Cài phần mềm cho thu ngân/kế toán, cài máy in bill, in bar/bếp

Dân Trí Soft ngoài chức năng bán hàng được bằng trình duyệt web (Chrome, Cốc Cốc, Firefox, Microsoft Edge, Safari, Opera...) thì còn có ứng dụng chuyên cho thu ngân được cài đặt ở máy tính với giao diện thân thiện thu ngân hơn, thao tác nhanh hơn. Và hơn nữa với ứng dụng này khi bị mất internet thì ứng dụng sẽ được dùng Offline (sử dụng không cần internet) giúp hoạt động bán hàng diễn ra bình thường. Đây là bài viết hướng dẫn cài đặt & sử dụng ứng dụng này của Dân Trí Soft.
Ứng dụng bán hàng được cài đặt vào máy tính 
Bước 1. Kích hoạt .NET Framework với Windows 10, còn với Windows 7 thì không cần làm.
- Vào Control pannel >> click Programs >> click Turn Windows features on or off >> check chọn tất cả các mục có chữ .NET Framework rồi nhấn Ok. Hệ điều hành Windows sẽ khởi chạy dịch vụ của .NET Framework và sẽ yêu cầu tải .NET về máy tính để tự động kích hoạt. Tùy thuộc vào cấu hình máy tính và tốc độ của interent mà quá trình sẽ kéo dài từ 3 - 15 phút.
Kích hoạt .NET Framework ở Windows 10

Video hướng dẫn kích hoạt .NET Framework ở Windows10

Chú ý: Nếu trong quá trình này bị báo lỗi .NET Framework thì hãy xem hướng dẫn sau: Sửa lỗi không cài được .NET Framework 3.5 trên Windows 10.

Bước 2: Cài đặt ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân.
2.1: Đăng nhập phần mềm bằng trình duyệt web www.DanTriSoft.vn, nhấn Tải file cài đặt về máy tính và giải nén file.
Tải file cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính
2.2: Cài đặt ứng dụng chuyên bán hàng cho thu ngân/máy tính.
- Vào thư mục giải nén để cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính. Vào thư mục giải nén >> vào folder Tools >> click double file có tên Setup để tiến trình cài đặt bắt đầu.
Cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính
- Khi chọn Cài đặt (setup) phần mềm nếu hiện lên cửa sổ như ảnh dưới, thì nhấn vào More info >> tiếp theo nhấn vào Run anyway để trình cài đặt tự động chạy.
Chọn More info >> tiếp theo chọn Run anyway để phần mềm tự động cài đặt
- Sau khi cài đặt thành công ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân/kế toán thì ngoài màn hình desktop sẽ xuất hiện icon của Dân Trí Soft, chỉ cần click vào icon này để sử dụng phần mềm. Bên dưới là màn hình tính tiền khi đăng nhập vào phần mềm.
Giao diện của ứng dụng bán hàng của thu ngân cài đặt ở máy tính
HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT ỨNG DỤNG THU NGÂN

Bước 3Cách thiết lập máy in bill thanh toán, máy in chế biến ở bếp/bar.
       + Đầu tiên là tải mẫu in bill chuẩn của Dân Trí Soft bằng cách: vào nút Thiết lập >> Thiết kế mẫu in >> nhấn vào nút Tải mẫu in và chờ trong vài giây để mẫu in chuẩn được cập nhật.
Cách tải mẫu in ấn chuẩn mặc định của Dân Trí Soft
       + Cách thiết lập máy in bill (in hóa đơn/in phiếu thanh toán): Click vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái màn hình >> Thiết lập máy in hóa đơn >> Hiện ra cửa sổ để thiết lập máy in hóa đơn cho từng khu vực của quán. Chọn lần lượt từng khu vực và click vào dòng Máy in để phần mềm tự động dò tìm tất cả máy in rồi chọn máy in chuẩn và nhấn Lưu. Tương tự như vậy với các khu vực khác. Nhờ nguyên lý thiết lập này mà Dân Trí Soft có thể thiết lập máy in hóa đơn riêng biệt cho từng khu vực một cách rất đơn giản.
Cách thiết lập máy in hóa đơn/in bill/in thanh toán
       + Cách thiết lập máy in bếp/bar (in chế biên/in pha chế): Click vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái màn hình >> Thiết lập máy in chế biến >> Hiện ra cửa sổ để thiết lập máy in chế biến cho từng phân nhóm hàng hóa, chọn lần lượt từng nhóm hàng hóa và click vào dòng Máy in để phần mềm tự động dò tìm tất cả máy in có ở hệ thống rồi chọn máy in chuẩn và nhấn Lưu. Nhờ cơ chế này mà Dân Trí Soft có thể thiết lập máy in chế biến ở từng khu khác nhau, ví dụ khu đồ uống in ra máy in đồ uống, khu đồ Á in ra máy in chế biến đồ Á, khu đồ Âu in ra máy in chế biến khu đồ Âu, hải sản máy in hải sản, nướng máy in nướng...
Cách thiết lập máy in chế biến cho từng phân nhóm hàng hóa
Các chức năng cần lưu ý:
- Order món (lên món).
- In báo bếp/pha chế (nếu có) - phím tắt: F3
- In hóa đơn (in bill) tạm tính - phím tắt: F4
- Ghép bàn, chuyển bàn.
- Lưu hóa đơn để giải phóng bàn & báo cáo doanh thu - phím tắt F5
- Xem trạng thái bàn.
Các nút chức năng và phím tắt để thao tác nhanh trên máy tính
- In trả món/hủy món: khi món đã được In chế biến, thì khách đổi ý (không dùng nữa hoặc đổi món khác) thì để báo nhà bếp thông tin & quản lý thì thực hiện theo hướng dẫn bên dưới.
** Nếu sử dụng ứng dụng bán hàng thu ngân trên máy tính thì sau khi vào bàn nhấn chức năng Hủy món (click vào nút ba chấm chọn Hủy món) >> sau đó chọn biểu tượng chi tiết (ảnh dưới) >> chọn Danh sách trả món >> nhấn In trả hàng thì máy in chế biến ở bếp/bar sẽ in thông tin trả món này để nhà bếp biết và quản lý.
In trả món trên màn hình bán hàng ở máy tính
- Để tải lại mẫu in bill chuẩn của phần mềm hãy thực hiện: vào Thiết lập >> Thiết kế mẫu in >> Phiếu thanh toán >> nhấn Tải mẫu in (ảnh dưới), thì sau khi tải thành công mẫu in mặc định của DanTriSoft sẽ được cập nhật lại.
Cách tải mẫu in bill chuẩn của phần mềm đã được setup trước đây
** Nếu sử dụng ứng dụng order bằng điện thoại: sau khi nhấn xóa món >> chọn nút Chức năng >> hiển thị ra cửa sổ chức năng & chọn In trả món.
Chức năng In trả món trên giao diện app order bằng điện thoại

Bước 4Cài đặt chế độ bán hàng Offline không phụ thuộc vào internet.
1. Đăng nhập vào ứng dụng bán hàng của thu ngân/kế toán ở máy tính.
2. Vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái >> nhấn Thiết lập đồng bộ dữ liệu. Sẽ có 2 bước cần thực hiện gồm bước 1: Tải và cài đặt SQL Server và bước 2: Tải dữ liệu để đồng bộ giữa server và máy tính và tạo lập được database offline cho máy tính.
Chọn chức năng Thiết lập đồng bộ dữ liệu
3. Nhấn vào link Tải và cài đặt SQL Server sẽ mở ra link để tải SQL Server về máy tính.
Tải SQL Server về máy tính
4. Giải nén file SetupSQL vừa tải về.
Giải nén file vừa tải về máy tính
5. Cài đặt SQL Server bằng cách click chuột phải vào file tương ứng với Windows của máy tính >> chọn Run as administrator và chờ đợi tiến trình cài đặt cho đến khi thành công. Tiến trình cài đặt SQL Server mất từ 5 - 15 phút tùy vào cấu hình máy tính. Chờ cài đặt thành công thì qua số 6.
Cài đặt SQL Server
6. [RẤT QUAN TRỌNG] Sau khi cài đặt thành công SQLServer ta thực hiện bước 2 của phần thiết lập đồng bộ dữ liệu, nhấn vào nút TẢI DỮ LIỆU: hệ thống sẽ tự động tải dữ liệu từ server về máy tính và khởi tạo database offline. Lưu ý việc làm này chỉ làm một lần duy nhất, vì sau đó hệ thống sẽ tự động đồng bộ theo thời gian thực (realtime).
Nhấn Tải dữ liệu: việc này chỉ làm 1 lần duy nhất

Chú ý về lỗi bên dưới (nếu có)

Thông báo lỗi khi đồng bộ dữ liệu
Hiện tượng: làm theo hướng dẫn trên thì hiện thông báo lỗi như ảnh. Nguyên nhân: khi nhấn Tải đồng độ thì sẽ có một kết nối giữa máy tính và server, thông báo có nghĩa server không tìm thấy datatabase lưu trữ tạm trên máy tính. Xem hướng dẫnXử lý lỗi không đồng bộ được dữ liệu, hoặc khi tải đồng bộ báo lỗi.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Giải thích một số nghiệp vụ thường sử dụng
- Nghiệp vụ order món: thêm/sửa/xóa/tăng/giảm món, giảm giá tổng bill hay chiết khấu theo món.
- Nghiệp vụ ghép bàn: ví dụ bàn SV01 và SV05 muốn ghép lại thành 1 bill thanh toán để tính tiền thì dùng tính năng này.
- Nghiệp vụ chuyển bàn: có 2 trường hợp sẽ sử dụng chức năng này.
+ Ví dụ bàn SV07 muốn chuyển sang bàn SV10 thì dùng nghiệp vụ chuyển bàn.
+ Ví dụ bàn SV05 muốn tách ra làm 3 bill để thanh toán (3 người bạn ngồi chung 1 bàn nhưng muốn chia bill ra của ai người đó trả): thì ta sẽ tách bàn SV05 sang 2 bàn khác, gọi là tách bàn ảo, để tạo nên 3 bàn rồi sau đó in bill lần lượt cho 3 bàn để gửi cho 3 khách.
------------------------------------------------------------------
Chia sẻ kiến thức quy trình của quán
TÁC NGHIỆP CỦA PHỤC VỤ - THU NGÂN - PHA CHẾ/BẾP
 
Bước 1Order thức uống/món ăn.
Nhân viên phục vụ order mon khách yêu cầu lên phiếu order (lưu ý: phiếu order này được lưu trữ để xử lý khi có vấn đề như sai sót, hay gian lận; phiếu order thông thường có các thông tin: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi món, tên món, số lượng món). Theo quy trình quản lý khép kín này, thì phiếu order chỉ cần 1 liên.
Ngoài ra, với quán cafe rộng hoặc có nhiều tầng, có thể sử dụng ngay phần mềm quản lý quán cafe có order bằng điện thoại rất tiện dụng, xem video dưới sẽ rõ về lợi ích dùng order bằng điện thoại.

P/s: hiện nay vẫn còn nhiều hàng quán sử dụng "bàn chông tính tiền" như ảnh dưới, vừa chậm chạp, vừa tính toán dễ bị sai, vừa dễ thất thoát tiền bạc.
Bàn chông tính tiền của những quán tính tiền bằng thủ công ghi tay
Chia sẻ từ một người chủ quán về lý do "Tại sao không dùng bàn chông tính tiền mà dùng DanTriSoft?"
Bước 2Nhập phần mềm và in phiếu chế biến.
- Nhân viên phục vụ đem phiếu order đến thu ngân.
- Thu ngân nhận phiếu order, nhập vào máy tính theo đúng yêu cầu. Thu ngân cho in phiếu chế biến.
- Khi thu ngân cho in phiếu chế biến thì máy in bộ phận pha chế/nhà bếp sẽ in món.
Thực hiện quy trình khép kín này từ phục vụ đến thu ngân và đến nhà bếp, giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ, tránh thất thoát, hạn chế nhân viên thiếu trung thực...
Hoặc sử dụng ứng dụng để nhân viên order bằng điện thoại, máy tính bảng từ đó chuyển thông tin (chuyển lệnh) trực tiếp đến máy tính của thu ngân và đến máy in phiếu chế biến ở khu pha chế/nhà bếp, cái này phù hợp với quán cafe diện tích rộng, có nhiều khu, nhiều tầng.
Bước 3Xuất hàng hóa.
- Pha chế/bếp nhân phiếu chế biến và thực hiện theo đúng thông tin phiếu in chế biến.
- Pha chế ra món, sắp xếp món để phục vụ thuận tiện đưa ra đúng số bàn.
Bước 4Giao thức uống/món ăn cho khách.
Nhân viên phục vụ đưa món ra cho khách hàng. lưu ý: nhân viên phục vụ phải kiểm tra xem đã đầy đủ các công cụ/hàng hóa đi kèm với thức uống/món ăn rồi mới bê giao cho khách hàng, ví dụ: ly cafe đá chế phin cần đi kèm ly đá, muỗng cafe, gói đường nhỏ...
Bước 5In bill thanh toán và thu tiền.
- Nhân viên phục vụ nhận yêu cầu thanh toán từ khách và vào thu ngân yêu cầu in phiếu tính tiền.
- Thu ngân in phiếu tính tiền và tiền thối (nếu có).
- Nhân viên phục vụ kiểm tra xem bill và tiền thối đã chính xác chưa trước khi giao cho khách hàng.
- Nhân viên phục vụ thu tiền và trả tiền thối cho khách hàng.
Bước 6Chốt sổ doanh thu bán hàng: theo ca & theo ngày.
- Thu ngân: chốt sổ theo ca để chuyển cho người làm ca tiếp theo.
- Cuối ngày: thu ngân chốt sổ sách tiền quỹ đầu ngày, tiền doanh thu để chốt sổ theo ngày chuyển cho chủ quán hoặc quản lý.
- Làm các báo cáo định kỳ theo tuần/tháng/quý... về bán hàng cho chủ quán hoặc quản lý theo yêu cầu.