Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Mục tiêu: có được số liệu báo cáo để phục vụ cho công tác quản lý và có những quyết định kinh doanh nhanh hơn, chuẩn hơn.
Để xem báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vào menu Thu chi tiền >> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nhìn phía tay trái để chọn khoảng thời gian sau đó nhấn tìm kiếm.
 |
| Mẫu báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho lĩnh vực F&B |
Thuật ngữ báo cáo kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán hàng (01): tổng doanh thu hàng hóa chưa giảm giá theo bill hoặc chiết khấu theo món (gọi là doanh thu gộp) và doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT tức không có cộng VAT vào mà VAT được tách riêng (bản chất VAT là thuế mà doanh nghiệp thu hộ cho nhà nước nên sẽ không đưa vào doanh thu, để xem báo cáo bao gồm cả VAT thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp thì phần mềm sẽ liệt kê chi tiết).
- Thành phẩm (1a): doanh thu từ các món được định nghĩa là Thành phẩm.
- Hàng hóa (1b): doanh thu từ các món được định nghĩa là Hàng hóa.
- Giảm giá hàng hóa (2a): bán hàng giảm giá theo món sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Giảm giá hóa đơn (2b): bán hàng giảm giá bill (giảm giá cả hóa đơn) sẽ được nhóm tổng cộng ở đây.
- Phí dịch vụ (3a): là trường phí dịch vụ trong phần mềm (ví dụ: đó là tiền phụ thụ ngày lễ, phụ thu âm nhạc...).
- Thu tiền khác (3b): là những khoản thu tiền ngoài bán hàng, việc này được làm ở nghiệp vụ Thu tiền với phân loại là Thu tiền khác.
- Giá vốn hàng bán (05) = 5a + 5b + 5c.
- Thành phẩm (5a) = giá vốn tính định lượng * sản lượng thành phẩm bán ra.
- Hàng hoá (5b) = giá vốn hàng hóa * sản lượng hàng hóa bán ra.
Dân Trí Soft dùng phương pháp bình quân gia quyền (nói theo ngôn ngữ toán học là trung bình cộng) để tính giá vốn, vì vậy muốn có báo cáo giá vốn chính xác đến ngay thời điểm xem thì bắt buộc phải làm theo tác Tính định lượng (trường hợp có khai báo công thực định lượng, nếu không khai báo thì không cần tính) và Tính giá vốn bằng cách vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn - tính định lượng: chọn thời gian >> nhấn Tính định lượng trước và sau khi phần mềm load xong, tiếp tục nhấn Tính giá vốn và chờ phần mềm tính toán.
 |
| Tính định lượng và Tính giá vốn với phần mềm F&B |
- Chênh lệch vật tư/hao hụt (5c): là phần thất thoát (chênh lệch) khi thực hiện cân chỉnh kho và xuất hủy hàng (hàng hỏng, hàng không phù hợp) = xuất kho điều chỉnh (nghiệp vụ trong kiểm kê hàng hóa) + xuất kho Tiêu hao (thực hiện trong nghiệp vụ xuất kho).
- Doanh thu thuần (06) = 04 - 05
- Các khoản chi phí quản lý kinh doanh (07): là tập hợp tất cả chi phí được nhập vào phần mềm.
- Lãi/lỗ (08): tổng kết lãi lỗ kinh doanh trong kỳ.
Đề xuất giải pháp phù hợp với mô hình
Giải pháp để số liệu báo cáo kinh quả kinh doanh đúng theo chuẩn mực
Tùy vào nguồn lực của mỗi cơ sở kinh doanh để lựa chọn hướng sử dụng phần mềm phù hợp như sau:
Hướng 1: Với cơ sở kinh doanh có nguồn nhân lực nhập liệu chuẩn thì nên đi theo hướng:
+ Phải nhập kho chuẩn gồm 2 thao tác: nhập cột giá vốn hàng nhập phải đúng 100% (cần kiểm tra kỹ lưỡng) và luôn nhập ngày nhập kho phải luôn trước ngày bán hàng để tránh tình trạng xuất kho âm. Khâu này đòi hỏi sự chính xác rất cao, vì phần mềm lấy dữ liệu đầu vào của cái này để tính toán các số liệu khác khi có liên quan đến kho hàng.
+ Khi tính toán cần làm đúng quy trình.
Ưu điểm là mục giá vốn và các báo cáo liên quan đến giá vốn luôn đúng. Nhược điểm là bắt buộc nhập liệu đúng quy trình.
Hướng 2: Với cơ sở kinh doanh không có, hoặc thiếu nhân lực nhập liệu chuẩn thì lời khuyên sẽ như sau:
+ Chỉ cần quản lý kho hàng ở cột số lượng mà không quan tâm đến cột tiền vốn, như vậy khi nhập kho chỉ cần nhập ô số lượng mà không quan tâm ô giá vốn.
+ Quản lý chi phí và giá vốn dựa trên chức năng quản lý chi phí đơn giản được hướng dẫn ở đây: Quản lý các loại chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Ưu điểm của cách này là nhanh - gọn - lẹ, nhược điểm là phần kho hàng chỉ quản lý được số lượng hàng tồn mà không kiểm soát được giá vốn.
