Cài phần mềm cho thu ngân/kế toán cho lĩnh vực POS (bán sỉ - bán lẻ)

Dân Trí Soft có ứng dụng bán hàng chuyên dùng cho máy tính Windows, làm thế nào để cài đặt? Khi bị mất internet thì làm thế nào để phần mềm vẫn hoạt động không gây ảnh hưởng đến kinh doanh.

1. Cài đặt ứng dụng bán hàng


Bước 1: Đăng nhập phần mềm bằng trình duyệt web www.DanTriSoft.vn, nhấn Tải file cài đặt về máy tính và giải nén file để chuẩn bị cài đặt ứng dụng bán hàng cho thu ngân/kế toán.
Tải file cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính

Bước 2: Cài đặt ứng dụng chuyên bán hàng cho thu ngân/máy tính.

- Vào thư mục giải nén để cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính. Vào thư mục giải nén >> vào forder Tools >> click double file có tên Setup để tiến trình cài đặt bắt đầu.
Cài đặt ứng dụng bán hàng trên máy tính

- Khi chọn Cài đặt (setup) phần mềm nếu hiện lên cửa sổ như ảnh dưới, thì nhấn vào More info >> tiếp theo nhấn vào Run anyway để trình cài đặt tự động chạy.
Chọn More info >> tiếp theo chọn Run anyway để phần mềm tự động cài đặt

- Sau khi cài đặt thành công ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân/kế toán thì ngoài màn hình desktop sẽ xuất hiện icon của Dân Trí Soft, chỉ cần click vào icon này để sử dụng phần mềm.

- Đến đây ta đã cài xong ứng dụng bán hàng cho thu ngân/kế toán dùng trên máy tính.
Thông thường các máy tính được cài hệ điều hành Windows chuẩn thì .NET Framework đã được kích hoạt sẵn nên không cần làm bước này, chỉ trường hợp khi cài đặt phần mềm thu ngân DanTriSoft bị báo lỗi với câu thông báo có liên quan đến .NET Framework thì mới cần làm thao tác kích hoạt .NET Framework rồi sau đó mới cài đặt lại phần mềm thu ngân DanTriSoft.
Kích hoạt .NET Framework


- Vào Control pannel >> click Programs >> click Turn Windows features on or off >> check chọn tất cả các mục có chữ .NET Framework rồi nhấn Ok (nếu đã được check đen rồi thì chứng tỏ máy tính đã được kích hoạt sẵn .NET Frameword nên không cần làm gì nữa mà qua bước 2). Hệ điều hành Windows sẽ khởi chạy dịch vụ của .NET Framework và sẽ yêu cầu tải .NET về máy tính để tự động kích hoạt. Tùy thuộc vào cấu hình máy tính và tốc độ của interent mà quá trình sẽ kéo dài từ 1 - 5 phút.
Kích hoạt .NET Framework ở Windows 10

Video cách kích hoạt .NET Framework ở Windows10
Chú ý: Nếu trong quá trình này bị báo lỗi .NET Framework thì hãy xem hướng dẫn sau: Sửa lỗi không cài được .NET Framework 3.5 trên Windows 10.
Video hướng dẫn cài đặt chi tiết

2. Cài Offline (bắt buộc với bản quyền)

Chế độ bán hàng offline được sử dụng trong trường hợp máy tính bị mất internet, server lỗi, sau khi có internet phần mềm sẽ thông báo để đồng bộ dữ liệu với server. Khi dùng chế độ offline tức là phần mềm sẽ chuyển về thuần offline (giống như phần mềm offline thông thường), tức chỉ dùng được thuần trên máy tính mà không order bằng điện thoại không in chế biến báo bar/bếp được, không xem báo cáo kinh doanh online bằng điện thoại được, chỉ khi nào dữ liệu được đồng bộ lên online và dùng online thì các tính năng trên mới hoạt động được.
1. Đăng nhập vào ứng dụng bán hàng của thu ngân/kế toán ở máy tính.

2. Vào nút Thiết lập ở góc trên bên trái >> nhấn Thiết lập đồng bộ dữ liệu, tiếp theo nhấn vào Tải và cài đặt SQL Server.
Chọn chức năng Thiết lập đồng bộ dữ liệu
3. Nhấn vào link Tải và cài đặt SQL Server sẽ mở ra link để tải SQL Server về máy tính.
Tải SQL Server về máy tính
4. Giải nén file SetupSQL vừa tải về.
Giải nén file vừa tải về máy tính
5. Cài đặt SQL Server bằng cách click chuột phải vào file tương ứng với Windows của máy tính >> chọn Run as administrator và chờ đợi tiến trình cài đặt cho đến khi thành công. Tiến trình cài đặt SQL Server mất từ 5 - 15 phút tùy vào cấu hình máy tính. Chờ cài đặt thành công thì qua số 6.
Cài đặt SQL Server
6. [RẤT QUAN TRỌNG] Sau khi cài đặt thành công SQLServer ta thực hiện bước 2 của phần thiết lập đồng bộ dữ liệu, nhấn vào nút TẢI DỮ LIỆU: hệ thống sẽ tự động tải dữ liệu từ server về máy tính và khởi tạo database offline. Lưu ý việc làm này chỉ làm một lần duy nhất, vì sau đó hệ thống sẽ tự động đồng bộ theo thời gian thực (realtime).
Chú ý với lần đầu Thiết lập đồng bộ dữ liệu: Sau khi nhấn Tải đồng bộ dữ liệu về máy tính, ta cần phải đăng nhập vào phần mềm thu ngân bằng chế độ offline trong tối thiểu 5 phút (lưu ý tối thiểu 5 phút để hệ thống ổn định), sau đó tắt phần mềm và đăng nhập lại chế độ offline thì mới dùng được.
Nhấn Tải dữ liệu: việc này chỉ làm 1 lần duy nhất
Chú ý:

- Khi phần mềm chuyển sang trạng thái hoạt động Offline thì chỉ có máy tính mới dùng được, còn các ứng dụng hoạt động online như app xem báo cáo bằng điện thoại sẽ không load được dữ liệu đúng.

 - Sau khi đồng bộ dữ liệu thành công thì doanh thu sẽ được cập nhật lên hệ thống và ứng dụng xem báo cáo online mới load được dữ liệu đúng.

 - Khi sử dụng hoạt động offline thì báo cáo kết ca có thể sẽ không đúng, do đó nên xem báo cáo doanh thu theo ngày bằng website để tổng kết doanh thu.

3. Bán hàng bằng ứng dụng thu ngân


Bước 1: Mở ứng dụng bán hàng chuyên cho thu ngân và đăng nhập.
Màn hình đăng nhập ứng dụng bán hàng trên máy tính

- Tải mẫu in bill chuẩn: chỉ làm 1 lần duy nhất sau khi cài phần mềm cho thu ngân (hoặc thao tác lại để cập nhật mẫu in chuẩn): vào nút Thiết lập >> chọn Thiết lập mẫu in >> nhấn Tải mẫu in và giờ trong giây lát để phần mềm tải mẫu in chuẩn về máy tính.
Tải mẫu in hóa đơn chuẩn về phần mềm thu ngân/kế toán

Bước 2: Thực hiện việc bán hàng rất đơn giản với giao diện trực quan.

- Bán hàng bằng cách gõ tìm kiếm: nhập thông tin hàng hóa bằng cách gõ tên hàng hóa hoặc mã hàng (có dấu hoặc không dấu đều được), phần mềm sẽ tự động tìm kiếm tên hàng hóa gần trùng nhất, sau đó dùng bàn phím lên và xuống để di chuyển đến món hàng cần lên đơn hàng và nhấn enter để phần mềm load thông tin xuống dưới lưới (lưu ý chỉ dùng bàn phím để di chuyển mà không dùng chuột nhé). Để sửa số lượng thì xuống dưới lưới thông tin hàng hóa nhấn vào cột số lượng để chỉnh sửa.

- Nếu sử dụng máy quét mã vạch để bán hàng: chỉ cần đưa máy quét mã vạch để quét thông tin hàng hóa thì phần mềm sẽ tự động tải thông tin tên hàng và giá bán với mặc định số lượng là 1. Để chỉnh sửa số lượng thì click vào ô của cột số lượng để chỉnh lại hoặc để nhập nhanh ta có thể gõ vào dòng hàng hóa số lượng trước sau đó mới quét mã vạch - ví dụ khách mua 8 sản phẩm thì ta sẽ nhập vào số 8, sau đó mới quét mã vạch sản phẩm, phần mềm sẽ tự động load xuống lưới bán háng là 8 sản phẩm của món hàng đó (đây là cách làm phổ biến nhất của phần mềm các siêu thị lớn dùng).
Giao diện bán hàng chuyên cho máy tính

- Tại màn hình bán hàng này cũng dễ dàng với các chức năng như thêm/sửa/xóa hàng hóa, thêm thông tin Thẻ VIP, thực hiện chương trình khuyến mãi, thêm thông tin khách hàng, in hóa đơn thanh toán, thực hiện nghiệp vụ vào ca và kết ca...

- Các hình thức thanh toán hóa đơn, in bill thanh toán và lưu hoàn tất đơn hàng: Dân Trí Soft có 3 hình thức cho khách hàng của bạn. Hình thức thanh toán được khai báo trong quá trình lưu hóa đơn.

    + Hình thức 1 (mặc định) thanh toán bằng tiền mặt: Khách hàng trả bằng tiền mặt đúng số tiền, nhân viên chỉ cần nhấn lưu là xong.

    + Hình thức 2 thanh toán bằng ngân hàng: ví dụ bằng máy cà thẻ ngân hàng (máy pos), chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử...: cho xóa đi dòng tiền mặt rồi sau đó chọn ngân quỹ ngân hàng mà khách hàng chuyển vào, điền số tiền khách hàng chuyển vào trường ngân hàng, nhấn Lưu.

    + Hình thức 3 khách hàng mua nợ và phát sinh nghiệp vụ ghi nhận công nợ cho khách hàng: nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán. Kinh nghiệm quản lý công nợ: nếu công nợ ít khi phát sinh và giá trị nhỏ để thuận tiện ta có thể in hóa đơn và quản lý thủ công bên ngoài phần mềm. Còn nếu công nợ phát sinh thường xuyên, có giá trị lớn thì cần xem hướng dẫn này thật kỹ để quản lý chặt chẽ Hướng dẫn sử dụng chức năng bán hàng công nợ cho khách, thu nợ, quản lý tổng hợp và chi tiết công nợ phải thu khách hàng.

4. Xem báo cáo bán hàng mỗi ngày


Cách 1: Xem báo cáo bán hàng bằng trình duyệt web.

Đăng nhập vào website www.DanTriSoft.vn, vào menu Doanh thu >> Doanh thu nhóm theo ngày >> Chọn thời gian từ ngày .... đến ngày .... rồi nhấn Tìm kiếm để xem doanh thu được nhóm theo ngày. Có thể xem thêm nhiều báo cáo khác từ chức năng này hãy cùng khám phá nhé.
Xem báo cáo doanh thu nhóm theo ngày bằng trình duyệt web

Cách 2: Xem báo cáo bán hàng bằng ứng dụng xem báo cáo kinh doanh bằng điện thoại.

Cách 3: Xem báo cáo bán hàng dựa trên chức năng kết ca và bàn giao ca bán hàng.
Để được hỗ trợ chu đáo hãy tham dự cộng đồng DanTriSoft tại group https://zalo.me/g/mdxggl741