Hệ Thống", thường quyền này được gán cho cửa hàng trưởng, được quyền sử dụng xem báo cáo online bằng app trên điện thoại, được quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order.
- Thu ngân được phép:
+ Lưu hóa đơn.
+ In chế biến.
+ In hóa đơn.
+ Chuyển bàn.
+ Gộp bàn.
+ Xem và tìm kiếm hóa đơn.
+ Quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order
- Kế toán: Được phép Xem và tìm kiếm hóa đơn và các báo cáo trong chức năng Doanh thu.
- Quản lý kho: Quản lý nhà cung cấp, Danh sách kho, Xuất nhập tồn kho, Định lượng hàng hóa, Giá vốn, Báo cáo Xuất Nhập Tồn.
- Nhân viên Order: có chức năng order món, thường được cấp cho nhân viên phục vụ chuyên order.
Lưu ý: Quyền quản trị hệ thống (thông thường là doanh chủ sử dụng, Dân Trí Soft sẽ bàn giao tài khoản có quyền cao nhất này hoặc nếu tự doanh chủ đăng ký dùng thử thì tài khoản đăng ký chính là quyền quản trị hệ thống) có quyền thêm/sửa/xóa/ngưng tài khoản người dùng.

Cách Thêm quyền/Bỏ quyền trong phần mềm
- Đăng nhập vào phần mềm vào Hệ thống >> Phân quyền người dùng
Vào Phân quyền người dùng
 - Click chuột chọn vào nhóm người dùng, sau đó click chọn Nhóm chức năng, sẽ nhìn thấy phía tay phải là các chức năng chi tiết để check chọn hay bỏ check chọn. Để hoàn tất việc phân quyền nhấn Lưu sau khi check chọn hoặc bỏ check chọn. Chú ý: tài khoản cần phải thoát khỏi ứng dụng thì chức năng mới của phân quyền mới được cập nhật.
Check chọn hoặc bỏ check chọn để phân quyền chức năng chi tiết
Chú ý: Sau khi phân quyền xong bắt buộc phải yêu cầu nhân viên thoát phần mềm rồi đăng nhập lại (cả máy tính và điện thoại) thì phân quyền đó mới có hiệu lực.

Cách cho phép tài khoản truy cập ứng dụng trên điện thoại
- Với ứng dụng bằng điện thoại thì được phân quyền ngay tại phần nhóm khách hàng: vào menu Hệ thống >> Nhóm người dùng >> nhấn vào Edit để chỉnh sửa là Cho phép sử dụng trên app mobile hay không >> nhấn Lưu và đóng để hoàn tất. Vì vậy tài khoản nào (user) ở trong phân nhóm người dùng nào thì sẽ có quyền hay không có duyền dùng app mobile.
Cho phép nhóm người dùng có được phép sử dụng app trên mobile hay không.

Ví dụ phân quyền cho chức năng bán hàng
Có 2 cách mà trong thực tế người nhân viên thu ngân có thể lợi dụng để gian dối, ăn bớt doanh thu:
Cách 1. In bill, thu tiền, sau đó xóa bill hoặc xóa món: thu ngân cho in bill, thu tiền đầy đủ nhưng sau đó xóa bill để ăn bớt.
Giải pháp: Bỏ check chọn (tức không cho quyền) chức năng: Xóa trong danh sách hóa đơn - là để khi đã in bill thanh toán rồi thì không được phép xóa bill, và bỏ check chọn Cho phép trả món sau khi in hóa đơn - là để khi đã in bill thanh toán thì user đó không được phép xóa món.
*** Nếu bill đó cần trả món thực sự thì cần nhân sự có quyền cao hơn (quản lý chẳng hạn) để xóa món & thông thường sẽ được ghi nhận lại để đối soát trong công tác quản lý.
Cách 2. In bill, thu tiền đầy đủ, sau đó giảm giá bill hoặc nhấn sửa giá bán: thu ngân thu tiền đầy đủ của bill, sau đó giảm giá bill để lưu hóa đơn, thu ngân bỏ túi riêng số tiền chênh lệch. Ví dụ: bill trị giá là 5 triệu đồng, thu ngân thu đủ sau đó chọn giảm giá 10% tức giảm 500.000 đồng và bỏ vào túi riêng.
Giải pháp: Bỏ check chọn Sửa CK sau khi in hóa đơn - tức là sau khi in bill tính tiền thì user đó sẽ không được phép chiết khấu nữa.
*** Nếu bill đó cần chiết khấu thực sự thì cần nhân sự có quyền để chiết khấu mới thực hiện được & thông thường sẽ được ghi nhận lại để đối soát.
Minh họa phân quyền chức năng Bán hàng - Doanh thu

Cách 3. Với riêng lĩnh vực kinh doanh karaoke, quán bida: nhân viên thay đổi giờ tính tiền.
Giải pháp: Bỏ check chọn Cho phép sửa giờ thì tài khoản đó sẽ không được phép chỉnh sửa thời gian tính tiền giờ. Nếu muốn chỉnh sửa giờ thì cần dùng tài khoản có quyền cao hơn.
Check bỏ chọn quyền cho phép sửa giờ để khóa quyền này của tài khoản ở lĩnh vực karaoke, bida

Phần 2. Đổi mật khẩu (reset password), ngưng/xóa tài khoản người dùng
2.1 Đổi mật khẩu: khi nhân viên quên mật khẩu hoặc cần đổi mật khẩu thì người có quyền quản trị hệ thống (thường là tài khoản người doanh chủ có quyền cao nhất) sẽ có quyền reset mật khẩu (đổi mật khẩu) bằng cách: đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn, vào menu Hệ thống >> Tài khoản người dùng >> click vào Reset mật khẩu.
Lưu ý: với tài khoản quản trị hệ thống (có quyền cao nhất) nên lưu trữ mật khẩu cẩn thận, nếu bị quên mật khẩu thì liên hệ ngay với hotline DanTriSoft 0906.799.838 (mr Hiếu) để được hỗ trợ cấp lại mật khẩu.
Tài khoản hệ thống dễ dàng reset mật khẩu cho nhân viên nếu bị quên mật khẩu
2.2: Xóa/ngưng tài khoản: khi nhân viên nghỉ việc thì người có quyền hệ thống có quyền xóa/ngưng sử dụng tài khoản nhân viên đó hoặc thay đổi mật khẩu (reset) tài khoản, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Dân Trí Soft trên trình duyệt web www.DanTriSoft.vn và đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị hệ thống.
Bước 2: Vào Hệ thống >> Tài khoản người dùng
Bước 3:
- Nếu user đã sử dụng và đã có phát sinh nghiệp vụ trước đây: Nhấn Edit >> Click nút Bỏ sử dụng >> nhấn Lưu, thì tài khoản này sẽ bị ngưng sử dụng (không dùng được nữa).
- Nếu user chưa phát sinh bất kỳ nghiệp vụ nào: Click chọn vào ô vuông ở trước thông tin user >> nhấn Xóa và xác nhận, tài khoản sẽ bị xóa khỏi hệ thống.