Lập phiếu mua hàng ghi nhận công nợ phải trả, lịch sử trả nợ

Mua hàng nhà cung cấp (NCC) có công nợ phải trả; Mua hàng nhà cung cấp thanh toán ngay; Trả nợ cho nhà cung cấp; Lịch sử mua hàng, tổng lượng giao dịch với từng nhà cung cấp. Bài hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu rõ các nghiệp vụ trên.
NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NCC
1. Nghiệp vụ mua hàng:
Cần hiểu về mặt ý nghĩa của nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp như sau: chỉ với một thao tác lập phiếu mua hàng tại Dân Trí Soft thì các phép tính sau sẽ được phần mềm tự động hạch toán gồm:
- Phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp (mua nợ), số tiền công nợ được cộng dồn (nếu trước đây vẫn còn nợ).
- Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống (tiền mặt/ngân hàng) khi thanh toán ngay hoặc thanh toán một phần.
- Hàng hóa trong kho hàng sẽ tăng lên theo đúng số lượng mua hàng nên báo cáo tồn kho sẽ tăng.
- Giá vốn hàng bán thay đổi vì hàng được nhập thêm.
- Lịch sử mua hàng, tổng lượng giao dịch được tăng thêm 1 nghiệp vụ (1 đơn mua hàng).
Cách lập phiếu mua hàng có quản lý công nợ và thanh toán
- Cách thực hiện nghiệp vụ lập phiếu mua hàng như sau: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho, sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Gõ tìm mã hàng hoặc tên hàng hóa để tìm kiếm, dùng phím lên/xuống để chọn món hàng, sau đó nhấn phím Tab để chuyển sang cột giá, nhấn phím Tab tiếp tục để chuyển sang cột số lượng, nhấn Enter để Thêm dòng (dữ liệu sẽ load xuống đơn mua hàng). Tương tự cho các món hàng khác.
- Loại nhập kho: chọn phân loại là Nhập mua hàng.
                    + Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng.
                    + Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho nhưng không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, thao tác sẽ gọn hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ.
                  + Nhập điều chỉnh tăng kho: là nghiệp vụ cân chỉnh kho, thực tế khi kiểm kho hàng hóa thấy có sự sai lệch sẽ dùng nghiệp vụ này.
                    + Nhập thành phẩm:
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp hoặc thêm mới ở trường Nhà cung cấp, công nợ phải trả sẽ gán với nhà cung cấp này.
- Kho hàng: nếu cửa hàng có nhiều kho thì hàng hóa này sẽ được chuyển đến kho hàng nào, để có báo cáo tồn kho theo kho hàng chính xác.
- Số tiền thanh toán: với đơn mua hàng này có thanh toán không, ví dụ ảnh trên đơn hàng mua vào là 22.500.000 đồng và chỉ thanh toán trước 12.500.000 đồng, phần mềm sẽ ghi nhận còn công nợ phải trả nhà cung cấp là 22.500.000 - 12.500.000 = 10.000.000 đồng.
- Người nhận/ghi chú: có thể ghi hoặc không ghi.
Nhấn lưu để hoàn tất nghiệp vụ phiếu mua hàng.

2. Nghiệp vụ trả tiền công nợ phải trả cho nhà cung cấp
Nghiệp vụ lập phiếu chi tiền để trả nợ cho nhà cung cấp
Khi thanh toán công nợ phải trả sẽ thực hiện như sau: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu chi tiền, nhấn Thêm mới sẽ hiện ra cửa sổ như ảnh trên.
- Đầu tiên vào ngay Loại phiếu chi chọn loại Chi nhà cung cấp (chi trả công nợ phải trả nhà cung cấp).
- Chọn loại ngân quỹ sẽ chi trả công nợ này: Tiền mặt, ngân hàng.
- Tìm kiếm thông tin nhà cung cấp, rồi nhấn Lấy tất cả hóa đơn: phần mềm sẽ tự động dò tìm tất cả hóa đơn còn công nợ phải trả của nhà cung cấp này để load thông tin xuống dưới lưới. Ví dụ ở đây còn 2 hóa đơn công nợ với tổng giá trị nợ phải trả là 40.000.000 đồng.
- Có thể thanh toán công nợ phải trả bằng 2 cách: cách 1 là thanh toán 1 cục bằng cách gõ vào trường gần chữ Phân bổ tiền, sau đó nhấn vào Phân bổ tiền, ví dụ lần này thanh toán 15.000.000 đồng, phần mềm sẽ tự động phân bổ thanh toán lần lượt các hóa đơn từ xa đến gần; cách 2 là thanh toán cho từng hóa đơn, bằng cách gõ đúng số tiền ở dòng của mỗi hóa đơn còn công nợ.
Nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ phải trả.

3. Xem báo cáo công nợ phải trả, lịch sử mua hàng
Xem báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp
Vào menu Kho hàng >> Báo cáo công nợ nhà cung cấp.
Dựa trên các điều kiện lọc để tìm kiếm thông tin bạn cần.