Hướng dẫn vào ca, kết ca, bàn giao ca của nhân viên bán hàng/thu ngân để đảm bảo tiền bạc chuẩn xác, rõ ràng giữa các ca

Bước 3: Kết ca & bàn giao cho ca tiếp theo.

1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào Mở rộng >>> Báo cáo kết ca.

2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.

- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập lần đầu, có khai báo thông tin đầu ca & nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca & nhấn kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.
- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.

- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.

- Nhấn Kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in ấn, có thể in ra để 2 nhân sự ký xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel để thoát. Chú ý là khi đã nhấn Kết ca là nghiệp vụ kết thúc & không thể quay ngược lại nghiệp vụ này, vì vậy cần cẩn thận trước khi quyết định nhấn Kết ca.
- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.

Chú ý: Nếu phần mềm chuyển sang chế độ hoạt động offline (tức internet bị mất) thì báo cáo kết ca có thể sẽ không chính xác 100% mà số liệu doanh số bán hàng chuẩn được thể hiện ở báo cáo bán hàng bằng trình duyệt website hoặc trên ứng dụng xem báo cáo kinh doanh online, lúc này người quản lý nên can thiệp để có số liệu báo cáo đúng 100%. Báo cáo đầu ca - kết ca chuẩn nhất khi hệ thống online vận hành ổn định, do đó cần đầu tư hệ thống internet chuẩn & đúng ngay từ đầu.