Hướng dẫn vào ca, kết ca, bàn giao ca của nhân viên bán hàng/thu ngân để đảm bảo tiền bạc chuẩn xác, rõ ràng giữa các ca, tránh thất thoát

Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca, kết ca & bàn giao tiền bạc thường sẽ làm trên sổ sách nhưng nay sử dụng phần mềm Dân Trí Soft thì việc vào ca - kết ca - bàn giao ca được làm ngay trên phần mềm, vừa đơn giản nhanh chóng, vừa quản lý một cách chặt chẽ.

Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca và kết ca: là tổng hợp doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác Kết ca của một tài khoản dùng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản (user) này bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản (user) nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho user đó. Do đó, trong cùng một thời điểm có thể có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng & kết ca (ví dụ nhiều cửa hàng/quán có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều quản lý được.

Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu & phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ bên dưới là sau khi nhập liệu số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.
Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca & nhấn Kết ca thì mới hoàn tất: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng & còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng & đang chờ phục vụ là 100.000 đồng, sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.
Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng & còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm và chuyển cho nhân viên ca sau. Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng & thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca & thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.
- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn để ghi nhận doanh thu nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này nữa. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không nên cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
*** Còn với báo cáo doanh thu theo ngày: là hàm tổng cộng doanh số bán hàng sau khi trừ đi tất cả các khoản giảm trừ như giảm giá hóa đơn, chiết khấu theo món từ thời điểm bắt đầu ngày (mặc định là 0 giờ - với lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke thì thời điểm được khai báo khác hơn) đến kết thúc ngày (mặc định là 24h - lĩnh vực đặc thù như vũ trường, quán nhậu, karaoke thì khai báo khác hơn).

Bước 2: Bán hàng với phần mềm.