Mục tiêu: Khai báo thông tin hàng hóa, giá cả vào phần mềm bằng cách nhập trực tiếp trên giao diện của Dân Trí Soft hoặc import từ file excel có sẵn vào phần mềm.
Xóa dữ liệu mẫu
- Đăng nhập vào phần mềm tại DanTriSoft.vn gồm thông tin đăng ký Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
- Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn: vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >> click chọn ô Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh & Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại >> Nhấn thanh lý. Nếu dữ liệu riêng của bạn đã được nhập liệu thì cần cân nhắc tính năng thanh lý này, vì sau khi thanh lý mọi thứ đều bị xóa sạch mà không phục hồi được.
 |
| Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft để nhập dữ liệu mới |
Nhập hàng hóa giá bán vào DanTriSoft
- Nhập danh sách hàng hóa: có 2 cách để khai báo hàng hóa, giá cả.
[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống).
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.
Cách 1: Thêm trực tiếp ở phần mềm
1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới
 |
| Thêm Nhóm hàng hóa |
2. Khai báo đơn vị tính cho hàng hóa: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới hoặc check xóa đơn vị tính không phù hợp.
 |
| Thêm đơn vị tính |
3. Thêm mới hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
 |
| Thêm mới thông tin hàng hóa và giá bán |
*** Chú ý: có những hàng hóa/dịch vụ không cần xét tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi khai báo hàng hóa chọn tab Thông tin khác, check chọn vào Mã dịch vụ, không xét tồn kho.
 |
| Check chọn Mã dịch vụ, không xét tồn kho |
4. Tải hình ảnh đại diện
Khi tải hình ảnh đại diện cho sản phẩm giúp chọn hàng hóa thuận tiện hơn bằng hình ảnh.
- Vào menu Danh mục >> Hàng hóa >> nhấn Thêm mới (nếu hàng hóa đã có sẵn thì nhấn vào nút Edit để sửa) >> tại tab Thông tin khác ở mục Chọn file hoặc link hình ảnh ta nhấn vào nút Chọn tệp để chọn file hình ảnh đại diện để tải lên, lưu ý file ảnh để tải lên được phải thỏa mãn phải là một trong các định dạng file PNG, JPEG, JPG và có kích thước tối đa 0,5Mb (512Kb) nếu không thỏa mãn phần mềm sẽ không cho tải lên.
 |
| Tải ảnh đại diện cho hàng hóa, món ăn, thức uống |
Hướng dẫn nhập liệu bằng máy quét mã vạch
Cách 2: Import từ excel (nhập từ excel)
Lưu ý: Để đảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, Dân Trí Soft cho phép import từ file excel tối đa là 300 dòng dữ liệu (tức 300 món hàng). Nếu danh mục nhiều hơn 300 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt.
- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.
Video trải nghiệm import từ file Excel
1. Tải file excel mẫu chuẩn của Dân Trí Soft: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> Download Template để file mẫu được tải về máy tính.
 |
| Tải file excel mẫu chuẩn import của phần mềm về máy tính |
2. Điền các thông tin hàng hóa, giá cả đang có vào file excel mẫu chuẩn này của Dân Trí Soft. Lưu ý: dòng tiêu đề của file excel mẫu tuyệt đối không được xóa, vì phần mềm Dân Trí Soft sẽ dùng hàng này để đọc dữ liệu của file excel, chỉ xóa đi dòng hàng hóa mẫu file excel để thay thế bằng hàng hóa mới của bạn.
 |
| Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file mẫu của Dân Trí Soft |
[Các yêu cầu bắt buộc khi nhập liệu]
Mã hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Tên hàng: Tên của hàng hóa.
ĐVT (Đơn vị tính): Đơn vị tính nhỏ nhất sử dụng trong phần mềm (gọi là đơn vị tính cơ bản). Ví dụ: Bạn nhập thùng nước ngọt nhưng bán ra là chai thì đơn vị tính khai báo là chai.
Mã nhóm hàng: Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã nhóm hàng khác.
Tên nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa (ví dụ: Nước ngọt, Mì gói, Gia vị, Gia dụng...).
Số lượng tối đa/số lượng tối thiểu: mục đích là khi số lượng hàng hóa trong kho vượt qua khung số lượng tối đa & số lượng tối tiểu thì trong phần báo cáo tồn kho sẽ có cảnh báo.
Giá vốn mua hàng: giá vốn mua hàng (nếu có).
Image (hình ảnh hàng hóa): tìm ảnh trên internet rồi sao chép địa chỉ hình ảnh để paste vào file hàng hóa.
Giá bán lẻ: Giá bán lẻ của hàng hóa.
3. Import file hàng hóa vừa khai báo vào phần mềm: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Import >> nhấn Chọn tệp và dẫn đến file dữ liệu hàng hóa >> nhấn Import Data
 |
| Import hàng hóa từ file excel vào phần mềm |
- Khi thực hiện đúng chuẩn của file excel mẫu của Dân Trí Soft thì hàng hóa, giá bán sẽ được import vào phần mềm trong vài giây.
- Để kiểm tra kết quả hãy vào Danh mục >> Hàng hóa, nhấn tìm kiếm sẽ hiển thị những hàng hóa được import (lưu ý: mỗi lần import chỉ cho phép tối đa 200 món hàng).
Việc import từ file excel còn được thực hiện tương tự dành cho: import danh sách khách hàng, import danh sách nhà cung cấp, import công nợ phải thu/phải trả đầu kỳ...
Nhập thông tin khách hàng, nhà cung cấp
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khách hàng. Lời khuyên: nên dùng số di động để làm mã khách hàng, giúp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ số di động. Tương tự để thêm thông tin Nhà cung cấp.
 |
| Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm |
Cách Import từ file excel: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import danh sách hàng hóa, nhà cung cấp.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741
