Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
1. Đổi điện thoại, địa chỉ, tên tiệm
Quán/cửa hàng muốn thay đổi tên, đổi địa chỉ, đổi số hotline in trên bill thanh toán thì thay đổi như thế nào?
Trả lời:
Chú ý: tất cả các thông tin đều được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu. Chỉ có duy nhất Mã chi nhánh là được fix cố định vì đây chính là định danh duy nhất trên hệ thống, cho dễ hiểu thì đây chính là số CMND/căn cước công dân của mỗi người là duy nhất trên hệ thống. Vếu muốn thay đổi mã chi nhánh thì chỉ có cách khởi tạo lại một gian hàng mới hoàn toàn (tạo phần mềm mới) bằng cách mua mới.
 |
| Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán để thể hiện bên ngoài phiếu thanh toán... |
2. Xóa hàng hóa, xóa nhóm hàng
Một hàng hóa trong menu không bán nữa, làm sao xóa khỏi danh sách bán hàng trên phần mềm DanTriSoft? Một nhóm hàng hóa không sử dụng nữa, làm sao để xóa/ẩn nhóm hàng đó khỏi màn hình bán hàng?
Trả lời:
1.1 Xóa/ẩn hàng hóa không còn bán hàng ở màn hình tính tiền
- Về nguyên tắc: một hàng hóa (hay khách hàng, nhà cung cấp...) đã phát sinh chứng từ liên quan, ví dụ đã có nghiệp vụ bán hàng hay nghiệp vụ nhập kho, xuất kho... thì phần mềm sẽ không cho phép xóa hàng hóa đó đi. Hay nói cách khác, phần mềm Dân Trí Soft chỉ cho phép xóa hàng hóa khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ nào có liên quan đến món hàng đó.
- Vì vậy, nếu món hàng đó không bán nữa thì sẽ vào phần mềm cho ẩn món hàng đó đi (tức không còn sử dụng). Thực hiện như sau: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Tìm món hàng không còn sử dụng nữa >> Nhấn edit >> Vào tab Thông tin khác >> Bỏ check chọn Sử dụng. Sau khi bỏ chọn thì món hàng này sẽ được ẩn khỏi danh mục hàng hóa, nếu muốn sử dụng lại thì check chọn lại. Sau khi ẩn món thì trên màn hình bán hàng sẽ không còn tìm thấy món hàng đó nữa.
 |
| Bỏ check chọn Sử dụng để không dùng món hàng đó nữa |
- Hoặc cũng có thể đổi tên món đó thành tên một món hàng khác, bằng cách vào sửa món và gõ lại tên món khác. Lúc này tên món cũ sẽ bị mất đi mà thay thế vào đó là tên của món mới.
- Khi vào xem Danh sách hàng hóa ta có thể lựa chọn cách xem hàng hóa còn sử dụng hay không còn sử dụng bằng cách check chọn hoặc bỏ đi cái nút Không sử dụng, nếu muốn chỉ xem hàng không còn sử dụng thì bỏ check chọn tất cả các mục rồi nhấn Tìm kiếm.
 |
| Xem danh sách hàng hóa |
*** Còn trường hợp bạn muốn xóa trắng (xóa sạch) để tạo dữ liệu hoàn toàn mới, bạn cần xem kỹ hướng dẫn này ở mục xóa dữ liệu mẫu: Khởi tạo phần mềm để bắt đầu sử dụng, thay đổi thông tin tên cửa hàng/shop/quán, địa chỉ, thiết lập hệ thống, xóa dữ liệu mẫu
1.2 Xóa/ẩn nhóm hàng khỏi màn hình tính tiền
- Về nguyên tắc: nhóm hàng hóa khi tạo ra chỉ đổi được tên nhóm mà không xóa được. Nhóm hàng hóa chỉ hiển thị trong màn hình bán hàng khi và chỉ khi trong nhóm hàng hóa đó có ít nhất 1 món hàng còn sử dụng, nếu không có thì màn hình bán hàng sẽ không hiển thị nhóm hàng đó.
- Vì vậy, nếu không muốn hiển thị nhóm hàng trong màn hình bán hàng thì hãy chuyển tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó sang nhóm hàng khác, hoặc cho không sử dụng tất cả hàng hóa trong nhóm hàng đó theo hướng dẫn ở mục 1.1.
 |
| Cách xóa/ẩn nhóm hàng khỏi màn hình tính tiền |
3. Xóa/sửa khu vực, xóa/sửa bàn
Khi tạo sơ đồ khu vực/bàn thì phát hiện có khu vực hoặc bàn không cần sử dụng nên cần xóa đi; Hoặc khi dùng phần mềm một thời gian thì có thay đổi sơ đồ khu vực/ phòng bàn nên cần xóa đi để thiết lập lại.
Trả lời:
1. Về nguyên tắc: nếu phòng, bàn đã phát sinh hóa đơn, chứng từ có liên quan thì tuyệt đối không cho phép xóa, vì nếu cho phép xóa thì các hóa đơn chứng từ gán với bàn và khu vực đó sẽ không còn thông tin. Do đó chỉ có thể xóa đi bàn, khu vực chưa phát sinh bất kỳ chứng từ nào. Nên ta có thể cho ẩn bàn/phòng (không sử dụng nữa) nếu bàn/phòng đó đã có chứng từ liên quan.
2. Cách xóa:
- Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web, vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> Check chọn vào khu vực cần xóa >> nhấn vào nút Xóa và chọn Yes để hoàn tất.
 |
| Xóa khu vực tạo không đúng nhu cầu khi chưa có phát sinh nghiệp vụ có liên quan |
- Trong trường hợp khu vực/phòng bàn đã hoạt động và có phát sinh nhiều chứng từ thì bạn chỉ cần cho ẩn đi tức không sử dụng nữa là xong. Cách thực hiện: (1) cho ẩn bàn: click vào bàn/phòng muốn ẩn đi, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì bàn/phòng đó sẽ bị ẩn đi khỏi danh sách bàn/phòng trên màn hình bán hàng, khi nào muốn sử dụng lại chỉ cần check chọn lại Sử dụng. (2) Cho ẩn khu vực: vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> chọn khu vực muốn ẩn đi, nhấn vào chữ Edit >> bỏ check chọn Sử dụng.
 |
| Cho ẩn bàn: check bỏ chọn sử dụng để không còn hiển thị trong màn hình bán hàng |
 |
| Cho ẩn khu vực: check bỏ chọn Sử dụng để ẩn khu vực trong màn hình bán hàng |
4. Thêm hàng là dịch vụ không xét kho
Hàng hóa đó là dịch vụ (ví dụ dịch vụ sửa chữa, dịch vụ chăm sóc, dịch vụ giao hàng...) nên không cần quản lý số lượng tồn kho trong báo cáo quản lý kho thì sẽ khai báo thế nào?
Trả lời:
Với hàng hóa là dịch vụ không cần quản lý kho thì khi khai báo thông tin hàng hóa (hoặc nhấn sửa hàng hóa) cần làm như sau: vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> Nhấn Thêm mới (hoặc Edit nếu đã khai báo) >> Chọn tab Thông tin khác >> check chọn Mã dịch vụ để không cần quản lý kho.
 |
| Check chọn là Mã dịch vụ để không quản lý nhập xuất tồn kho |
5. Xóa trắng dữ liệu làm mới lại từ đầu
Sau một thời gian kinh doanh nay muốn xóa sạch (xóa trắng) dữ liệu để thiết lập lại từ đầu thì làm như thế nào?
Trả lời:
[Chú ý vì rất quan trọng] Sau khi thanh lý là dữ liệu bị xóa trắng và không có cách nào phục hồi được, do đó cần cẩn thận khi dùng chức năng thanh lý dữ liệu này, cần lưu trữ lại những thông tin cần thiết ra sổ sách hoặc xuất dữ liệu ra file excel.
- Để xóa sạch (xóa trắng) dữ liệu kinh doanh thời gian qua để thiết lập dữ liệu mới ta làm như sau: Vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống. Tại tab Thanh lý dữ liệu check chọn lần lượt cả 2: Thanh lý danh mục Chi nhánh hiện tại và Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh, sau đó nhấn nút Thanh lý và chờ trong vài phút (có thể hàng chục phút nếu dữ liệu kinh doanh quá nhiều) để hệ thống xóa trắng dữ liệu để bạn tạo thông tin mới cho quán/nhà hàng.
- Nếu chỉ muốn xóa đi các nghiệp vụ phát sinh từ trước đến nay và vẫn giữ lại tất cả danh mục hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp... thì chỉ cần check vào nút Thanh lý chứng từ chi nhánh hiện tại và chọn Thanh lý.
 |
| Thanh lý dữ liệu theo đúng yêu cầu quản lý kinh doanh |
6. Đổi mật khẩu, xóa tài khoản nhân viên
Nhân viên nghỉ việc nên muốn đổi mật khẩu (reset password), xóa, ngưng dùng tài khoản (user)
1. Đổi mật khẩu: khi nhân viên quên mật khẩu hoặc cần đổi mật khẩu để người khác sử dụng thì người có quyền quản trị hệ thống (thường là tài khoản người doanh chủ có quyền cao nhất) sẽ có quyền reset mật khẩu (đổi mật khẩu) bằng cách: đăng nhập vào phần mềm tại www.DanTriSoft.vn, vào menu Hệ thống >> Tài khoản người dùng >> click vào Reset mật khẩu.
Lưu ý: với tài khoản quản trị hệ thống (có quyền cao nhất) nên lưu trữ mật khẩu cẩn thận, nếu bị quên mật khẩu thì liên hệ ngay với hotline 0906.799.838 (mr Hiếu) để được hỗ trợ cấp lại mật khẩu.
 |
| Tài khoản hệ thống dễ dàng reset mật khẩu cho nhân viên nếu bị quên mật khẩu |
2. Xóa/ngưng tài khoản: khi nhân viên nghỉ việc thì người có quyền hệ thống có quyền xóa/ngưng sử dụng tài khoản nhân viên đó hoặc thay đổi mật khẩu (reset) tài khoản, cách thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Dân Trí Soft trên trình duyệt web www.DanTriSoft.vn và đăng nhập bằng tài khoản có quyền quản trị hệ thống.
Bước 2: Vào Hệ thống >> Tài khoản người dùng
Bước 3: theo tình huống sẽ làm như sau:
- Nếu user đã sử dụng và đã có phát sinh nghiệp vụ trước đây: Nhấn Edit >> Click nút Bỏ sử dụng >> nhấn Lưu, thì tài khoản này sẽ bị ngưng sử dụng (không dùng được nữa).
- Nếu user chưa phát sinh bất kỳ nghiệp vụ nào: Click chọn vào ô vuông ở trước thông tin user >> nhấn Xóa và xác nhận, tài khoản sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741