Khai báo sơ đồ loại phòng karaoke hoặc loại bàn cho bida, giá tiền giờ

Đặc thù với mô hình kinh doanh có tính tiền theo giờ như karaoke, bida là sẽ có mức giá giờ/giá bán hàng hóa khác nhau theo từng loại phòng (phòng tiêu chuẩn, phòng VIP...), kể cả có giá bán khác nhau như giá sáng, giá tối, giá khuya, kể cả có giờ ngày thường - ngày cuối tuần - ngày lễ tết... thì với phần mềm Dân Trí Soft tất cả đều được tự động tính toán bằng việc khai báo từ đầu và dễ dàng thay đổi trong quá trình vận hành quán.

[QUAN TRỌNG] Nguyên tắc nhập liệu phần mềm
Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống).
2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.
3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.

{tocify} $title = {Mục lục bài viết}

1. Khai báo loại phòng karaoke hay loại bàn bida

Bước 1: Đăng nhập vào website www.DanTriSoft.vn để vào phần mềm rồi vào menu Danh mục >> Thiết lập khu vực >> nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin loại phòng hoặc loại bàn, ví dụ thêm mới Phòng tiêu chuẩn, phòng VIP hay thêm mới bàn bida băng, bàn bida lỗ.. >> sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
Lưu ý: Nếu khu vực có tính tiền giờ cần click vào "Khu vực tính tiền giờ", nếu không click chọn thì phần mềm sẽ hiểu rằng khu vực này là không có tính tiền giờ, ví dụ như Khu vực cà phê trong quán karaoke, hay Khu vực nhậu ở quán bida là không có tính tiền giờ.
Check chọn và bỏ check chọn chức năng khu vực có tính tiền giờ hay không tính
Bước 2: Danh mục >> Thiết lập Bàn/Phòng >> click chọn Khu vực khai báo bàn, khai báo số phòng/bàn >> nhấn Tạo tự động. Lưu ý: ký hiệu tên phòng không quá 5 ký tự, điều này nhằm tối ưu giao diện order và xem báo cáo kinh doanh trên điện thoại.
Cách thiết lập sơ đồ bàn/phòng & đổi tên bàn cho phù hợp
Chú ý:
- Để đổi tên phòng/bàn bạn chỉ cần nhấp vào phòng vừa tạo, phần mềm sẽ mở ra cửa sổ để thay đổi tên: ví dụ muốn đổi tên phòng P-01 thành PT01 chỉ cần click vào thông tin phòng và sửa tên.
- Với phòng không còn muốn sử dụng nữa, chỉ cần click vào phòng đó, sẽ mở cửa sổ và bỏ nút check chọn Có sử dụng thì phòng đó sẽ bị ẩn đi khỏi danh sách phòng.

2. Khai báo Thời điểm bán hàng

- Thời điểm bán hàng là thời điểm có sự thay đổi về giá tiền giờ. Ví dụ: Giá tiền giờ Sáng từ 6:00 - 18:00 (Giá 100.000đ/h); giá tiền giờ Tối từ 18:00 - 23:00 (150.000 đồng/giờ), Khuya là từ 23h - 8h sáng hôm sau (giá 200.000đ/h).
- Vào menu Danh mục >> Thời điểm bán hàng >> nhấn Thêm mới >> Khai báo thông tin Sáng, Tối, Khuya và nhấn Lưu.
- Nếu đồng giá tiền giờ cả ngày thì khai báo thời điểm là cả ngày, giờ bắt đầu 00 giờ và 00 phút là được.
Lưu ý: thời gian kết thúc của thời điểm này là thời điểm bắt đầu của thời điểm liền sau.
Khai báo thời điểm bán hàng

3. Khai báo giá tiền giờ cho từng loại phòng karaoke hoặc loại bàn bida

3. 1: Khai báo tiền giờ các ngày trong tuần (nếu quán không có chia cách tính giá tiền giờ riêng dành cho cuối tuần thì đây cũng sẽ là tiền giờ chung cho tất cả các ngày trong tuần, nên chỉ cần gõ tiền giờ chỗ này là xong không cần quan tâm đến các mục ngày khác).
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click vào tab Tiền giờ ngày trong tuần rồi lần lượt gõ giá tiền giờ cho từng loại phòng/bàn tương ứng với từng thời điểm bán hàng >> nhấn Lưu để hoàn tất.
Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm
3.2: Khai báo tiền giờ ngày Cuối tuần - Ngày lễ (Thứ 7, Chủ nhật, Ngày lễ - nếu có dùng công thức này): nếu quán có quy định giá tiền giờ riêng dành cho ngày cuối tuần, ngày lễ/nghỉ, nếu không có thì không cần quan tâm bước này.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Tiền giờ ngày lễ cuối tuần >> Khai báo tiền giờ cho từng thời điểm, check chọn ngày cuối tuần cho khu vực (phần mềm khai báo là 2 ngày thứ 7 và chủ nhật, chọn cả 2 hoặc 1 ngày tùy vào quán) và Lưu.
Thiết lập bảng giá cuối tuần, ngày lễ/nghỉ
Khai báo danh mục ngày lễ: để hiểu ngày nào là ngày lễ mà tự động tính toán đúng giá bán giờ theo ngày lễ, khi đó cứ đến ngày lễ phần mềm sẽ tự động lấy giá bán theo ngày lễ để đưa vào hóa đơn tính tiền, người nhân viên thu ngân không phải chỉnh sửa gì cả, giúp chuẩn xác, tránh gian lận. Để setup danh mục ngày lễ bạn vào menu: Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> chọn Tab Thiết lập ngày lễ >> nhấn Thêm mới khai báo thông tin và Lưu.
Lưu ý: Định dạng ngày DD/MM/YYYY (ví dụ khai báo 16/09/2019 - là khai báo Đúng; còn 16/9/2019 - là khai báo Sai, phần mềm sẽ không hiểu).
Khai báo danh mục ngày lễ cho quán

4. Khai báo giờ tổng kết doanh số ngày

Mặc định doanh số một ngày sẽ được tính từ 0h:00 đến 24h:00, tuy nhiên đặc thù của kinh doanh lĩnh vực dịch vụ karaoke, bida có thể doanh số 1 ngày được tính từ lúc bắt đầu mở quán (ví dụ từ 6h sáng mở quán) cho đến lúc đóng quán (ví dụ 6h sáng hôm sau mới kết ngày), thì để phần mềm ra báo cáo doanh số nhóm theo ngày cho đúng với thực tế kinh doanh trên ta cần có khai báo như sau: vào menu Hệ thống >> chọn Cấu hình hệ thống >> vào tab Thiết lập cấu hình: chọn dòng Doanh thu đến sáng hôm sau gõ vào giờ chốt ngày, ví dụ ở đây ta gõ bằng 6. Khai báo này có ý nghĩa: trong báo cáo doanh số bán hàng theo ngày của Dân Trí Soft phần mềm sẽ hạch toán rằng doanh số bán hàng của 1 ngày được tính từ sau 6h sáng hôm nay cho đến đúng 6h sáng ngày hôm sau.
Thiết lập cấu hình doanh thu đến sáng hôm sau để báo cáo doanh thu theo ngày đúng yêu cầu quản lý.

5. Cách chỉnh sửa giá tiền giờ

- Khi cần thay đổi giá tiền giờ ta vào Danh mục >>  Thiết lập bảng giá >> nhấn vào tab Tiền giờ ngày trong tuần >>  click chuột vào cột tiền giờ để sửa giá cho đúng >> nhấn Lưu để hoàn tất. Để giá tiền giờ được cập nhật cần yêu cầu nhân viên phải thoát tất cả ứng dụng trên máy tính và điện thoại, sau đó mới đăng nhập lại thì giá thay đổi mới được cập nhật tính toán.
Khai báo giá tiền giờ cho đúng với phân loại phòng/bàn và thời điểm