Cơ chế hoạt động của xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Lên đơn hàng từ phần mềm tính tiền DanTriSoft >> Tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền để truyền sang phần mềm quản lý hóa đơn điện tử >> Ký số xác nhận hóa đơn điện tử. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền DanTriSoft.
 |
| Quy định xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
Khi cơ quan Thuế yêu cầu phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền thì hãy liên hệ với DanTriSoft để DanTriSoft hỗ trợ các thủ tục liên quan việc đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế và mua dịch vụ xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. DanTriSoft luôn đồng hành với người doanh chủ để tối ưu hóa chi phí với các hướng dẫn làm đúng quy định Thuế. Chi tiết cách làm và chi phí xem tại: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Video xuất hóa đơn từ máy tính tiền
Video hướng dẫn đơn giản nhất cách xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dành cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
1. Lên đơn hàng và chọn xuất VAT
Xuất hóa đơn cho khách lẻ
- Order lên đơn hàng, in bill tính tiền trên phần mềm tính tiền DanTriSoft như bình thường.
- Truy cập phần mềm tính tiền DanTriSoft ở website để chọn hóa đơn tính tiền cần xuất VAT, rồi thực hiện lệnh Tạo hóa đơn, cụ thể:
- Vào phần mềm DanTriSoft bằng trình duyệt web, truy cập www.DanTriSoft.vn.
- Vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn: check chọn hóa đơn cần xuất (những hóa đơn không muốn xuất VAT thì không check vào) rồi nhấn Tạo hóa đơn, chọn Yes để khởi tạo xuất hóa đơn từ máy tính tiền.
 |
| Check chọn dòng Danh sách hóa đơn và nhấn Tạo hóa đơn để khởi tạo |
- Sau khi nhấn Tạo hóa đơn ta chuyển sang phần mềm eHoaDon để xác thực bằng ký số bằng USB token.
Xuất hóa đơn cho khách công ty
Muốn xuất hóa đơn đến công ty: khi lên đơn bán hàng cần thêm thông tin theo các bước:
- Lên đơn hàng bình thường, sau đó nhấn nút chi tiết hóa đơn: ở dòng Khách hàng có thể tìm khách hàng để chọn, nếu là khách hàng mới nhấn vào nút (+) để thêm mới khách hàng.
 |
| Thêm khách hàng vào hóa đơn bán hàng |
- Với khách hàng là Công ty cần thêm đầy đủ các trường thông tin sau để xuất VAT chính xác, với người mua là cá nhân thì không cần phải gõ mã số thuế.
- Đơn vị mua hàng: tức là Tên công ty nếu đây là công ty hoặc Họ và tên cá nhân nếu là Cá nhân.
- Địa chỉ: là địa chỉ đúng của công ty được ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Mã số thuế: là mã số thuế của công ty cần xuất VAT.
- Thông tin liên hệ: là người liên hệ của công ty.
 |
| Khai báo thông tin Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế |
- Để gửi email hóa đơn điện tử đến khách hàng thì qua tab Thông tin khác để khai báo email khách hàng.
 |
| Thêm địa chỉ Email của khách hàng |
2. Xuất VAT và xác thực Usb token
- Đầu tiên cần gắn USB chữ ký số vào máy tính và đảm bảo USB token đã hoạt động, còn hiệu lực và đã được cài driver vào máy tính. Với USB token được DanTriSoft cung cấp, khi gắn vào lần đầu thì cài driver bằng cách vào USB và cho cài đặt file setup trong vài phút là xong, chỉ cần cài 1 lần, nếu chuyển USB sang máy tính khác thì cũng cần cài lại cho máy tính đó.
- Truy cập vào phần mềm eHoaDon đã được cung cấp thông tin đăng nhập khi mua dịch vụ gồm trang web đăng nhập, tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập.
- Vào menu bên trái Quản lý hóa đơn >> HĐ từ máy tính tiền. Bạn sẽ thấy danh sách các hóa đơn điện tử được kết tạo từ hệ thống máy tính tiền DanTriSoft được chuyển sang.
 |
| Xem danh sách hóa đơn từ máy tính tiền chuyển sang |
Chú ý: Nếu ở phần mềm tính tiền DanTriSoft ta đã khai báo thông tin khách hàng đầy đủ như hướng dẫn trên thì không cần quan tâm bước này, nếu chưa thực hiện thì tham khảo thêm.
- Ở dòng hóa đơn cần xuất VAT click vào biểu tượng cây bút để Sửa để mở lên giao diện khai báo thông tin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và email nhận hóa đơn.
 |
| Click vào biểu tượng cây bút để Sửa |
- Ở giao diện thông tin chi tiết hóa đơn VAT ta cần gõ chính xác thông tin: Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Email cũng như kiểm tra lại các thông tin chi tiết hóa đơn cho chính xác. Sau đó nhấn Lưu để hoàn thành thông tin.
 |
| Khai báo thông tin trên hóa đơn điện tử cho chính xác gồm Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ và Email |
- Tại giao diện danh sách hóa đơn này, ta check chọn các hóa đơn cần xuất VAT, nhấn vào nút Kiểm tra dữ liệu trước khi gửi CQT để bắt đầu cho quy trình gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
 |
| Kiểm tra dữ liệu trước khi gửi cơ quan thuế |
- eHoaDon Online thực hiện kiểm tra và thông báo về kết quả kiểm tra dữ liệu, cho biết số lượng hóa đơn sẽ được gửi đến cơ quan thuế. Tiếp theo bạn làm lúc này là nhấn nút lệnh Gửi hóa đơn đến CQT một lần nữa để chính thức gửi dữ liệu đi.
 |
| Gửi hóa đơn đến cơ quan thuế |
Chú ý: trường hợp khi nhấn gửi đến CQT thì hiển thị thông báo bên dưới, thì cần làm theo hướng dẫn này để cài đặt eHoaDon Online Cài đặt hóa đơn điện tử eHoaDon Online.
 |
| Thông báo chưa cài eHoaDon Online |
- Hộp thoại thông báo xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận việc chuẩn bị ký và gửi tờ khai đến cơ quan thuế. Bạn hãy chọn nút OK.
 |
| Chọn Ok để gửi hóa đơn đến Cơ quan thuế |
- Đợi trong giây lát, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chữ ký số; hãy chọn chính xác chữ ký số của doanh nghiệp mình và nhấn nút OK.
 |
| Chọn chữ ký số đúng |
- Kế tiếp một hộp thoại xuất hiện yêu cầu nhập mã PIN của USB token ký số (mã số PIN chính là mật khẩu và thường được ghi ở bên trong hộp đựng USB token). Hãy nhập chính xác mã PIN và nhấn nút Đăng nhập để ký số.
 |
| Nhập chính xác mã PIN của USB token và nhấn Đăng nhập |
- Sau khi xác thực và tiến hành ký số, hệ thống eHoaDon Online sẽ thông báo cho bạn biết việc thực hiện Ký số hoàn tất và Gửi dữ liệu đến CQT.
3. Lấy thông tin để làm báo cáo thuế
- Để lấy thông tin hóa đơn đầu ra bạn truy cập vào phần mềm Ehoadon đã được cung cấp thông tin đăng nhập.
- Sau đó vào menu Quản lý hóa đơn >> HĐ từ máy tính tiền: ở đây là liệt kê danh sách hóa đơn từ máy tính tiền và các điều kiện tìm kiếm nhằm giúp kế toán lấy thông tin để làm nghiệp vụ thuế.
- Lưu ý: Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Ehoadon nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy gọi hotline 0918.501.776 để được hỗ trợ.
4. Những chức năng khác
Dưới đây là mô tả một số chức năng khác ít được sử dụng hơn, là những chức năng cộng thêm.
- Cập nhật trạng thái hóa đơn: Khi check chọn hóa đơn và nhấn vào Cập nhật trạng thái hóa đơn, phần mềm sẽ gọi từ thông tin gửi hóa đơn điện tử để thông báo là đã gửi hóa đơn lên cơ quan thuế chưa. Nếu đã gửi sẽ hiển thị biểu tượng ngôi sao, khi rê chuột sẽ hiển thị "Đã gửi hóa đơn lên cơ quan thuế".
- Xuất bản hóa đơn: Đây là chức năng cao cấp với chức năng ký số tự động HSM, tức khi chọn hóa đơn và nhấn Xuất bản hóa đơn phần mềm sẽ tự động đẩy tất cả hóa đơn lên cơ quan thuế mà không cần phải ký số.
- Cập nhật hóa đơn (chưa phát hành): Khi sửa (update) hóa đơn ở DanTriSoft, ta dùng chức năng này để cập nhật (update) qua phần mềm hóa đơn điện tử.
 |
| Những chức năng khác của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền |
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng Hóa đơn điện tử tại group https://zalo.me/g/yiobnv221
