Nghiệp vụ vào ca - bán hàng - kết ca - bàn giao ca

Với quán/cửa hàng có nhiều thu ngân, có nhiều ca làm việc thì việc quản lý tiền từ khâu vào ca - bán hàng - kết ca - báo cáo kết ca - bàn giao tiền cho ca tiếp theo là rất quan trọng, đòi hỏi chính xác vì liên quan đến tiền và hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ và logic của nghiệp vụ này ở DanTriSoft.
Cần hiểu cho đúng: 

Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.

Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca - kết ca - bàn giao tiền bán hàng thường sẽ làm trên sổ sách, nay sử dụng DanTriSoft thì việc này được làm ngay trên phần mềm, in ấn phiếu bàn giao ca rất đơn giản nhanh chóng và quan trọng là quản lý một cách chặt chẽ. 
Lưu ý: 

- Vào ca - kết ca có logic máy tính được quản lý chặt chẽ với giải thích cách tính toán chi tiết ở bài viết, nếu muốn sử dụng tính năng này cần phải đọc và hiểu thật rõ logic dưới, nó là công thức máy tính chứ không phải là ma thuật, còn không đọc hiểu thì hãy bỏ qua tính năng này của phần mềm (tức đừng quan tâm đến nó).

- Điều quan trọng thứ hai là chức năng vào ca, kết ca, báo cáo kết ca chỉ đúng khi phần mềm sử dụng 100% online, tức là logic công thức chỉ tính toán khi phần mềm dùng online, trường hợp phần mềm chuyển sang chế độ dùng offline thì công thức không tính toán được. Do đó, nếu chuyển dùng offline và sau khi đồng bộ online server thì chủ quán/chủ cửa hàng vào Báo cáo doanh thu theo ngày để chốt doanh thu ngày thì mới chính xác.
Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca: là tổng doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác nhấn nút Kết ca của một tài khoản (user) sử dụng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho tài khoản đó. 
Nhờ logic này mà ở cùng một thời điểm nếu có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng và kết ca (ví dụ nhiều có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều tính toán chính xác.
Video hướng dẫn Vào ca - Kết ca - Bàn giao ca

Bước 1. Vào ca


Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ ảnh bên dưới là sau khi nhập số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.
Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn Kết ca thì mới hoàn tất. Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.
Đây là tình huống SAI NGHIỆP VỤ: 

- Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau. 

- Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng và thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. 

- Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà chưa làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.

- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
*** Còn với báo cáo doanh thu theo ngày: là hàm tổng cộng doanh số bán hàng sau khi trừ đi tất cả các khoản giảm trừ như giảm giá hóa đơn, chiết khấu theo món từ thời điểm bắt đầu ngày (mặc định là 0 giờ - còn với lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke thì thời điểm được khai báo khác hơn) đến kết thúc ngày (mặc định là 24h - còn lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke, bida thì khai báo khác hơn).
Vào ca: kiểm đếm tiền đầu ca khi bắt đầu vào ca

Bước 2. Bán hàng


Người nhân viên thu ngân sẽ làm nghiệp vụ bán hàng một cách bình thường trong suốt thời gian của ca, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu cho ca này để khi hết ca sẽ làm bước kết ca và bàn giao ca tiếp theo.
Lưu ý: Trong thời gian này tuyệt đối không cho nhân sự khác đăng nhập vào phần mềm vì có thể sẽ gây ra tình trạng báo cáo kết ca sai lệch, ví dụ trường hợp người khác đăng nhập vào và thao tác bán hàng phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng cho người đó khi họ đã lưu hóa đơn, nên khi kết ca phần mềm sẽ không tính đủ trong khoảng thời gian. Và để báo cáo kết ca đúng thì người thu ngân chỉ bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân mà không bán hàng bằng trình duyệt web.

Bước 3. Kết ca và bàn giao ca

Lưu ý: Bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn nút Kết ca thì mới hoàn tất nghiệp vụ: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào Mở rộng >> Báo cáo kết ca.
Vào chức năng kết ca: Mở rộng >> Báo cáo kết ca
2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.
Nhập thông tin kiểm đếm tiền để kết ca và bàn giao, bắt buộc phải nhấn vào nút Kết ca để hoàn tất.
- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập Vào ca, có khai báo thông tin đầu ca và nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca và nhấn Kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.

- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.

- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.

- Nhấn Kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in ấn, có thể in ra để 2 nhân sự xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel thoát. Chú ý là khi đã nhấn Kết ca là nghiệp vụ kết thúc và không thể quay ngược lại nghiệp vụ này, vì vậy cần cẩn thận trước khi quyết định nhấn Kết ca.

- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.
Chú ý: Nếu phần mềm chuyển sang chế độ hoạt động offline (tức internet bị mất) thì báo cáo kết ca có thể sẽ không chính xác 100% mà số liệu doanh số bán hàng chuẩn được thể hiện ở báo cáo bán hàng bằng trình duyệt website hoặc trên ứng dụng xem báo cáo kinh doanh online, lúc này người quản lý nên can thiệp để có số liệu báo cáo đúng 100%. Báo cáo đầu ca - kết ca chuẩn nhất khi hệ thống online vận hành ổn định, do đó cần đầu tư hệ thống internet chuẩn và đúng ngay từ đầu.

Bước 4. Xem lịch sử báo cáo kết ca

Đăng nhập ứng dụng xem báo cáo bằng điện thoại (xem Hướng dẫn sử dụng ứng dụng xem báo cáo online bằng điện thoại). Click vào Lịch sử kết ca >> chọn thời gian cần xem và nhấn Tìm kiếm để xem lịch sử kết ca. Lịch sử báo cáo kết ca thường được phân quyền để người chủ/người quản lý được xem mà nhân viên thu ngân sẽ không được xem lịch sử kết ca này.
Xem lịch sử kết ca bằng app trên điện thoại
10 phút làm chủ phần mềm thu ngân, vào ca - bán hàng - kết ca

Tình huống: Giải thích kết ca sai

Bida Linh Đỗ phản ánh tình trạng báo cáo kết ca tổng hợp ngày không đúng, gây thất thoát nhiều tiền như ảnh.
Bida Linh Đỗ phản ánh tổng hợp kết ca bị sai, gây thất thoát
Bida Linh Đỗ phản ánh tổng hợp kết ca bị sai, gây thất thoát

Tìm hiểu lý do tại sao sai và cách xử lý:

1. Nhìn vào 2 phiếu in Báo cáo kết ca này ta đọc được thông tin như sau:
Báo cáo kết ca THUNGAN1
- Phiếu nhân viên THUNGAN1 có giờ vào là 09:30 ngày 23/10/22 và giờ ra (tức giờ in được phản ánh ở phiếu in) là 16 giờ 20 phút 03 giây ngày 23/10/22, có tổng tiền doanh thu đã thu được là 3.266.100 đồng
Báo cáo kết ca THUNGAN2
- Phiếu nhân viên THUNGAN2 giờ vào ca là 15:56 ngày 23/10/22 và giờ ra 22:05:48 ngày 23/10/22, có tổng tiền doanh thu đã thu được là 2.216.000 đồng.

==> Tổng doanh thu của THUNGAN1 + THUNGAN2 ở 2 phiếu = 3.266.100 đồng + 2.216.000 đồng = 5.482.100 đồng, lưu ý 2 báo cáo kết ca này nằm ở khoảng thời gian từ 16 giờ 20 phút 03 giây đến 22:05:48 ngày 23/10/22

2. Nhìn vào app báo cáo kinh doanh cho người chủ thì ghi nhận doanh thu = 8.126.100 đồng.
App báo cáo kinh doanh cho người chủ
Từ 1 và 2 thì thấy rằng: Tổng doanh thu của THUNGAN1 + THUNGAN2 ở 2 phiếu = 3.266.100 đồng + 2.216.000 đồng = 5.482.100 đồng # (khác) App báo cáo kinh doanh cho người chủ thì ghi nhận doanh thu = 8.126.100 đồng, vậy lý do tại sao?
Giải thích lý do:

- Vì đặc thù kinh doanh qua đêm tại quán bida Linh Đỗ, nên ngay từ đầu hệ thống đã setup theo logic là doanh thu một ngày sẽ được tính từ 7 giờ sáng hôm nay đến 6 giờ 59 phút 59 giây sáng hôm sau (điều này đã được thống nhất với chủ quán từ đầu, mục tiêu là giúp chủ quán xem báo cáo thuận tiện hơn với mô hình kinh doanh qua đêm còn mặc định DanTriSoft sẽ tính một ngày là từ 0 giờ đến 24h). Tức là ở trường hợp clb bida Linh Đỗ thì từ 7 giờ sáng ngày 23/10/2022 đến 6 giờ 59 phút 59 giây sáng ngày 24/10/2022 được phần mềm tính toán là một ngày, tức ghi nhận cho ngày 23/10/2022. Cần nắm rõ logic này thì mới giải thích rõ ràng cho trường hợp ở trên, cụ thể:

    + App báo cáo kinh doanh cho người chủ thì ghi nhận doanh thu = 8.126.100 đồng, tức là số liệu doanh thu được ghi nhận từ 7 giờ sáng ngày 23/10/2022 đến 6 giờ 59 phút 59 giây sáng ngày 24/10/2022.

    + Tổng doanh thu của THUNGAN1 + THUNGAN2 ở 2 phiếu = 3.266.100 đồng + 2.216.000 đồng = 5.482.100 đồng, theo ghi nhận 2 báo cáo kết ca này nằm ở khoảng thời gian từ 16 giờ 20 phút 03 giây đến 22:05:48 ngày 23/10/22. Nhìn vào thời gian này ta thấy những khoảng thời gian là từ 7:00:00 đến 16:20:03 ngày 23/10/22, và từ 22:05:48 ngày 23/10/22 đến 06:59:59 ngày 24/10/22 là chưa có phản ánh báo cáo kết ca nào cả (bida Linh Đỗ chỉ gửi 2 ảnh báo cáo kết ca ở trên), vì vậy chủ quán hãy truy tại sao không có báo cáo ở khoảng thời gian này là vì sao, do không bán hàng trong 2 khoảng thời gian này hay do không làm báo cáo kết ca...?
Kết luận:

- Phần mềm máy tính là khoa học dữ liệu được tính toán trung thực dựa trên việc nhập liệu (input), các công thức tính toán được lập trình sẵn (process) theo ngôn ngữ máy tính, dựa trên input và process để tạo ra các báo cáo có giá trị cho người dùng (output). Vì máy tính là trung thực khách quan nên thông tin được ghi nhận trung thực, nói chính xác là máy tính không biết nói dối mà chỉ biết nhận thông tin input để cho ra kết quả output. Tuy nhiên, việc sử dụng nhập liệu là ở con người cho nên cần có việc quy định trách nhiệm nhập liệu đúng ngay từ đầu để tránh tình trạng sai số dữ liệu.

- Các trường hợp phần mềm bị treo (bị lag) gây ra tình trạng bị chậm, hoặc công thức (process) không hoạt động đều có nguyên nhân và được công ty phần mềm ghi nhận (gọi là log) để: một là xử lý sự cố (gọi là fix bug) và hai là cập nhật nâng cấp (gọi là update), cho nên những người chủ hiểu biết luôn quan tâm đến dịch vụ hỗ trợ phần mềm sau bán hàng chứ không chỉ dừng lại ở việc mua cái phần mềm giá rẻ là vậy. Theo kinh nghiệm người dùng phần mềm thì phần mềm có quá trình phát triển hơn 5 năm, có lượng người sử dụng nhiều (thường hơn 1.000 người dùng) thì có tính ổn định cao hơn so với phần mềm quản lý mới được lập trình phát triển, chỉ đang có vài chục người dùng, vì càng có kinh nghiệm thực tế thì càng lường trước được nhiều tình huống xảy ra trong thực tiễn kinh doanh.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741