Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Hệ thống phần mềm có khả năng quản lý chuỗi cửa hàng/shop, chuỗi quán cần đáp ứng nhu cầu quản lý:- Tính kế thừa: kế thừa dữ liệu ví dụ thông tin hàng hóa, khách hàng, thẻ VIP, thông tin tài khoản đăng nhập... trên toàn hệ thống các cửa hàng.- Tính tổng thể và chi tiết: có hệ thống báo cáo vừa tổng thể cho hệ thống chuỗi (doanh thu chi phí lãi lỗ toàn chuỗi) vừa chi tiết đến từng cửa hàng/quán.- Tính real-time (thời gian thực): dữ liệu cập nhật chuẩn xác theo thời gian thực để người quản lý có thông tin chính xác và nhanh chonhs để có quyết định kinh doanh đúng đắn.
Chú ý: mỗi gian hàng (1 cửa hàng/1 quán/1 công ty) là một key bản quyền độc lập, ví dụ chuỗi cafe có 100 quán muốn dùng bản quyền thì sẽ mua 100 key bản quyền cho 100 cửa hàng này.
 |
| Quản lý hệ thống chuỗi cửa hàng, chuỗi quán |
Tổng quan hệ thống quản lý chuỗi
Dân Trí Soft là một trong những công ty tiên phong xây dựng hệ thống quản lý cho chuỗi cửa hàng, chuỗi quán nhằm giúp việc quản lý chuẩn mực hơn, thuận tiện hơn và mọi lúc mọi nơi.
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi cửa hàng bán lẻ, bán sỉ |
 |
| Phần mềm quản lý chuỗi Dân Trí Soft triển khai thực tiễn cho chuỗi quán cafe EMC Coffee |
Cách setup gian hàng cho chuỗi
Bước 1: Tạo cửa hàng thứ 2, 3... n
Cách thức tạo mới gian hàng thứ 2, thứ 3... thứ n và logic quản lý chuỗi ở phần mềm DanTriSoft. Người sử dụng cần nắm rõ logic này để vận dụng đúng đắn cho khâu thiết lập và quản lý.
Đăng nhập vào cửa hàng đang sử dụng trên trình duyệt web tại www.DanTriSoft.vn. Tạo Mã gian hàng cho cửa hàng mới và các thông tin của cửa hàng mới này bằng cách: Vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin và nhấn Lưu. Thế là bạn đã thiết lập xong thông tin cho cửa hàng thứ 2, tương tự cho các cửa hàng thứ 3, 4, 5...
Bạn có thể thoát phần mềm và đăng nhập bằng mã gian hàng của cửa hàng thứ 2 với thông tin tên đăng nhập và mật khẩu quản trị mà bạn vừa tạo ra gian hàng này trong hệ thống phần mềm, hoặc đơn giản hơn là khi đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Thêm mới mã gian hàng, thông tin cho cửa hàng thứ 2, 3, 4... |
Lưu ý:
1. Thông tin đăng nhập của cửa hàng thứ 2: Mã gian hàng vừa được tạo và Tên đăng nhập, Mật khẩu đăng ký ban đầu của cửa hàng thứ nhất.
2. Thông tin Hàng hóa của các cửa hàng trong chuỗi mặc định là giống nhau, trong trường hợp các cửa hàng có menu khác nhau thì DanTriSoft sẽ hướng dẫn cách thiết lập cho chuẩn mực. Theo mặc định, nếu thay đổi thông tin hàng hóa ở 1 cửa hàng thì các cửa hàng trong chuỗi cũng thay đổi cho đồng nhất, riêng phần giá bán thì không thay đổi và mỗi cửa hàng có thể chỉnh giá bán cho phù hợp với địa điểm đó.
Logic tổng quan của phần mềm quản lý chuỗi ở danh mục Hàng hóa - giá bán
- Khi khởi tạo gian hàng thứ 2, thứ 3...., thứ n thì hệ thống chuỗi tự động khởi tạo danh mục hàng hóa của cửa hàng đầu tiên của chuỗi (gọi là cửa hàng khởi tạo chuỗi), giá bán thì không nhân bản để các cửa hàng có thể chỉnh giá bán riêng.
- Xóa hàng hóa ở một gian hàng là tất cả gian hàng khác cũng sẽ bị xóa khi danh mục hàng hóa này là danh mục chung.
- Trường hợp danh mục hàng hóa của cửa hàng thứ n khác với danh mục hàng hóa cửa hàng khởi tạo chuỗi thì DanTriSoft vẫn cho làm được với logic khởi tạo như sau:
+ DanTriSoft cho phân quyền hiển thị hàng hóa tại mục Danh mục >> Nhóm hàng hóa: với chức năng Phân nhóm hàng theo chi nhánh. Tức là phân quyền hiển thị để Nhóm hàng hóa này chỉ hiển thị ở gian hàng này mà không hiển thị ở gian hàng khác trên màn hình bán hàng, còn danh sách hàng hóa thì hiển thị đầy đủ cho tổng thể cả hệ thống chuỗi.
+ Ví dụ dưới đây là gian hàng "Cafe Nhà Hàng DanTriSoft - Chi nhánh 2" có các món hàng hóa riêng, nên ta vào Danh mục >> Nhóm hàng hóa: tạo tên nhóm là "Món riêng Chi Nhánh 2", sau đó nhấn vào nút Phân nhóm hàng theo chi nhánh. Ở đây ta chọn Chi nhánh "FNB - Cafe Nhà Hàng DanTriSoft" và bỏ check chọn Món riêng Chi nhánh 2 rồi nhấn Lưu để hoàn tất phân quyền.
 |
| Vào Danh mục >> Nhóm hàng hóa: tạo tên nhóm là "Món riêng Chi Nhánh 2" |
 |
| Nhấn nút Phân nhóm hàng theo chi nhánh để phân quyền hiển thị nhóm hàng theo mỗi gian hàng |
3. Thông tin khách hàng - thẻ VIP được cập nhật real-time trên toàn hệ thống phần mềm: nếu khách hàng có thẻ VIP thì có thể sử dụng trên toàn hệ thống.
4. Khi thực hiện các chương trình khuyến mãi thì được quyền chọn chương trình áp dụng cho cửa hàng này mà không áp dụng cho cửa hàng khác, hay là áp dụng cho toàn bộ hệ thống cửa hàng.
Bước 2: Kiểm soát và báo cáo
Hệ thống báo cáo kinh doanh của phần mềm quản lý chuỗi DanTriSoft có những báo cáo chi tiết theo từng cửa hàng và báo cáo tổng cộng theo dạng chuỗi, giúp người chủ có số liệu báo cáo chuẩn xác và nhanh chóng.
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng app báo cáo kinh doanh trên smartphone: đăng nhập vào app báo cáo kinh doanh. Với người dùng (user) có quyền quản lý cả hệ thống chuỗi thì khi đăng nhập vào sẽ có báo cáo cụ thể, hoặc dùng ứng dụng xem báo cáo online bằng điện thoại thì user này cũng toàn quyền xem số liệu báo cáo.
 |
| Xem báo cáo kinh doanh mô hình chuỗi trên app báo cáo trên điện thoại |
Video về app xem báo cáo chuỗi bằng điện thoại
2.1 Xem báo cáo kinh doanh chuỗi bằng trình duyệt website: vào website www.DanTriSoft.vn. và đăng nhập vào bất kỳ cửa hàng/quán nào của chuỗi rồi click chuột vào tên gian hàng >> phần mềm sẽ mở ra box để chọn đăng nhập cho các gian hàng khác trong chuỗi & ở đây có thể xem được các báo cáo chuỗi về doanh thu, về kho hàng.
 |
| Cách để truy cập xem báo cáo từng gian hàng và báo cáo quản lý chuỗi |
