Cần hiểu cho đúng:Phần mềm quản lý là công cụ quản lý nhằm giúp người chủ quản lý chặt chẽ hơn, tránh thất thoát và tăng lợi nhuận. Nói phần mềm là công cụ để phân biệt với những lời tung hô, quảng cáo thần thánh phần mềm như là "chiếc đũa thần" với khả năng biến không thành có, với nhiều lời hứa hẹn đường mật như "kinh doanh dễ dàng - thành công trong nhàn hạ" của những người tư vấn bán hàng nói dối.Phần mềm quản lý được thiết kế logic theo quy trình quản lý kinh doanh và lập trình (code) theo logic đó, tức là với mỗi dữ liệu được nhập vào phần mềm (gọi là input) thì công thức được lập trình sẽ hoạt động (gọi là process) để tạo ra kết quả, tạo ra báo cáo (gọi là ouput). Việc nhập liệu (input) là từ người dùng trong thực tiễn kinh doanh và với input khác nhau sẽ cho kết quả (ouput) khác nhau. Do đó để sử dụng phần mềm hiệu quả thì người dùng cần phải xem hướng dẫn sử dụng để hiểu logic của phần mềm, từ đó nhập liệu (input) chính xác, còn việc tính toán logic đã được phần mềm tự động hóa để tạo ra kết quả báo cáo đúng theo nhu cầu, nên nếu nhập liệu (input) sai thì kết quả sẽ sai là điều hiển nhiên.
Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (khách trả lại hàng) phát sinh khi khách hàng có nhu cầu trả/đổi lại hàng khác và cửa hàng có chính sách cho đổi trả.
Khi nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (DanTriSoft gọi tắt là Trả hàng) thì phần mềm sẽ ghi nhận như sau:1. Hàng hóa được nhập lại vào kho hàng với giá vốn là giá thu lại món hàng.2. Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống (hoặc công nợ phải khu của khách hàng trả hàng được giảm xuống vì phần mềm tự động cấn trừ).3. Sẽ có liệt kê phiếu trả hàng để kiểm soát.4. Hạch toán hàng bán bị trả lại thành chi phí phát sinh là mua lại hàng.
Thực hiện bằng trình duyệt web
Thực hiện nghiệp vụ Trả hàng ngay trên trình duyệt bán hàng ở website www.DanTriSoft.vn
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web và màn hình bán hàng >> Trả hàng.
 |
| Nhấn vào nút Trả hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại |
Bước 2: Nhấn Tìm Hàng Hóa >> Tìm số hóa đơn hoặc Tên khách hàng hoặc Tên hàng hóa để tìm ra chính xác hàng cần trả.
Bước 3: Nhấn check chọn tên hóa đơn (nếu khách hàng còn giữ bill thanh toán) hoặc check chọn tên hàng hóa cần trả >> Nhấn chọn.
 |
| Nhấn chọn số hóa đơn (bill) hoặc chọn món hàng |
Bước 4: Điền thông tin khách trả >> Lưu >> In ấn.
Đến bước này phần mềm sẽ tính toán như sau:
- Hàng hóa khách trả được tự động nhập lại vào kho hàng (kho hàng tăng lên).
- Sổ quỹ tiền (tiền mặt/ngân hàng):
+ Với khách lẻ (khách không mua nợ) trả hàng thì sổ quỹ tiền bị giảm, vì phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ Chi trả khách bằng đúng với số tiền trả lại cho khách khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
+ Với khách hàng trả hàng có mua nợ (có công nợ phải thu khách hàng) thì phần mềm tự động cấn trừ công nợ phải thu.
- Phần mềm tự động hạch toán đây là một nghiệp vụ chi tiền (chi phí), theo mặc định là mã CKH (tức chi khách hàng trả hàng), nên khi xem Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có phản ánh số tiền này. Nếu hàng bán bị trả lại nhiều, chiếm tỉ trọng lớn thì người chủ/quản lý cần nhìn nhận lại nguyên nhân để có cách khắc phục tốt hơn.
Bước 5: Để quản lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, xem tại: menu Doanh thu >> Danh sách phiếu trả hàng sẽ liệt kê chi tiết các phiếu trả hàng.
Thực hiện ở ứng dụng bán hàng
Thực hiện nghiệp vụ Trả hàng ngay ở phần mềm bán hàng trên máy tính, chuyên dành cho nhân viên thu ngân.
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng bán hàng trên máy tính chuyên dành cho thu ngân, sau đó nhấn vào nút Trả hàng (hoặc phím tắt F9) sẽ hiện ra cửa sổ thực hiện nghiệp vụ trả hàng.
 |
| Nhấn vào nút Trả hàng hoặc dùng phím tắt F9 |
Bước 2: Nhấn Tìm Hàng Hóa >> Tìm số hóa đơn hoặc Tên khách hàng hoặc Tên hàng hóa để tìm ra chính xác hàng cần trả.
 |
| Nhấn tìm hàng hóa để có thể tìm kiếm theo số hóa đơn, theo tên hàng... |
Bước 3: Nhấn check chọn tên hóa đơn (nếu khách hàng còn giữ bill thanh toán) hoặc check chọn tên hàng hóa cần trả >> Nhấn chọn.
Bước 4: Điền thông tin khách trả >> Lưu >> In ấn.
Đến bước này phần mềm sẽ tính toán như sau:
- Hàng hóa khách trả được tự động nhập lại vào kho hàng (kho hàng tăng lên).
- Sổ quỹ tiền (tiền mặt/ngân hàng):
+ Với khách lẻ (khách không mua nợ) trả hàng thì sổ quỹ tiền bị giảm, vì phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ Chi trả khách bằng đúng với số tiền trả lại cho khách khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
+ Với khách hàng trả hàng có mua nợ (có công nợ phải thu khách hàng) thì phần mềm tự động cấn trừ công nợ phải thu.
- Phần mềm tự động hạch toán đây là một nghiệp vụ chi tiền (chi phí), theo mặc định là mã CKH (tức chi khách hàng trả hàng), nên khi xem Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có phản ánh số tiền này. Nếu hàng bán bị trả lại nhiều, chiếm tỉ trọng lớn thì người chủ/quản lý cần nhìn nhận lại nguyên nhân để có cách khắc phục tốt hơn.
Bước 5: Để quản lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, phải đăng nhập bằng trình duyệt web vào www.DanTriSoft.vn và vào menu Doanh thu >> Danh sách phiếu trả hàng.
Cách khác với nghiệp vụ hàng bị trả lại
Như đã trình bày về logic tính toán ở đầu bài hướng dẫn:
Khi nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (DanTriSoft gọi tắt là Trả hàng) thì phần mềm sẽ ghi nhận như sau(1) Hàng hóa được nhập lại vào kho hàng với giá vốn là giá thu lại món hàng.(2) Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống (hoặc công nợ phải khu của khách hàng trả hàng được giảm xuống vì phần mềm tự động cấn trừ).(3) Sẽ có liệt kê phiếu trả hàng để kiểm soát.(4) Hạch toán hàng bán bị trả lại thành chi phí phát sinh.
Vì vậy, nếu không muốn hạch toán như ở trên thì cách làm khác là tìm hóa đơn mua hàng của khách muốn trả lại hàng bằng cách vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn >> Tìm kiếm hóa đơn theo điều kiện lọc ngày tháng >> Tiếp theo vào sửa hóa đơn để xóa đi hàng hóa bị trả lại. Với cách làm này thì doanh thu của hóa đơn được sửa sẽ bị thay đổi.
Chú ý: Bản chất nghiệp vụ hàng bán bị trả lại theo nguyên tắc kế toán sẽ có cách hạch toán khá phức tạp và khó hiểu với người không chuyên kế toán, nghiệp vụ này được sử dụng chuyên ở phần mềm kế toán thuế, với DanTriSoft là phần mềm quản lý bán hàng có cách lập trình dễ hiểu cho người làm kinh doanh không cần chuyên môn sâu kế toán, không cần dùng phần mềm kế toán mà vẫn hạch toán cơ bản theo nguyên lý kế toán.
Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm hãy tham dự vào cộng đồng DanTriSoft: https://zalo.me/g/mdxggl741e
